Concetto: Valute nelle note spese
La valuta utilizzata dal sistema nelle note spese dipende da:
- Valuta aziendale
- Valuta preferita del collaboratore
- Valuta di immissione
- Valuta di fatturazione
Valuta aziendale
Per rimborsare il collaboratore viene utilizzata la valuta aziendale impostata per le note spese.
Valuta preferita del collaboratore
Quando la valuta aziendale è diversa da quella di una scelta di pagamento espressa da un collaboratore, il rimborso avviene con tale valuta preferita.
È possibile impostare la valuta di rimborso preferita per un collaboratore, ma anche i collaboratori possono modificare direttamente la valuta della scelta di pagamento tramite le transazioni self service.
Esempi:
- Un'azienda statunitense con una sede in Irlanda desidera rimborsare le spese ai dipendenti irlandesi in EUR, non in USD.
- Un'azienda europea invia alcuni collaboratori in Giappone per un incarico temporaneo. Per tutta la durata dell'incarico, i collaboratori possono modificare la valuta della scelta di pagamento in JPY.
Valuta di immissione
La valuta di immissione è la valuta con cui è stata effettuata la spesa e il sistema la converte nella valuta di rimborso predefinita della nota spese. Nelle note spese multivaluta, è possibile sostituire questa valuta in ogni riga.
Quando la valuta di immissione è diversa da quella del rimborso, il sistema converte l'importo nella valuta del rimborso utilizzando il tasso di cambio predefinito. È possibile sostituire l'importo del cambio e del rimborso per ogni riga della nota spese.
Esempio: Suzanne è una collaboratrice con sede negli Stati Uniti e in genere viene rimborsata in USD. Fa un viaggio di lavoro a Sydney, in Australia, e cambia USD in AUD all'aeroporto di Sydney. Quindi paga l'hotel con la sua carta di credito personale. Per un rimborso preciso in USD, Suzanne può:
- Immettere un importo in AUD nella riga di spesa e il sistema lo converte in USD.
- Immettere manualmente l'importo in USD.
- Il tasso di cambio in vigore al momento del cambio.
- L'importo in USD visualizzato sull'estratto conto della sua carta di credito.
Valuta di fatturazione
La valuta di fatturazione è la valuta utilizzata dalla società della carta di credito per fatturare all'azienda. Per le transazioni con carta di credito che si aggiungono a una nota spese, il sistema converte la valuta di fatturazione in quella di rimborso se le valute sono diverse.
Se la valuta di fatturazione è uguale a quella di rimborso, il sistema utilizza l'importo di fatturazione come importo di rimborso e non è possibile modificarlo. Se la valuta di fatturazione e la valuta di rimborso sono diverse, è possibile sostituire l'importo di rimborso.