Considerazioni sulla configurazione: Monitoraggio dei progetti
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo del monitoraggio dei progetti. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La funzione di monitoraggio dei progetti consente di accedere a un insieme limitato di funzionalità di Projects e di creare progetti specifici per rilevare le presenze e assenze e le spese.
Si consiglia di utilizzare il monitoraggio dei progetti se non è necessario:
- Creare progetti fatturabili.
- Creare progetti d'investimento.
- Utilizzare la gestione delle risorse in modalità avanzata.
Vantaggi per l'azienda
Il monitoraggio dei progetti consente di registrare, gestire e creare report sulle spese e sulle ore di lavoro dedicate ai vari progetti.
Casi d'uso
È possibile utilizzare il monitoraggio dei progetti per:
- Creare e gestire progetti.
- Monitorare il lavoro con i piani di progetto.
- Assegnare collaboratori ai progetti con piani delle risorse.
- Monitorare e creare report sulle ore di lavoro dedicate ai vari progetti (solo con Rilevazione presenze e assenze).
- Monitorare e creare report sulle spese per i progetti (solo con Spese).
Domande e considerazioni
Argomenti | Domande | Considerazioni |
|---|---|---|
ID progetto | Si desidera utilizzare un formato personalizzato per gli ID progetto? | È possibile impostare un formato personalizzato per gli ID progetto nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . |
Creazione del progetto | Come verranno definiti i valori dei campi comuni per i progetti? | Per mantenere la coerenza e ridurre l'inserimento dei dati, è possibile utilizzare le seguenti attività per definire i valori dei campi dei progetti:
Gli utenti potranno selezionare tali valori quando creano o aggiornano un progetto. |
Creazione del progetto | Come si desidera che gli utenti creino nuovi progetti? | È possibile semplificare notevolmente il processo di creazione di un nuovo progetto consentendo agli utenti di copiare i progetti esistenti. Per abilitare questa funzionalità, configurare l'azione di avvio Copia progetto nei criteri di sicurezza relativi al processo aziendale Creazione progetto . |
Piani delle risorse | Come si desidera creare i piani delle risorse? | Quando si crea un piano delle risorse per una gerarchia di progetti, tutti i progetti che condividono la stessa gerarchia ereditano lo stesso piano delle risorse. Utilizzare questo metodo per far risparmiare tempo agli utenti se i progetti all'interno di una gerarchia utilizzano sempre lo stesso piano risorse. Quando si crea un piano delle risorse per un singolo progetto, il piano sarà utilizzato soltanto da quel progetto. Utilizzare questo metodo se i piani delle risorse differiscono tra i progetti. |
Piani delle risorse | In che modo si desidera definire le categorie per i ruoli nel progetto? | Se si specificano valori per le categorie di ruoli nel progetto, i project manager possono organizzare i ruoli nelle righe del piano delle risorse. |
Piani delle risorse | Si desidera richiedere l'approvazione manuale per le righe nuove o modificate dei piani delle risorse? | I project manager e i responsabili risorse umane possono approvare manualmente le modifiche alle righe dei piani delle risorse. Per abilitare il processo di approvazione, configurare il processo aziendale Riga piano risorse per progetto . |
Piani delle risorse | In che modo si desidera acquisire i dati dei piani delle risorse specifici della propria organizzazione? | È possibile configurare oggetti personalizzati per espandere il sistema in modo che soddisfi requisiti specifici in termini di piani delle risorse. |
Risorse del progetto | Come si desidera gestire le approvazioni per i nuovi collaboratori del progetto? | I project manager e i responsabili risorse umane possono approvare manualmente i collaboratori in caso di nuove assegnazioni. Per abilitare il processo di approvazione, configurare il processo aziendale Richiesta collaboratore . |
Risorse del progetto | Saranno utilizzati pool di risorse dinamici per gestire i gruppi di collaboratori e semplificare la dotazione di personale del progetto? | I pool di risorse dinamici consentono ai manager di associare gruppi di collaboratori a progetti in base a qualifiche predefinite. Possono:
I collaboratori di progetto nei pool di risorse dinamici possono immettere le ore e le spese relative alle loro assegnazioni di progetto. |
Immissione ore Solo per Rilevazione presenze e assenze. | Si desidera consentire ai collaboratori di registrare le ore dedicate a qualsiasi progetto o solo ai progetti loro assegnati? | È possibile consentire ai collaboratori di progetto di registrare le ore per qualsiasi progetto senza che abbiano un'assegnazione in un piano delle risorse. Per abilitare questa funzionalità, utilizzare il modello di immissione ore. In caso contrario, è necessario assegnare i collaboratori del progetto a un piano risorse prima che possano registrare le ore per il progetto. |
Immissione ore Solo per Rilevazione presenze e assenze. | Quale intervallo di tempo si desidera che i collaboratori utilizzino quando registrano le ore dedicate a un progetto? | I collaboratori inclusi in un piano delle risorse possono registrare le ore relative a un progetto o a un'attività di progetto. Il sistema popola automaticamente l'intervallo di date con le date di inizio e di fine del progetto. È possibile configurare un intervallo di date più ristretto per la registrazione delle ore dei collaboratori con l'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari utilizzando le date specificate nei seguenti elementi:
È possibile utilizzare più origini per restringere ulteriormente l'intervallo di date. I collaboratori possono registrare le ore solo nei momenti in cui gli intervalli di date selezionati si sovrappongono. |
Spese Solo per Spese. | Si desidera fare in modo che i collaboratori di progetto possano selezionare nelle note spese solo i progetti loro assegnati? | È possibile limitare i worktag del progetto che i collaboratori possono selezionare quando creano o modificano una nota spese. Per fare in modo che i collaboratori possano selezionare solo i worktag relativi alle loro assegnazioni di progetto, configurare la sezione Spese dell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . |
Suggerimenti
È consigliabile:
- Configurare il processo aziendaleCreazione progettoper consentire agli utenti di copiare i progetti e ridurre così il tempo dedicato all'inserimento dei dati.
