Créer des factures pour un contrat d'organisme de financement étudiant
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à la facture d'un organisme de financement étudiantet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Student Financials.
- Sécurité : domaine Manage: Student Sponsor Contract Invoicingdans le domaine fonctionnel Student Financials.
Vous pouvez utiliser une facture d'organisme de financement étudiant pour enregistrer un événement de facturation et créer une comptabilisation de créances pour un organisme de financement en fonction des conditions du contrat d'organisme de financement étudiant. Vous pouvez créer une facture d'organisme de financement étudiant pour :
- Droits de scolarité et frais facturés à un organisme de financement.
- Lignes de contrat spécifiques dans un contrat d'organisme de financement étudiant.
- Ajustements à des facturations précédentes.
Workday génère des écritures comptables à partir de la facture de l'organisme de financement étudiant et les impute sur les comptes que vous configurez dans vos règles d'imputation comptable.
- Accédez au rapportRechercher des contrats d'organisme de financement étudiant.
- Cliquez sur le contrat d'un organisme de financement étudiant, puis surCréer de nouvelles factures.
- Exécutez la tâche :
Option Description Contact facturationWorkday affiche les contacts du profil de l'organisme de financement. Si vous ne définissez pas de contact facturation par défaut pour un organisme de financement, Workday laisse ce champ vide.Ces contacts reçoivent les e-mails relatifs aux factures de l'organisme de financement étudiant.Adresse de facturationSélectionnez l'adresse que vous souhaitez utiliser pour la facture de l'organisme de financement étudiant. L'invite affiche uniquement les adresses associées à l'organisme de financement sélectionné.Type de factureVous pouvez utiliser la tâcheModifier la règle de présentation des factures d'un organisme de financement étudiantpour configurer les types de facture à sélectionner dans cette invite.Date de factureWorkday utilise cette date pour imputer la facture à la première période du livre ouverte. - Dans la grilleLignes du contrat, cochez la case pour chaque ligne que vous souhaitez facturer.Chaque ligne sélectionnée génère une facture distincte.
- Cliquez surOK.
Lorsque vous soumettez la facture, Workday lance le processus de gestion
Événement lié à la facture d'un organisme de financement étudiant
. Une fois le processus terminé et la facture approuvée, Workday fait passer le statut à Approuvé
et crée les écritures comptables. Les brouillons de facture conservent le statut
En cours
, Approuvé
ou Annulé
. Les validations de comptes clients standard ne postuler à factures d'organisme de financement étudiant. Par conséquent, les règles de validation financière non associées n'interrompent pas la facturation automatique de l'organisme de financement.- TâchesAjouter une remarque,Annuler,Gérer les pièces jointes,Imprimer les factures de l'organisme de financement étudiantouModifier une facture approuvéedans le menu des actions associées d'une facture pour la modifier.
- Accédez à la tâcheCréer une facture consolidée pour un organisme de financement étudiantpour regrouper plusieurs factures pour un seul organisme de financement dans un seul document.
- Accédez au rapportView Student Sponsor Contractpour voir les factures associées. Vous pouvez également accéder aux rapports suivants pour suivre les factures des organismes de financement étudiants :
- Rechercher des factures d'organismes de financement étudiantspour afficher le détail de chaque facture, notamment le statut de paiement , les dates d'échéance et les informations associées à l'organisme de financement.
- Rechercher des factures consolidées d'organisme de financement étudiantpour suivre les factures regroupées dans un seul document consolidé.
- Rechercher des lignes de contrat d'organisme de financement étudiant à refacturerpour identifier les lignes de contrat qui nécessitent des ajustements ou une nouvelle facturation en raison de modifications des montants de contrat.
- Rechercher des lots d'impressions de factures d'organismes de financement étudiantspour surveiller le statut de livraison et d'impression en bloc de vos lots de factures.
- Imprimez ou envoyez les factures par e-mail à l'organisme de financement.
- Lettrer les règlements de l'organisme de financement sur les nouvelles factures de l'organisme de financement étudiant.
- Sélectionner depuis le menu des actions associées d'un contrat d'organisme de financement étudiant pour corriger les montants de facture après avoir facturé des organismes de financement. Voir Synchroniser les factures et les lignes de contrat .
- SélectionnerUtilisez le menu des actions associées du contrat pour ajuster les montants des lignes.