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Dernière mise à jour : 2026-03-13
Créer des contrats d'organisme de financement étudiant

Créer des contrats d'organisme de financement étudiant

Vous pouvez créer un contrat d'organisme de financement étudiant pour des établissements d'enseignement, des entreprises, des organismes publics ou des organisations tierces. L'organisme de financement étudiant paie les frais d'études pour un ou plusieurs étudiants du même établissement.
  1. Accédez à la tâche
    Create Student Sponsor Contract
     .
  2. Pour la section
    Informations générales
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Montant total du contrat
    Saisissez le montant total disponible pour tous les étudiants éligibles.
  3. Dans la section
    Informations supplémentaires
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Aucun impact de la loi
    Sélectionnez cette option pour exclure le contrat de l'organisme de financement étudiant des calculs et des packages d'aide financière. Workday inclut toujours le contrat dans le rapport
    Total de l'aide financière
     .
    Impact du formulaire 1098-T
    Sélectionnez cette option pour inclure les décaissements pour les contrats d'organisme de financement étudiant dans le reporting 1098-T.
    Rembourser le trop-perçu de l'organisme de financement à l'étudiant
    Sélectionnez cette option pour transférer les trop-perçus à l'étudiant. Par défaut, Workday rembourse les trop-perçus à l'organisme de financement.
    Champ numérique d'en-tête 1
    Saisissez des informations supplémentaires sur le contrat.
    Exemple : vous utilisez le contrat de l'organisme de financement étudiant pour enregistrer un plan d'épargne études , vous saisissez donc le type de plan.
  4. Pour la section
    Informations sur le décaissement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Minimum étudiant
    Maximum par étudiant
    Indiquez les montants minimum et maximum que vous pouvez saisir ou calculer pour un étudiant sur une ligne de contrat.
    Calendrier de décaissement
    Sélectionnez un échéancier pour définir les dates de paiement des décaissements prévues pour les contrats. Si vous ne sélectionnez pas d'échéancier de décaissement, la date de décaissement prévue est :
    • Date de début de la période universitaire.
    • La date du jour, si la période universitaire a déjà commencé.
    Vous pouvez décaisser manuellement les paiements à tout moment à partir de la date de décaissement prévue. Workday ne décaisse pas automatiquement les paiements pour les contrats d'organisme de financement étudiant.
    Planification de nouveau calcul
    Sélectionnez un échéancier pour le nouveau calcul des contrats de l'organisme de financement.
    Calcul de l'éligibilité aux décaissements
    Sélectionnez un calcul qui évalue l'éligibilité des étudiants aux décaissements depuis le contrat de l'organisme de financement.
    Calcul du montant du décaissement
    Sélectionnez un calcul qui calcule le montant du décaissement de l'étudiant. Le calcul utilise des attributs de ligne de contrat, tels que
    le Champ numérique de ligne 1
     .
    Lorsque vous n'avez pas besoin d'inclure des attributs de ligne dans les calculs de montant, vous pouvez utiliser
    les Règles de montant de contrat
     à la place.
    Décaisser le montant payé pour la facture
    Sélectionnez cette option pour décaisser uniquement les montants payés par les organismes de financement. Exemple : l'organisme de financement paie 500,00 USD sur un montant de 700,00 USD facturé. Workday décaisse uniquement 500,00 USD à l'étudiant.
    Le décaissement est remboursable
    Sélectionnez cette option pour générer des remboursements lorsqu'il existe un solde de contrat d'organisme de financement non lettré sur le compte de l'étudiant.
    Lorsque cette case est :
    • Si vous cochez cette case, vous pouvez rembourser à l'étudiant une partie du décaissement depuis le compte d'un étudiant.
    • Désélectionné, vous pouvez uniquement lettrer le décaissement sur les frais et ne pouvez pas le rembourser à l'étudiant.
    Cette case à cocher contrôle uniquement si vous pouvez rembourser des trop-perçus à partir de décaissements sur les comptes d'étudiants. Vous pouvez toujours rembourser les trop-perçus des organismes de financement étudiants.
    Respecter le blocage des décaissements
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de décaisser les fonds des contrats d'organisme de financement étudiant aux étudiants pour lesquels le décaissement est bloqué.