- Creare i piani delle risorse a livello di gerarchia di progetti quando i progetti all'interno della stessa gerarchia utilizzano lo stesso piano delle risorse. Questa configurazione:
- Riduce il tempo dedicato all'inserimento dei dati.
- Garantisce la coerenza.
- Aiuta ad evitare gli errori.
- Configurare pool di risorse dinamici per semplificare la dotazione di personale del progetto.
Requisiti
- Abilitare l'area funzionale Project Tracking.
- Creare gerarchie di progetti.
Limitazioni
Per il monitoraggio dei progetti è disponibile un sottoinsieme limitato di funzionalità di Projects. Non è possibile:
- Creare progetti fatturabili.
- Creare progetti d'investimento.
- Utilizzare il report Ricerca collaboratore per assegnare personale ai progetti.
- Assegnare collaboratori alle attività di progetto.
- Creare previsioni delle risorse.
- Creare tariffe dei costi di manodopera o determinare i costi di manodopera per il progetto.
- Creare budget di progetto.
- Fatturare ai clienti.
Configurazione del tenant
Accedere alle sezioni
Progetti
e Spese
dell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
per visualizzare le opzioni di configurazione del tenant specifiche del progetto.A seconda di come viene configurato il monitoraggio dei progetti nel sistema, è possibile:
- Creare un formato personalizzato per gli ID progetto.
- Limitare l'intervallo di date entro il quale i collaboratori del progetto possono registrare le ore di lavoro impiegate.
- Limitare l'accesso dei collaboratori ai worktag del progetto per i piani delle risorse a loro assegnati. Questa limitazione garantisce che i collaboratori selezionino i progetti corretti per le loro note spese.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Business Process Administration nell'area funzionale System | Gli utenti associati a questo dominio possono modificare i seguenti processi aziendali:
|
Manage: Business Process Definitions nell'area funzionale System | Gli utenti associati a questo dominio possono gestire i seguenti processi aziendali:
|
Set Up: Project Tracking nell'area funzionale Project Tracking | Dominio superiore per i domini Set Up nell'area funzionale Project Tracking.Gli utenti associati a questo dominio possono configurare i progetti. |
Set Up: Period Schedule nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono configurare e gestire i piani periodi gestione paghe per i progetti. |
Set Up: Project Details nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono gestire la configurazione dei dettagli del progetto, comprese le fasi e le attività. |
Set Up: Risk and Priorities nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono configurare i rischi e le priorità del progetto. |
Set Up: Dynamic Resource Pool nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono utilizzare attività e report per creare, modificare, eliminare e visualizzare i pool di risorse dinamici. |
Manage: Project Tracking nell'area funzionale Project Tracking | Dominio superiore per i domini Manage nell'area funzionale Project Tracking. Gli utenti associati a questo dominio possono gestire i progetti. |
Manage: Project Details nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono gestire e visualizzare i progetti esistenti. È possibile controllare l'accesso ai piani di progetto e ai piani delle risorse attraverso i rispettivi domini. |
Manage: Project Plan nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono gestire e visualizzare le informazioni sui piani di progetto, inclusa l'assegnazione di risorse alle attività dei piani. |
Manage: Project Custom Task Name nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono modificare e visualizzare le informazioni sui nomi personalizzati delle attività. |
Manage: Project Resources nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono gestire e visualizzare i piani delle risorse del progetto. |
View: Project nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono visualizzare i progetti. |
Worker Data: Project Tracking nell'area funzionale Project Tracking | Gli utenti associati a questo dominio possono accedere alle informazioni relative al monitoraggio di progetti di un collaboratore. Queste informazioni includono i ruoli del collaboratore e le informazioni sul progetto nel suo profilo. |
Per garantire un accesso corretto, rivedere i seguenti ruoli e attività dei membri del team:
Ruoli di sicurezza del dominio | Responsabilità |
|---|---|
Amministratore del monitoraggio progetti |
|
Amministratore della rilevazione presenze e assenze | Imposta l'immissione delle ore di progetto in Workday Time Tracking. |
Project manager |
|
Collaboratore di progetto | Immette le ore lavorate in Rilevazione presenze e assenze selezionando un progetto o un'attività del piano di progetto. |
