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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-09-19
Créer des messages pour les étudiants

Créer des messages pour les étudiants

  • Configurez le processus de gestion
    Événement de message pour les étudiants
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Student Engagement.
  • Configurez les paramètres d'envoi pour les notifications de type
    Étudiant
     afin d'inclure une règle de routage pour les notifications push dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     .
  • Configurez Workday pour gérer et suivre les messages que vous envoyez. Voir Étapes : définir l'engagement des campus.
  • Définissez Notification Designer pour les utilisateurs qui souhaitent utiliser les modèles de Notification Designer au lieu des modèles d'e-mail. Voir Étapes : définir la sécurité pour Notification Designer.
  • Définissez Workday Messaging pour envoyer des messages SMS aux étudiants. VoirÉtapes : définir Workday Messaging.
  • Sécurité :
    • Domaine
      Manage: Sending Student Engagement Items
       dans le domaine fonctionnel Student Engagement.
    • Domaine
      Set Up: Engagement Category Security Segments
       dans le domaine fonctionnel Student Engagement.
Vous pouvez créer et distribuer des messages aux étudiants pour les communiquer aux étudiants, aux candidats potentiels ou à l'un de leurs subordonnés directs.
Vous pouvez utiliser les messages liés aux étudiants dans :
  • Communication ad hoc avec un étudiant potentiel ou un étudiant immatriculé.
  • Plans d'engagement.
  • Événements de recrutement, tels que :
    • Invitations envoyées par e-mail.
    • Annulations d'événements.
    • Confirmations d'enregistrement.
Pour créer des e-mails pour les entités universitaires qui vous sont affectées, vous pouvez :
Lorsque vous choisissez d'utiliser un modèle d'e-mail ou un modèle Notification Designer pour créer votre message, tenez compte des éléments suivants :
Consideration
Modèle d'e-mail
Modèle Notification Designer
Accès
Vous pouvez utiliser des modèles d'e-mail tant que vous avez accès à Workday.
Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
Personnalisation
Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail comme
Type de message
  :
Texte brut ou HTML
 ou
Texte enrichi
.
Vous pouvez personnaliser un message
au format Texte brut ou HTML
 en ajoutant du contenu HTML dans le champ de texte. Lorsque vous créez un message
en texte enrichi
 , vous pouvez :
  • Texte en gras, en italique et soulignement.
  • Créez des listes à puces et des niveaux d'en-tête.
  • Personnalisez chaque message en utilisant des champs de fusion.
  • Inviter directement les réponses des étudiants à effectuer une tâche spécifique dans Workday en insérant des boutons
    Appel à action
     .
Vous pouvez utiliser un modèle Notification Designer pour un
Type de message
 au format
Texte enrichi
 ou
Éditeur
.
Lorsque vous créez un message
au format Éditeur
 , vous pouvez utiliser tous les outils de personnalisation fournis avec le type de message
Texte enrichi
 , ainsi que :
  • Créer des listes numérotées à insérer dans votre message.
  • Personnalisez les couleurs HEX pour qu'elles correspondent à la marque de votre établissement.
  • L'affichage du contenu est conditionnel, en fonction du destinataire de votre message.
  • Insérer des images, des icônes prédéfinies et des marqueurs de réseau social.
Vous ne pouvez pas exporter les messages étudiant vers Excel ou afficher une version PDF si vous utilisez le
format Éditeur
.
Aperçu
Vous pouvez envoyer un élément de test d'engagement pour prévisualiser la version finale de votre message.
Lorsque vous créez un message
au format éditeur
 , vous pouvez prévisualiser le résultat de votre message tout en composant le corps du message en temps réel.
Pour garantir que Workday peut envoyer des e-mails aux étudiants, vérifiez que les destinataires ont une adresse e-mail principale stockée dans Workday. De même, pour vous assurer que Workday peut envoyer des notifications push, vérifiez que les destinataires ont un numéro de téléphone portable stocké dans Workday.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un message étudiant
     .
    Pour copier un message approuvé, sélectionnez
    Copie
    de l'engagement
    dans le menu des actions associées d'un message existant. Workday copie certaines informations que vous pouvez modifier.
  2. Lorsque vous définissez votre message aux étudiants, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom
    Workday affiche le nom du message dans le groupe de profil Historique d'un profil d'étudiant une fois que vous avez envoyé le message.
    Catégorie
    Pour envoyer des messages d'une certaine catégorie, vous devez avoir accès à son groupe de sécurité par segment. Pour plus d'informations, voir Référence : catégories et utilisations d'engagement.
