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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : définir le blocage des affectations pour les soldes en retard

Étapes : définir le blocage des affectations pour les soldes en retard

Créez des Messages Étudiant dans la catégorie Finances Étudiants pour des notifications proactives ou en attente.
Vous pouvez configurer le blocage automatique des affectations pour les étudiants dont les soldes sont en souffrance. Ces affectations peuvent empêcher les étudiants, tant qu'ils n'ont pas réduit leur solde à un montant acceptable, d'effectuer les actions suivantes :
  • Réception des diplômes.
  • L'inscription aux cours.
Vous pouvez également envoyer des notifications actives aux étudiants et aux proxys tiers concernant les dates d'échéance à venir pour les aider à éviter les retards de paiement dans leurs frais.
  1. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer une cohorte d'étudiants
     .
    Vous pouvez créer des affiliations de cohortes d'étudiants non fondées sur des critères à exclure des affectations en attente en souffrance. Voir la section
    Affiliation des cohortes d'étudiants
     dans Concept : cohortes d'étudiants.
    Sécurité : domaine
    Manage: Student Cohorts
     dans le domaine fonctionnel Academic Accounting.
  2. Accédez à la tâche
    Configurer des affectations de blocage de solde en retard
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Student Collections
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  3. Pour la section
    Paramètres des blocages d'affectations
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exclure les étudiants étrangers
    Populations d'étudiants à exclure
    Sélectionnez cette option pour exclure les populations d'étudiants internationaux ou d'autres étudiants des affectations en attente pour l'établissement et le niveau universitaire. Exemple : vous pouvez exclure les étudiants des soldes en souffrance en attendant des paiements prévus pour le contrat de l'organisme de financement.
    Le fait d'exclure des étudiants des affectations en attente ne les empêche pas de recevoir des notifications proactives. Workday envoie des notifications proactives à tous les étudiants de l'établissement et du niveau universitaire sélectionnés.
    S'applique à tous
    Lorsque votre environnement client comprend plusieurs établissements, sélectionnez cette option pour appliquer le blocage aux étudiants de tous les établissements et de tous les dossiers.
    Vous pouvez masquer cette option à l'aide de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Étudiant
     si vous ne souhaitez pas que les blocages s'appliquent à l'ensemble de votre environnement client.
    S'applique à cet établissement
    Lorsque votre environnement client comprend plusieurs établissements, sélectionnez cette option pour appliquer le blocage aux étudiants de cet établissement.
    Vous pouvez masquer cette option à l'aide de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Étudiant
     si vous ne souhaitez pas que les blocages s'appliquent à l'ensemble de votre environnement client.
    Exemple : vous configurez les paramètres de blocage des soldes d'absences en souffrance pour plusieurs établissements pour :
    • Katerine Johnson University (KJU) au niveau de l'établissement. Vous ne sélectionnez pas de niveau universitaire et cochez la case
      S'applique à tous
       .
    • Per initiales de per Workday voir à la section PTC. Vous sélectionnez à la fois le niveau universitaire
      de premier cycle
       et la case
      S'applique à cet établissement
       .
    Résultats : Emma et Robot s'inscrivent toutes les deux à la fois au KJU et au PCT. Lorsque le solde d'Emma est échu à KJU, un blocage s'applique à la fois au KJU et au PTC. Lorsque Robot a un solde en souffrance au niveau du PTC, le blocage s'applique uniquement au PTC.
  4. (Facultatif) Cochez la case Planification
    active
     dans la section
    Paramètres des notifications de planification
     .
    Vous pouvez indiquer l'heure à laquelle les étudiants et les notifications par proxy démarrent le traitement. Cette heure est basée sur le champ
    Fuseau
     horaire de votre environnement client.
  5. Pour l'onglet
    Configuration du blocage des retards de paiement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nombre de jours de retard
    Pour reporter l'affectation des blocages sur cette ligne, saisissez le nombre de jours au-delà de la date d'échéance. Vous pouvez utiliser ce champ pour configurer un délai de grâce.
    Exemple : pour configurer un délai de grâce de 3 jours, saisissez
    4
     . Le quatrième jour, Workday affecte les blocages à cette ligne.
    Montant de tolérance du compte
    Saisissez le seuil que les comptes étudiants doivent dépasser pour que Workday affecte les blocages de cette ligne.
    Exemple : vous définissez ce montant sur 500 USD. Workday n'applique pas le blocage pour un étudiant avec des frais échus de 200 USD.
