Creare cicli di regolamento manuali
- Creare le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa da regolare.
- Per regolare i pagamenti dei rimborsi cliente, attivareOttimizzazione rimborsi clientenel reportGestione abilitazioni funzionalità.
- Impostare un profilo interaziendale nel sistema per il regolamento delle voci interaziendali.
- Criteri di sicurezza: dominioProcess: Settlementnell'area funzionale Banking and Settlement o in uno o più dei seguenti domini:
- Dominio Process: Ad Hoc Payment Settlementnell'area funzionale Banking and Settlement.
- Dominio Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlementnell'area funzionale Banking and Settlement.
- Dominio Process: Customer Invoice Payment/Settlementnell'area funzionale Customer Accounts.
- Dominio Process: Customer Refund Settlementnell'area funzionale Customer Accounts.
- Dominio Process: Expense Report Payment/Settlementnell'area funzionale Expenses.
- Dominio Process: Intercompany Payment/Settlementnell'area funzionale Financial Accounting.
- Dominio Process: Miscellaneous Payment Request Settlementnell'area funzionale Miscellaneous Payments.
- Dominio Process: Payroll Settlementnell'area funzionale Core Payroll.
- Dominio Process: Payroll Third-Party Payments Settlementnell'area funzionale Core Payroll.
- Dominio Process: Pending Student Refund/Settlementnell'area funzionale Student Financials.
- Dominio Process: Procurement Card Payment/Settlementnell'area funzionale Procurement.
- Dominio Process: Student Payment/Settlementnell'area funzionale Student Financials.
- Dominio Process: Student Sponsor Refund/Settlementnell'area funzionale Student Financials.
- DominioProcess: Supplier Invoice Payment/Settlementnell'area funzionale Supplier Accounts.
È possibile creare, modificare, visualizzare in anteprima ed elaborare cicli di regolamento per regolare le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa. Il sistema interagisce con le banche per inviare pagamenti in uscita e ricevere pagamenti in entrata.
- Accedere all'attivitàCreazione ciclo di regolamento.In alternativa, è possibile regolare un pagamento una tantum dal menu delle azioni correlate di una partita aperta non pagata o di un pagamento in attesa. Il sistema crea una bozza di regolamento con il pagamento una tantum.
- L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione costanteQuesto valore può essere diverso dalla valuta del conto bancario, ma i conti bancari nella regola di routing bancario devono accettarlo.Per selezionare più valute o tutte le valute, è necessario abilitare i cicli di regolamento multivaluta nell'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziari. È possibile selezionare più valute durante la ricerca di articoli o pagamenti da aggiungere al ciclo di regolamento. Il sistema regola i pagamenti utilizzando la valuta di ogni transazione.Visualizza valutaPer i cicli di regolamento in valuta singola, la valuta visualizzata è la valuta del ciclo di regolamento.Il sistema visualizza il totale dei pagamenti in entrata o in uscita del ciclo di regolamento in questa valuta a scopo informativo, mentre i pagamenti vengono regolati utilizzando la valuta della transazione. È possibile modificare la valuta aziendale predefinita con un'altra valuta associata al conto bancario aziendale.Selezione automatica filtriWorkday include tutte le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa che soddisfano i criteri del filtro di regolamento per:- Organizzazione
- Valuta
- Data esecuzione
È possibile aggiungere o rimuovere selezioni dal ciclo di regolamento in base alle esigenze prima di elaborarlo. Per il Regno Unito, la data del ciclo di regolamento è la data di elaborazione BACS.Includi pagamenti per conto di altre aziendeSelezionare questa opzione per regolare le richieste di pagamento di altre aziende per le seguenti categorie di pagamenti ed effettuare pagamenti per conto di altre aziende:- Pagamenti anticipati di cassa
- Transazioni con carta di credito per spese professionali
- Note spese
- Richieste di pagamento varie
- Fatture fornitore
Le aziende disponibili si basano sul profilo interaziendale. Questa opzione non è disponibile se si regolano i pagamenti per una gerarchia di aziende.Se in un filtro personalizzato sono state specificate altre aziende per conto terzi, selezionare anche questa casella di controllo.Escludi pagamenti negativiSelezionare questa opzione per escludere i pagamenti negativi, come le rettifiche di credito non imputate, dall'elaborazione nel ciclo di regolamento.Il sistema raggruppa tutti i pagamenti negativi per azienda, categoria di pagamento e valuta in un'unica riga e contrassegnati come esclusi nell'attivitàVisualizzazione ciclo di regolamento.Data pagamento fornitore dinamicoSelezionare la data di pagamento fornitore che si desidera utilizzare per il ciclo di regolamento.- Quando la data di sconto fattura fornitore è passata, il sistema utilizza la data di scadenza della fattura fornitore come data di pagamento.