    Les appels à l'action sont actuellement disponibles dans les catégories de message suivantes :
    • Conseils universitaires
    • Aide financière
    • Workday Student Financials
    • Dossiers d'étudiants
    Vous ne pouvez pas utiliser les notifications push pour les catégories Admissions et Recrutement des étudiants.
    Entité universitaire
    Vous pouvez inclure le message dans les plans d'engagement et les événements de recrutement pour l'entité universitaire sélectionnée et ses subordonnées.
    Workday se réfère aux relations supérieures et subordonnées des entités universitaires, et non à la hiérarchie d'entités universitaires.
    Modes de contact
    Vous pouvez sélectionner :
    • E-mail
    • Notifications push mobiles
    • SMS
    Vous pouvez uniquement sélectionner le
    champ Mode de contact
    par
    SMS
     pour les messages dont l'
    Utilisation pour est définie
    sur
    Plans et Ad hoc
    .
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Format d'e-mail
    • Format de l'éditeur
       : permet une mise en forme avancée du texte, un contenu conditionnel et un aperçu du modèle lors de la création du corps du message.
    • Texte brut ou HTML
       : active le contenu HTML.
    • Texte enrichi
       : permet la mise en forme de base du texte, la personnalisation avec des champs de fusion et l'ajout de boutons
      Appeler à l'action
       .
    Workday vous recommande de sélectionner
    RTF (texte enrichi
     ou
    format composite)
     lorsque vous créez des e-mails. Ces formats vous permettent de mieux contrôler la façon dont votre message apparaît auprès du public.
    Vous ne pouvez pas exporter les messages étudiant vers Excel ou afficher une version PDF si vous utilisez le
    format Éditeur
    .
  3. (Facultatif) Sélectionnez un nouveau modèle de message pour les étudiants dans l'invite
    Remplacer le modèle d'e-mail
     .
    Les messages étudiants dont le
    Mode de contact
     est
    E-mail
     utilisent automatiquement un modèle par défaut.
    Pour remplacer le modèle par défaut, vous devez définir le nouveau modèle comme actif dans :
    • Catégorie Engagement de l'étudiant dans la tâche
      Mettre à jour les modèles d'e-mail
       .
    • La catégorie de message étudiant correspondante dans la tâche
      Mettre à jour les modèles de notification
       .
    Si votre message inclut un appel à effectuer, vérifiez que le modèle d'e-mail comporte une ligne avec une option
    Contenu dynamique
    URL de l'e-mail
    .
  4. (Facultatif) Si vous choisissez de composer un message avec le
    Mode de contact
    E-mail
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom d'affichage de l'expéditeur
    Ce nom d'affichage peut être différent de celui de l'expéditeur réel.
    Répondre à
    Adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que le destinataire envoie des réponses.
    Objet, Corps du message
    Vous pouvez personnaliser votre message pour vos destinataires en ajoutant du contenu de message qui s'affiche sous condition.
    Pour ajouter des règles de condition à votre contenu, mettez en surbrillance les paragraphes qui s'afficheront sous condition et cliquez sur
    Insérer une condition
    . Vous pouvez utiliser la tâche
    Créer une règle de condition étudiant
     pour configurer vos propres règles de condition.
  5. (Facultatif) Dans l'
    invite Appel à action
     , sélectionnez l'action correspondante.
    L'intégration d'un appel à l'action dans votre message pour les étudiants vous permet d'invite les étudiants à répondre directement à une tâche spécifique dans Workday. Vous pouvez inclure des appels à l'action dans les messages destinés aux étudiants en sélectionnant le
    Type de message
    Format d'éditeur
     ou
    Texte enrichi
    .
  6. (Facultatif) Dans la section
    Paramètres de remise en double
     , sélectionnez :
    • Envoyer par plan
       pour envoyer l'e-mail à tous les membres du public, même s'ils reçoivent ce même e-mail d'un autre plan.
    • Envoyer par cible dans le public
       pour envoyer cet e-mail plusieurs fois aux membres du public, en fonction du nombre de fois qu'ils apparaissent dans le public du plan d'engagement.
      Exemple : un étudiant postule à deux programmes dans le même plan d'engagement. Workday envoie cet e-mail à l'étudiant pour chaque programme auquel il a postulé.
    Vous ne pouvez appliquer ces paramètres que lorsque vous créez un message pour les étudiants en texte enrichi et que vous sélectionnez
    Plans et Ad hoc
     ou
    Plans - ISIR
     dans l'invite
    À utiliser pour
     .
Le message a le statut
En cours
 jusqu'à ce que vous approuviez le message.
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des éléments d'engagement des étudiants
 pour accéder au message.
Envoyez un e-mail de test d'engagement à vous-même ou à un autre destinataire.