Specialista di immissione dati spese | Assegna le spese a un progetto utilizzando i worktag per il progetto, la fase del progetto e l'attività del progetto. |
Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Riga piano risorse per progetto nell'area funzionale Project Tracking. | Consente ai project manager di:
Dispone di un criterio di sicurezza che consente di rendere disponibili le approvazioni a vari gruppi di sicurezza. È anche possibile abilitare l'avanzamento manuale allo step successivo da parte di un amministratore dei processi aziendali. |
Richiesta collaboratore nell'area funzionale Projects. | Consente le modifiche alle assegnazioni dei collaboratori. Questo processo aziendale è un sottoprocesso obbligatorio del processo aziendale Riga piano risorse per progetto . |
Creazione progetto nell'area funzionale Project Tracking. | Consente agli amministratori del monitoraggio progetti di:
Consente ai project manager di:
|
Modifica progetto nell'area funzionale Project Tracking. | Consente ai project manager di:
|
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca progetti
| Utilizzare questo report per cercare progetti esistenti. |
Miei progetti
| Utilizzare questa worklet per visualizzare i progetti utilizzati più di frequente. |
Visualizzazione progetto
| Utilizzare questo report composto come punto di accesso centralizzato per la visualizzazione e la modifica delle informazioni sui progetti esistenti. |
Visualizzazione timeline piano di progetto
| Utilizzare questo report per visualizzare la pianificazione delle fasi e delle attività del progetto in base a:
|
Per creare report personalizzati, è possibile utilizzare le origini dati report seguenti:
- Gerarchie progetti di primo livello nell'oggetto business Gerarchia progetti.
- Project Hierarchies nell'oggetto business Gerarchia progetti.
- Project Roles nell'oggetto business Ruolo in progetto.
- Project Plan Phases nell'oggetto business Fase piano di progetto.
- Project Plan Tasks nell'oggetto business Attività piano di progetto.
Integrazioni
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Projects
| Recupera i progetti con tutti i dettagli associati. È possibile recuperare:
|
Get Projects without Dependencies
| Recupera i progetti senza piano delle risorse, oppure senza i campi Gruppi progetti e Relazioni di dipendenza .È possibile recuperare:
Utilizzare solo per le migrazioni dei dati. |
Submit Project
| Crea l'evento di un progetto e lo inoltra per l'approvazione mediante il processo aziendale Creazione progetto . Dopo l'approvazione, il sistema procederà a creare il nuovo progetto. |
Get Project Phases
| Recupera le fasi del progetto. |
Put Project Phase
| Aggiunge e aggiorna le fasi del progetto. |
Get Project Role Categories
| Recupera le categorie dei ruoli nel progetto. È possibile recuperare:
|
Put Project Role Category
| Aggiunge e aggiorna le categorie dei ruoli nel progetto. |
Get Resource Plans
| Recupera i dati contenuti nei piani delle risorse e nelle righe dei piani delle risorse. |
Submit Resource Plan
| Invia i dati contenuti nei piani delle risorse e nelle righe dei piani delle risorse mediante il processo aziendale Riga piano risorse per progetto . Dopo l'approvazione, il sistema aggiorna i piani delle risorse e le relative righe. |
Get Project Worker Roles
| Recupera i ruoli dei collaboratori di progetto. È possibile recuperare:
|
Put Project Worker Role
| Aggiunge e aggiorna i ruoli dei collaboratori di progetto. |
Get Project Plans
| Recupera i piani di progetto. |
Put Project Plan
| Aggiunge e aggiorna i piani di progetto. |
Get Project Tasks
| Recupera le attività di progetto. |
Put Project Task
| Aggiunge e aggiorna le attività di progetto. Tutti i nomi delle attività devono essere univoci, non solo gli ID attività. |
Get Period Schedules
Solo per Rilevazione presenze e assenze. | Recupera i periodi per l'immissione di ore. |
Put Period Schedule
Solo per Rilevazione presenze e assenze. | Aggiunge e aggiorna i periodi per l'immissione di ore. |
Connessioni e touchpoint
Il monitoraggio dei progetti interagisce con le seguenti aree del sistema:
- I manager assegnano i collaboratori di HCM Core ai loro progetti.
- I collaboratori del progetto possono utilizzare la funzione di rilevazione presenze e assenze per immettere le ore che hanno dedicato al progetto.
- I manager e i collaboratori del progetto possono utilizzare Spese per monitorare le spese sostenute per il progetto.
- Gli amministratori possono utilizzare la funzione di rilevazione presenze e assenze per specificare i piani periodi dei progetti.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.