Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Créer des règles de priorité des paiements

Créer des règles de priorité des paiements

Sécurité : domaine
Set Up: Student Payments
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
Les groupes de priorité vous permettent de contrôler comment Workday lettre les règlements aux frais. Le groupe de priorité associé à une attribution, un paiement, un refus ou un contrat d'organisme de financement étudiant identifie :
  • Les frais que la priorité des paiements peut couvrir, par type de frais, des éléments de frais étudiants spécifiques ou une combinaison.
  • La période d'application pour sélectionner les frais éligibles, tels que la période universitaire en cours ou n'importe quelle période universitaire.
  • Période d'annulation du lettrage pendant laquelle le règlement peut annuler son lettrage.
  • L'ordre de paiement des frais, comme les frais les plus anciens ou la période universitaire la plus ancienne en premier.
  • Tous les éléments de frais exclus.
Vous pouvez hiérarchiser les paiements d'un groupe de priorité par rapport aux autres en les classant.
Exemple : les paiements remboursables et non remboursables peuvent payer les frais de scolarité. Workday recommande de lettrer d'abord les paiements non remboursables, afin de pouvoir rembourser à l'étudiant les paiements de frais de scolarité excédentaires. Vous pouvez créer deux groupes de priorité contenant chacun des frais de formation et associer le groupe de priorité le plus élevé à l'élément de paiement non remboursable.
Workday peut également échanger un règlement précédemment lettré en fonction des groupes de priorité.
Exemple : Workday applique un paiement remboursable aux frais de scolarité d'un étudiant. Quelques semaines plus tard, vous recevez un paiement non remboursable qui peut également couvrir les frais de scolarité. En fonction du classement du groupe de priorité ou si le groupe de priorité des paiements non remboursables a une priorité ou un classement supérieur, Workday :
  • Lettre le nouveau règlement non remboursable.
  • Annule le lettrage du règlement remboursable précédent.
Lorsque vous créez plus de groupes et des règles plus complexes, les groupes de priorité de paiement peuvent être plus difficiles à gérer. Avant de créer des groupes de priorité, déterminez les groupes dont vous avez besoin et s'il existe des dépendances.
  1. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les groupes de priorités de paiement étudiant
     .
  2. Sélectionnez l'
    Établissement
    .
    Toutes les entités universitaires et tous les niveaux universitaires partagent les mêmes règles de groupe de priorité.
  3. Pour la section
    Configuration d'annulation de lettrage de règlements
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Limiter l'annulation du lettrage de paiement par année d'attribution (tous les groupes de priorité)
    Sélectionnez cette option pour limiter les lettrages de paiement aux années d'attribution d'aide financière les plus récentes indiquées.
    Désactivez cette option pour annuler le lettrage de tous les règlements et les lettrer de nouveau lors de la nouvelle évaluation des frais d'un étudiant.
    Les lettrages de règlements des années d'attribution passées changent rarement, ce qui entraîne l'annulation des lettrages des années d'attribution précédentes et augmente inutilement le volume de traitement. Pour améliorer les performances, Workday recommande de limiter les lettrages de règlements à 1 an.
    Nombre d'années d'attribution
    Indiquez jusqu'à combien de temps Workday annule le lettrage des règlements.
    Exemple : saisissez
    2
     pour limiter les lettrages de règlements aux années d'attribution en cours et précédentes.
  4. Pour la section
    Configuration des groupes de priorité de lettrage de règlements
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ordre
    Définissez l'ordre de l'échange de paiements. Workday recommande de trier les groupes par priorité comme suit :
    • Du plus restrictif au moins restrictif. Exemple : Frais de scolarité avant Frais de scolarité et Frais.
    • De Non remboursable à Remboursable, Exemple : les paiements non remboursables avant les paiements en espèces remboursables.
    Exemple : le 15 août, un parent règle tous les frais d'arrêt de travail de son étudiant avec un paiement d'équivalent trésorerie remboursable. Le 15 septembre, l'étudiant reçoit une bourse non remboursable uniquement. Dans la mesure où le groupe de priorité de la bourse est supérieur à celui du groupe de priorité pour le paiement, Workday permute les paiements. La bourse paie maintenant les frais de scolarité et le paiement a un solde en compte partiellement non lettré.
    Groupe de priorité
    Saisissez le nom de votre groupe de priorité.
    Description
    (Facultatif) Vous pouvez saisir une description, ajouter un lien externe vers votre propre documentation, ou les deux.
    Période d'application
    Indiquez les frais qu'un paiement peut couvrir, en fonction de la période universitaire ou de l'année d'attribution en cours à laquelle les frais s'appliquent.
    • N'importe quel
       : Workday paie les frais pour n'importe quelle Période universitaire.
    • Période universitaire actuelle
       : Workday paie les frais correspondant à la période universitaire du paiement.
      Exemple : les paiements de l'exercice 2023 peuvent uniquement couvrir les frais de cette période.
    • Périodes universitaires actuelles et futures
       : Workday paie les frais dans la période universitaire du paiement et des périodes futures.
      Exemple : les paiements effectués au cours de l'Automne 2023 peuvent satisfaire les frais de cette période et du aussi classeur de Prism 2024.
    • Périodes universitaires actuelles et futures au sein de l'année d'attribution
       : Workday paie les frais pendant la période universitaire du paiement et des périodes futures au cours de la même année d'attribution.
      Exemple : pour l'année d'attribution 2023-2024, les paiements effectués pendant l'Automne 2023 peuvent satisfaire les frais pour cette période et le Prism 2024.
    • Périodes universitaires en cours et antérieures
       : Workday paie les frais sans restriction d'année d'attribution.