- Quando la data di scadenza della fattura fornitore è passata, il sistema utilizza la data del ciclo di regolamento come data di pagamento.
Un ciclo di regolamento può avere pagamenti fornitore con date di pagamento diverse. La banca esegue i pagamenti fornitore in base alla data di pagamento, non alla data di invio del file di pagamento.Il sistema raggruppa anche le rettifiche del credito fornitore in base al valore della data di pagamento selezionato. È possibile selezionare la casella di controlloApplica rettifiche credito fornitore al primo pagamento dovutonell'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziariper applicare automaticamente le rettifiche credito alle fatture fornitore ai pagamenti delle fatture durante il regolamento. Il sistema compensa le note di credito in attesa con le fatture fornitore, indipendentemente dalle loro scadenze.Il sistema crea immediatamente una bozza di ciclo di regolamento con un ID generato automaticamente in base alla configurazione del tenant. - Fare clic suAggiungiper cercare e selezionare le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa da includere nel ciclo di regolamento.
- Visualizzare in anteprima i pagamenti inclusi nel ciclo di regolamento.Le visualizzazioniRiepilogoe altre visualizzazioni mostrano i pagamenti da generare. Il sistema combina i pagamenti per documenti come le note spese e le fatture fornitore, se applicabili.Se necessario, modificare i dettagli del pagamento:
- Fare clic suModificaper modificare i dettagli dell'articolo, come il conto bancario, le date di pagamento del fornitore, il tipo di pagamento o per aggiungere una nota. È possibile rimuovere le partite aperte dal pagamento.
- Fare clic suGestisci pagamentiper modificare i dettagli del pagamento o rimuovere i pagamenti dal ciclo di regolamento. Non è possibile rimuovere i pagamenti della gestione paghe dai gruppi paga.
- Fare clic suGestisci eccezioniper modificare i pagamenti con eccezioni, ad esempio un conto bancario che non supporta un determinato tipo di pagamento. È anche possibile rimuovere i pagamenti con le eccezioni.
- Per visualizzare gli elementi selezionati, fare clic suVisualizza elementi.Se i pagamenti delle note spese includono note spese pari a zero dollari, è possibile fare clic suGestisci rimborso zeroper rimuoverle dal ciclo di regolamento.
- Per regolare i pagamenti per le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa inclusi nell'esecuzione, fare clic suElabora.
Il sistema avvia il processo aziendale
Evento ciclo di regolamento
e regola le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa. Se è stata configurata l'integrazione delle rimesse, il sistema elabora il file durante l'esecuzione del regolamento.
Una volta che il motore di regolamento ha completato i pagamenti, genera le voci contabili associate a ciascun pagamento e le invia alla contabilità finanziaria di Workday. Se i periodi CoGe per la data del ciclo di regolamento sono chiusi o hanno lo stato
Chiusura in corso
, i pagamenti vengono registrati nel primo periodo CoGe aperto disponibile. Se un periodo CoGe aperto non è disponibile, lo stato della registrazione dei pagamenti cambia in Errore
.Dopo aver avviato il ciclo di regolamento, è possibile:
- Approvare l'evento ciclo di regolamento.
- Per i pagamenti elettronici:
- Approvare lo sblocco del pagamento.
- Completare e approvare eventuali step aggiuntivi del processo aziendaleEvento di sblocco pagamento.
- Caricare le conferme di pagamento per i pagamenti con statoIn attesa di conferma.
- Verificare di aver consegnato correttamente i file di integrazione dei pagamenti.
- Per i pagamenti tramite assegno:
- Completare le attività di stampa degli assegni inMie attivitàper avviare la stampa degli assegni quando è pronta.
- Completare e approvare eventuali step aggiuntivi del processo aziendaleAttività di stampa assegniedEvento di stampa pagamenti.
Per modificare una bozza di ciclo di regolamento, utilizzare il report
Ricerca cicli di regolamento
. Se necessario, modificare il Nome ciclo di regolamento
o la Data pagamento
. La data di pagamento è la data del regolamento visualizzata negli assegni e negli avvisi per i pagamenti inclusi nell'esecuzione. Per i pagamenti elettronici, la data di pagamento è la data in cui si elabora il ciclo di regolamento.