    Exclure l'aide prévue
    Sélectionnez cette option pour exclure l'aide anticipée lorsque le solde d'un étudiant est calculé comme étant en souffrance.
    Types de blocage
    Sélectionnez les types de blocage à affecter lorsque les étudiants dépassent les champs Nombre
    de jours de retard
     et
    Montant de tolérance du compte
     .
    Message à l'étudiant
    Sélectionnez le message à envoyer aux étudiants lorsque Workday affecte les blocages sur cette ligne. Les critères de message étudiant doivent être à la fois :
    • Dans la catégorie Finances Étudiants.
    • Utilisé pour les blocages.
    Types de frais
    Sélectionnez les types de frais pour lesquels vous voulez configurer des montants de tolérance individuels. Les frais dont le type est sélectionné ici doivent dépasser le
    Montant de tolérance par frais
     pour que l'affectation soit considérée comme étant en souffrance.
    Vous pouvez exclure certains éléments de frais des comptes en souffrance en utilisant la tâche
    Modifier un élément de frais étudiants
     .
    Montant de tolérance par frais
    Saisissez le seuil que doivent dépasser les frais d'un type sélectionné dans le champ
    Type de frais
     pour la prise en compte des affectations bloquées en retard.
  6. Pour l'onglet
    Paramètres des notifications Proactives
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exclure l'aide prévue
    Sélectionnez cette option pour exclure l'aide anticipée lorsque vous tenez compte du solde d'un étudiant pour les notifications proactives.
    Limiter les engagements à (jours)
    Saisissez le nombre de jours après une notification proactive avant que Workday n'envoie une autre notification proactive à l'étudiant. Utilisez ce champ pour éviter un trop grand nombre de notifications lorsque les étudiants ont plusieurs frais à échéance à court terme.
    Workday ne retarde pas les notifications qui tombent dans la fenêtre, mais ne les envoie pas.
    Cette configuration limite uniquement les engagements de notification proactive et n'affecte pas les autres types d'engagement des étudiants.
  7. Pour la grille de l'onglet
    Paramètres des notifications Proactives
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nombre de jours avant la date d'échéance
    Saisissez le nombre de jours avant la date d'échéance des frais pour envoyer un message à l'étudiant sur cette ligne.
    Exemple : vous saisissez 3 et Workday envoie des notifications proactives répondant à ces critères 3 jours avant la date d'échéance.
    Tolérance de compte
    Saisissez le seuil que les comptes étudiants doivent dépasser pour que Workday envoie le message correspondant sur cette ligne.
    Exemple : vous définissez ce montant sur 500 USD. Workday n'envoie pas le message d'étudiant pour un étudiant avec 200 USD de frais échus.
    Message à l'étudiant
    Sélectionnez le message à envoyer aux étudiants lorsque ceux-ci atteignent les deux niveaux suivants :
    • Nombre de jours à compter de la date d'échéance des frais.
    • Dépasse la tolérance du compte.
    Vous pouvez sélectionner des messages étudiant qui sont à la fois :
    • Dans la catégorie Finances Étudiants.
    • Utilisé pour les blocages.
    Message du proxy
    Sélectionnez le message à envoyer aux proxys si vous avez également sélectionné :
    • La case à cocher
      Autoriser les proxys pour recevoir des notifications de retard de paiement Proactive
       dans la tâche
      Mettre à jour les options Finances d'étudiants institutionnels
       .
    • Un message n'incluant pas de champs de fusion.
Workday évalue les comptes étudiants toutes les nuits, en appliquant des blocages ou en envoyant des notifications proactives si nécessaire. Lorsque vous planifiez l'envoi ultérieur de messages ou de notifications proxy pour les étudiants, Workday :
  • Réévalue ces comptes étudiants pour tout paiement supplémentaire ou toute modification avant l'heure de début prévue.
  • Supprime les messages et les notifications qui ne s'appliquent plus, ce qui vous permet d'éliminer les messages inutiles.
Lorsque le solde d'un étudiant passe en dessous du montant de tolérance du compte, Workday retire les blocages éligibles.
Exemple : le blocage
d'ajout d'inscription
 indique un montant de tolérance du compte de 500 USD et le blocage
de relevé
 indique un montant de tolérance du compte de zéro USD. Un étudiant a un solde en souffrance de 1 000 USD avec un blocage
d'ajout d'inscription
 et un blocage de
relevé de notes
 . Lorsque l'étudiant effectue un paiement de 800 USD, laissant un solde en souffrance de 200 USD, Workday supprime le blocage
d'ajout d'inscription
 mais conserve le blocage de
relevé
 en place.