    Paiement prévu
    Sélectionnez cette option pour inclure les fonds du contrat de l'organisme de financement en tant que paiements anticipés dans les calculs des montants dus.
    Règle d'affichage des paiements prévus
    Lorsque vous incluez le contrat de l'organisme de financement dans les paiements anticipés, sélectionnez une règle d'affichage des paiements anticipés pour contrôler à quel moment les paiements anticipés s'affichent.
    Lorsque vous ne sélectionnez aucune règle d'affichage des paiements anticipés, Workday commence l'affichage du paiement anticipé immédiatement jusqu'à ce que vous le décaisiez.
    Groupe de priorité
    Sélectionnez les frais sur le compte de l'étudiant auxquels s'appliquent les paiements du contrat de l'organisme de financement.
    Catégorie de produit
    Sélectionnez des transactions de facture pour les contrats d'organisme de financement étudiant.
    Worktags
    Sélectionnez l'un des worktags définis dans la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags
     .
  5. (Facultatif) Dans la grille
    Règles de montant de contrat
     , ajoutez des règles pour calculer de façon dynamique le montant du contrat étudiant.
    Utilisez les règles de montant de contrat lorsque les conditions de calcul des montants de contrat postuler à tous les étudiants inscrits sur le contrat. Pour calculer les montants en fonction de lignes de contrat individuelles, utilisez plutôt un
    Calcul du montant du décaissement
     .
    Sélectionnez un Type de frais ou un Cours à inclure dans le contrat.
  6. Dans la grille
    Lignes du contrat
     , associez des étudiants au contrat.
    Lorsque vous saisissez les montants des contrats pour les étudiants, Workday affiche la somme dans le champ
    Montant saisi sur les lignes
     de la section
    Informations générales
     . Vous pouvez saisir jusqu'à 9 999 lignes de contrat.
    Pour la grille, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Montant du contrat
    Calculer un montant
    Pour déterminer le montant du contrat à partir des règles de montant du contrat ou du calcul du montant du décaissement :
    • Saisissez un
      montant de contrat
       fixe .
    • Cochez la case
      Calculer le montant
       .
    Champ numérique de ligne 1
    Champ numérique de ligne 2
    Champ booléen Ligne 1
    Saisissez des informations supplémentaires sur la ligne de contrat.
    Par exemple, vous utilisez le contrat de l'organisme de financement étudiant pour un plan d'épargne études . Vous enregistrez donc les éléments suivants :
    • L'année du contrat.
    • Nombre d'unités restantes dans le régime pour l'étudiant.
    • Si l'étudiant active le plan pour la période universitaire.
  7. Cliquez sur
    OK
     .
Workday
  • Met à jour le package d'aide financière de chaque étudiant afin d'y inclure le contrat de l'organisme de financement.
  • Inclut le montant dans le calcul de la synthèse des besoins de l'étudiant, lorsque vous avez désélectionné la case
    Pas d'impact
     sur la retenue.
  • Signale le montant comme décaissement anticipé dans le profil de l'étudiant. Ce montant est fondé sur les règles d'affichage de l'aide anticipées.
Pour afficher les informations relatives au contrat de l'organisme de financement, notamment le montant total attribué, accédez au rapport
Find Student Sponsor Contracts
 .
  • Modifiez le contrat de l'organisme de financement étudiant en sélectionnant l'option
    Contrat de l'organisme de financement étudiant
    Modifier
     dans le menu des actions associées du contrat de l'organisme de financement étudiant.
  • Si vous ajustez une ligne de contrat après l'approbation d'une facture, vous devez Sélectionner
    Contrat de l'organisme de financement étudiant
    Synchroniser les factures avec les montants des lignes du contrat
     dans le menu des actions associées d'un contrat d'organisme de financement étudiant. pour aligner les factures approuvées sur les montants ajustés des lignes de contrat. Cette action génère les ajustements à la hausse nécessaires ou les factures de crédit/refacturation pour aligner la facture avec le nouveau montant du contrat.
  • Décaissements pour le contrat de l'organisme de financement.
  • Recalculer les montants de contrat lorsque des modifications ont été apportées au calendrier étudiant ou aux frais.