Concetto: Funzionalità multivaluta

Nel sistema sono disponibili funzionalità multivaluta in grado di soddisfare le esigenze legate alla gestione del denaro. Queste funzionalità consentono di registrare ed elaborare le transazioni aziendali che avvengono in una valuta diversa da quella di base dell'azienda che effettua la registrazione.

Esempio: un'azienda con USD come valuta base può registrare una vendita a un cliente francese con una fattura denominata in EUR.

Il sistema tiene conto anche dell'impatto che più valute hanno su tutti i calcoli di utili o perdite e sulla contabilità appropriati per le transazioni e le partite aperte.

Valuta dell'azienda

: la valuta di un'azienda, nota anche come valuta mastro, è la valuta di base utilizzata da ogni azienda all'interno del tenant Workday per generare ed eseguire la propria contabilità. Esempio: è possibile che siano presenti aziende negli Stati Uniti, in Germania e in Canada, ciascuna con la propria valuta rispettivamente di USD, EUR e CAD. Poiché è possibile immettere transazioni finanziarie in più valute diverse, la valuta aziendale è essenziale per la contabilità perché il sistema converte tutte le valute delle transazioni in un'unica valuta aziendale o mastro comune. Consultare Concetto: Valuta aziendale.

Valuta transazione

: la valuta di una transazione inoltrata è la valuta della transazione. Questa valuta persiste per tutto il ciclo di vita della transazione. Sebbene il sistema utilizzi la valuta aziendale per generare le registrazioni contabili, è possibile assegnare valute estere alle transazioni. Potrebbe essere la valuta del cliente, del fornitore o di un'altra valuta. Nella maggior parte dei casi, la valuta di una fattura e il relativo pagamento corrispondono. In caso contrario, il sistema, nell'ambito del regolamento, contabilizzerà automaticamente l'utile e la perdita realizzati in base alla differenza di cambio.

Quando si approva una transazione automatica, il sistema genera voci contabili nella valuta dell'azienda o del mastro. Se la valuta della transazione e quella aziendale sono diverse, il sistema converte automaticamente la valuta estera della transazione nella valuta aziendale. È pertanto necessario gestire i tassi di cambio tra la valuta aziendale e le altre valute in cui si effettua la transazione. Consultare Concetto: Valuta di transazione.

Valuta conto bancario

: anche i conti bancari hanno una propria valuta in cui archiviare i fondi. I fondi nel conto bancario vengono memorizzati e i fondi trasferiti nel conto bancario vengono convertiti utilizzando la valuta del conto. È anche possibile specificare le valute accettate da un conto bancario. Se necessario, il sistema e le banche convertono le valute per i fondi depositati e trasferiti sul conto.

Esempio: un'azienda statunitense ha un conto bancario locale in USD e un conto bancario con sede in Irlanda in EUR. Si esegue un bonifico bancario di 100.000 USD dal conto statunitense al conto irlandese, che accetta USD. La banca fornisce un tasso di cambio di 85.000 EUR pari a 100.000 USD. Il sistema trasferisce 100.000 USD dal conto bancario statunitense e deposita 85.000 EUR sul conto bancario irlandese.

Valuta articolo

: gli articoli di vendita, gli articoli di acquisto e le voci di spesa configurati possono avere una propria valuta che definisce il valore dell'articolo. Se le valute dell'articolo e della transazione sono diverse, il sistema converte automaticamente la valuta dell'articolo nella valuta della transazione. Ciò si verifica con richieste, ordini di acquisto, fatture, rettifiche delle fatture e note spese.

Valuta cliente e fornitore

: per ogni cliente e fornitore definito in Workday, è possibile assegnare:

Una valuta predefinita che è la valuta preferita per le transazioni.
Valute accettate che sono valute accettate.

Ogni volta che si crea una transazione (ad esempio una fattura) in una valuta transazione diversa dalla valuta mastro, è possibile sostituire la valuta predefinita con qualsiasi valuta accettata in base alla configurazione del tasso di cambio. La valuta selezionata diventa la valuta della transazione. È possibile utilizzare numerose attività all'interno del sistema per creare queste transazioni.

Questo diagramma visualizza il flusso delle valute attraverso Workday Financial Management, man mano che vengono convertite dal sistema.

La valuta confluisce nelle transazioni automatiche da varie fonti, a seconda della transazione. Poiché clienti e fornitori hanno una propria valuta, il sistema inserisce automaticamente la valuta nelle transazioni cliente e fornitore. Per le note spese, viene utilizzata la valuta aziendale del dipendente o la valuta scelta dal dipendente stesso per il pagamento (se tali valute sono diverse). Quando vengono utilizzati nelle transazioni, gli articoli vengono convertiti nella valuta transazione. Altre transazioni utilizzano la valuta aziendale come predefinita.

I passaggi principali per convertire le valute delle transazioni in valute dei report sono:

Le transazioni vengono create in valute di transazione diverse.
Quando il sistema genera registrazioni automatiche dalle transazioni, le registrazioni vengono create sia nella valuta della transazione che nella valuta mastro.
Alla fine del mese si esegue la rivalutazione per ricalcolare gli importi in valuta estera nella valuta mastro, in modo da ottenere importi in valuta mastro più accurati. È quindi possibile utilizzare una voce di rettifica per registrare i guadagni e le perdite causati dalle fluttuazioni dei tassi di cambio dalla data della transazione. Consultare Considerazioni sulla configurazione: Rivalutazione.
Quando si eseguono report, è possibile eseguire report in un'altra valuta nota come valuta report o convertita. Il sistema utilizza le regole di conversione definite dall'utente per determinare i tassi di conversione, quindi li utilizza in tempo reale per convertire la valuta mastro in una valuta report. Consultare Concetto: Conversione di valuta.