Concept : cohortes d'étudiants

Exemples :

Vous pouvez donner aux administrateurs de votre établissement la possibilité de créer et de mettre à jour des cohortes qui servent à une fin fonctionnelle. Vous créez des ensembles de comparaisons afin que d'autres administrateurs puissent le faire uniquement à des fins fonctionnelles. Exemple : un ensemble de cohortes pour les étudiants faisant l'objet de mesures disciplinaires.

Les ensembles de cohortes reposent sur un ou plusieurs types de cohorte. Le type de cohorte n'est pas limité à une seule collecte. Lorsque vous créez la collecte, toutes les cohortes qui utilisent le type de génération en question font partie de cette collecte.

Vous pouvez ensuite affecter des rôles à la collecte de cohortes. Si un utilisateur a un rôle pour une collecte, il a automatiquement un rôle pour les cohortes qui en font partie.

À l'aide de la tâche

Créer une cohorte d'étudiants à recueillir

, l'administrateur de la collecte de données de comparaison peut créer des cohortes en fonction des types de cohorte de la collecte. Après avoir créé la cohorte, l'administrateur peut afficher les éléments suivants :

Toutes les affiliations actuelles et futures des générations.
Les rôles de support affectés à la cohorte et disponibles pour l'étudiant dans le rapport
Afficher mon réseau de support
. Le rapport est disponible uniquement pour les affiliations de dossiers universitaires dans les cohortes.

Un étudiant n'est un membre actif d'une cohorte que si un ou plusieurs de ses dossiers universitaires font actuellement partie de la cohorte.

Vous pouvez créer :

Promotions manuelles : ajoutez ou supprimez des étudiants manuellement.
Coordonnées basées sur des critères : utilisez une recherche enregistrée ou un rapport personnalisé pour renseigner et mettre à jour automatiquement la cohorte.

Vous pouvez également spécifier des remplacements temporaires pour les affiliations de cohorte fondées sur des critères pour une période donnée. Après la date de remplacement que vous avez indiquée, Workday continue de réévaluer l'étudiant en fonction des critères de cohorte.

Pour les rapports personnalisés que vous créez pour les cohortes basées sur des critères, vous pouvez uniquement utiliser les champs de rapport indexé dans les objets de gestion suivants :

Dossier universitaire
Enregistrement d'inscription aux cours de l'étudiant
Dossier de programme d'études

Vous pouvez utiliser des champs de rapport supplémentaires dans l'objet de gestion Dossier universitaire pour renseigner les cohortes par critère. Vous pouvez configurer la source de données du rapport Dossiers universitaires comme source de données indexées étendues, puis utiliser les champs de rapport supplémentaires suivants dans vos rapports personnalisés :

Champs de rapport existants non indexés qui conviennent à l'indexation.
Les champs calculés personnalisés que vous créez et qui conviennent à l'indexation.

Les cohortes d'étudiants vous permettent également d'organiser votre population de candidats de manière sécurisée. Vous pouvez ajouter une ou plusieurs candidatures à une cohorte pour un même candidat. Lorsque l'étudiant s'inscrit, les affiliations de candidature restent associées au dossier universitaire de la cohorte. Vous ne pouvez apporter aucune modification à l'affiliation à un candidat, mais vous pouvez suivre le détail de la cohorte d'un étudiant depuis sa candidature jusqu'à son inscription. Une fois leur inscription effectuée, vous pourrez consulter son adhésion à la candidature ainsi que les informations d'affiliation de son dossier universitaire. Les rapports

Afficher l'historique des cohortes d'étudiants

et

Afficher l'historique des cohortes d'étudiants

affichent l'historique des candidatures et des membres de la cohorte du dossier universitaire.

Selon l'accès de sécurité que vous accordez aux titulaires de rôles de cohorte, ils peuvent consulter l'historique de la cohorte d'étudiant en :

Historique des cohortes de candidatures
.
Historique des cohortes de dossiers universitaires
(après l'immatriculation).

Vous pouvez utiliser les cohortes d'étudiants dans :

Conseil.
Règles d'éligibilité.
Limites d'unité d'inscription pour des populations d'étudiants spécifiques.
Rendez-vous des inscriptions pour affecter une priorité à l'inscription.
Rapports personnalisés.
Politiques de réaction au coût de la participation.
Attributions d'aide financière.
Frais étudiants.
Exonérations de frais étudiants.

Les cohortes sont des objets avec affectation de rôles acceptée dans Workday. Vous pouvez utiliser les rôles pour contrôler l'accès aux cohortes. Les utilisateurs doivent avoir un rôle :

Affectable aux cohortes. (Sélectionnez
Colonie étudiante
dans l'
invite Activé pour
de la tâche
Mettre à jour les rôles affectables
.)
Dans un groupe de sécurité affecté au domaine concerné.
Affectés à des cohortes spécifiques. (Sélectionnez
RôlesAffecter
des rôles
dans le menu des actions associées d'une cohorte ou d'un ensemble de cohortes.)

Lorsque vous accordez un accès à l'aide de rôles sur les cohortes, les titulaires de rôle ne peuvent utiliser cet accès que pour les dossiers universitaires qui font actuellement partie de la cohorte.

Vous pouvez affecter à la collecte tous les rôles disponibles pour la cohorte. Vous pouvez également activer les domaines disponibles pour le rôle Student Cohort dans le rôle Cohort Collection.

Lorsque vous accordez l'accès en utilisant des rôles dans les ensembles de cohortes, les titulaires de rôles peuvent créer et maintenir l'affiliation uniquement à ces cohortes. Vous pouvez également créer des groupes de sécurité par rôle pour le rôle de collecte de cotisations. Vous pouvez affecter au groupe de sécurité :

Les règles de sécurité des domaines. Exemples de domaines : Academic Planning, Cohors, Reports et Student Data.
Des actions de lancement et de traitement dans les processus de gestion. Exemples de processus de gestion : Universitaire, Accueil et intégration, Programme d'études.