      Exemple : les paiements de l'Automne 2023 peuvent couvrir les frais du parent ou de l'Automne 2023.
    • Périodes universitaires actuelles et antérieures au sein de l'année d'attribution
       : Workday paie les frais dans la période universitaire du paiement et dans toute période précédente au cours de la même année d'attribution.
      Exemple : pour l'année d'attribution 2023-2024, les paiements effectués au cours du été 2024 peuvent satisfaire les frais de l'année 2023.
    • Année d'attribution en cours
       : Workday paie les frais pour toute période universitaire qui tombe dans la même année d'attribution que le paiement.
      Exemple : pour l'année d'attribution 2023-2024, les paiements effectués au cours du été 2024 peuvent satisfaire les frais de l'année 2023.
    Période d'annulation du lettrage
    (Facultatif) Vous pouvez ajouter des critères supplémentaires à chaque groupe de priorité pour indiquer la période pendant laquelle le lettrage du règlement peut être annulé. Ce champ fonctionne avec les critères de la section
    Configuration d'annulation de lettrage de paiement
     au niveau de l'établissement et s'applique lorsque les deux sont valides.
    • Période universitaire
       : Workday peut uniquement annuler le lettrage avant la fin de la période universitaire du paiement.
    • Année de l'attribution
       : Workday peut uniquement annuler le lettrage avant la fin de l'année d'attribution du paiement.
    • Ne pas annuler le lettrage
       : lorsque le règlement comporte des lettrages, Workday n'annule pas le lettrage du règlement. Ce statut permet à Workday d'appliquer aux frais le montant restant en compte. Vous pouvez toujours annuler manuellement le lettrage du règlement.
    Ordre de tri
    Définir des priorités entre les frais éligibles lorsqu'un paiement ne permet pas de les couvrir tous. Avec les 3 dernières options, si plusieurs frais ont la même priorité, Workday suit l'ordre dans la colonne
    Type de frais
     .
    • Ordre des frais
       : Workday paie les frais dans l'ordre de la colonne
      Type de frais
       . Lorsqu'il existe plusieurs frais du même type, Workday classe par ordre de priorité les frais créés en premier.
    • Période universitaire actuelle en premier
       : Workday classe les frais de la période universitaire en cours en premier, puis les AP les plus anciens, en appliquant l'ordre des types de frais dans chaque AP.
    • Période universitaire la plus ancienne en premier
       : Workday classe les frais de la période universitaire la plus ancienne en premier, en appliquant l'ordre des types de frais dans chaque AP.
    • Date d'échéance des frais les plus anciens
       : Workday paie d'abord les frais avec la date d'échéance la plus ancienne. Lorsque plusieurs frais ont la même date d'échéance, Workday classe les transactions par ordre de priorité en fonction de l'ordre des frais.
    Frais éligibles au Titre-IV uniquement
    Cochez cette case pour limiter les paiements aux seuls éléments de frais associés à une classification Titre IV qui correspondent aux champs
    Type de frais
     et
    Critères de période
     .
    Vous pouvez lettrer l'aide aux étudiants sur les frais non institutionnels avant de générer les remboursements, lorsque :
    • Vous désélectionnez cette case.
    • Les étudiants autorisent l'autorisation fédérale d'aide aux étudiants.
    • Ou les deux.
    Pour les établissements dotés d'un programme d'aide financière de type Titre IV, votre groupe de priorité doit :
    1. Classez l'élément de frais pour la récupération du remboursement dans le champ Titre IV.
    2. Cochez la case
      Frais éligibles au titre de CV
       .
    3. Incluez le type de frais
      Recouvrement de remboursement
       .
    Exemple : vous pouvez appliquer l'aide aux étudiants aux frais de bibliothèque lorsque vous incluez le type de
    frais Frais de bibliothèque
     dans le groupe de priorité, et que :
    • Vous ne cochez pas la case
      Frais éligibles au titre de TVA
       .
    • Les étudiants autorisent l'autorisation fédérale d'aide aux étudiants.
    Type de frais
    (Facultatif) Vous pouvez spécifier les types de frais qu'un paiement peut satisfaire. Répertoriez les types de frais par ordre d'importance lorsque vous sélectionnez l'option
    Ordre des frais
     dans l'
    ordre de tri
    .
    Pour décaisser votre aide financière et vos contrats d'organismes de financement, associez le type de frais
    Recouvrement de remboursement
     à au moins un groupe de priorité par établissement. Le type de frais
    Recouvrement de remboursement
     doit être configuré pour l'élément de paiement dans le groupe de priorité pour payer les frais de recouvrement du remboursement. Workday recommande d'ajouter le type de frais pour la récupération du remboursement à tous les groupes de priorité de paiement appropriés, à l'exception des groupes de priorité de paiement appropriés, à l'exception des éléments suivants :
    • Comme type de frais pour des groupes de spécialité comme ceux de l'assurance-maladie ou des frais de retard.
    • Dans les groupes de priorité non remboursables.
    Pour les établissements dotés d'un programme d'aide financière de type Titre IV, votre groupe de priorité doit :
    1. Classez l'élément de frais pour la récupération du remboursement dans le champ Titre IV.
    2. Cochez la case
      Frais éligibles au titre de CV uniquement
       .
    3. Incluez le type de frais
      Recouvrement de remboursement
       .
    Exclusion de l'élément de frais
    (Facultatif) Vous pouvez indiquer les éléments de frais liés au type de frais sélectionné qu'un paiement doit exclure lors du lettrage. Workday applique uniquement les éléments exclus pour cette ligne
    de Type de frais
     spécifique.
    Inclusion d'éléments de frais
    (Facultatif) Vous pouvez indiquer les éléments de frais à inclure dans une ligne de priorité spécifique pour le paiement.