Concept : plans de participation pour une aide financière

Vous pouvez utiliser les plans de participation de l'aide financière pour prévoir la participation attendue des étudiants, même avant qu'ils ne s'inscrivent à des cours. Ils peuvent vous aider à identifier les informations à utiliser lorsque :

Calcul du coût de la participation.
Package des bourses étudiantes.
Exécuter d'autres processus d'aide financière.

Workday retient les informations du plan de participation pour une aide financière d'un étudiant à partir de son programme d'études principal (POS) et de ses politiques d'aide universitaire et financière. Si l'étudiant a plusieurs dossiers universitaires, Workday utilise le poste principal du dossier de rapports de l'étudiant.

Workday désigne les lignes des plans de participation comme des enregistrements de période d'aide financière (PAPR). Les FAPR contiennent des données d'aide financière que Workday utilise pour traiter l'aide financière sur une période universitaire, telles que :

Statut du chargement.
Détail du statut de la classe.
Type d'année universitaire de l'aide financière.

Les étudiants ne peuvent pas avoir plusieurs FAPR contenant les mêmes dates. Exemple : un étudiant ne peut pas avoir de FAPR pour le trimestre d' été et le semestre d' été lorsque les deux périodes contiennent le 1er août.

Workday crée automatiquement des plans de participation pour l'aide financière pour :

Les candidats qui déclarent un programme d'études.
Les étudiants lorsqu'ils s'inscrivent à un programme d'études.

Lorsqu'un étudiant n'a pas de plan de participation, Workday en crée un pour lui lorsque la tâche

Actualiser le plan de participation

s'exécute pendant l'orchestration de la tâche de nuit. Workday utilise la date de début prévue de l'étudiant pour créer des plans de participation et ajoute des périodes universitaires aux plans de participation lorsque les conditions suivantes sont réunies :

L'étudiant a l'un des statuts suivants pour son poste principal à la date de début standard de la période universitaire :
En cours
Absences de longue durée
Finalisation en attente
Effectuez l'une des actions suivantes :
La période universitaire commence avant ou contient la date de fin prévue.
L'étudiant a une inscription, un contrat d'organisme de financement, un refus ou une transaction ISIR pour la période universitaire.
Pour les inscriptions, Workday inclut les inscriptions ayant des cours annulés dont le statut
est Non enregistré
.
Pour les transactions ISIR, Workday ajoute toutes les périodes universitaires de l'année de l'attribution d'aide financière associée à la transaction ISIR. Exemple : l'étudiant a une transaction ISIR pour l'année d'attribution d'aide financière 2022-2023, qui comprend 4 périodes universitaires. Workday inclut les 4 périodes universitaires dans le plan de participation de l'étudiant.

Si un étudiant a une modification d'enregistrement de reporting avec une date future, Workday crée également des périodes universitaires pour cet enregistrement. Exemple : un étudiant prévoit de finaliser son poste de premier niveau au été 2020 et de démarrer son poste de diplôme à l'impôt 2020, dans le même établissement. Workday crée des périodes universitaires pour :

Les périodes universitaires de premier cycle, jusqu'au été 2020.
Les périodes universitaires de diplômes, commençant à l'autorne 2020.

Workday indique

Oui

dans la colonne

Période de saisie

pour les périodes universitaires de la première année d'attribution d'un étudiant.

Lorsqu'une modification de l'inscription, du programme d'études ou de tout autre événement susceptible d'affecter l'aide financière d'un étudiant, Workday marque son plan de participation pour qu'il soit actualisé lorsque la tâche

Actualiser le plan de participation

s'exécute pendant l'orchestration de la tâche de nuit. Workday orchestre la tâche avec d'autres traitements toutes les nuits pour garantir que les processus en aval contiennent les informations les plus précises et à jour sur le plan de participation.

Vous pouvez également exécuter la tâche

Actualiser le plan de participation

pour les étudiants individuels en dehors de l'orchestration de la tâche de nuit via les rapports suivants :

Exécuter les traitements d'aide financière aux étudiants par candidat
Exécuter les traitements de services financiers aux étudiants par étudiant

Voir Référence : exécuter des rapports sur les processus de gestion financière des étudiants.

Selon le motif d'actualisation, Workday peut actualiser l'ensemble du plan de participation ou uniquement certaines parties :

Motif d'actualisation	Mises à jour du plan de participation
Le poste de travail principal de l'étudiant, son statut de poste de travail ou les modifications de l'enregistrement de reporting.	Workday actualise l'ensemble du plan de participation. Workday met également à jour les autorisations de sécurité des utilisateurs pour garantir que l'enregistrement d'aide financière, les enregistrements de période d'aide financière et les données d'aide financière de l'étudiant sont uniquement accessibles aux personnes sécurisées via l'entité universitaire et le niveau universitaire correspondants. Lorsque le dossier de rapports d'un étudiant change au milieu d'une période universitaire et que vous actualisez son plan de participation, toutes les modifications apportées aux informations sur l'aide financière prennent effet au début de la période universitaire suivante. Recommandations de Workday : Vérifiez que les autorisations de sécurité des données d'aide financière de l'étudiant sont cohérentes avec celles de son dossier de reporting. Actualisant le plan de participation au début de la période universitaire suivante pour voir les modifications de sécurité de l'enregistrement de rapports.
L'étudiant a un événement d'inscription, d'évaluation, d'expression interne ou de transfert de crédit.	Workday actualise : Chargez les statuts de toutes les périodes universitaires auxquelles l'étudiant est inscrit. L'état des classes pour la période universitaire concernée et toutes les périodes universitaires suivantes.
Vous importez un numéro ISIR, créez un contrat d'organisme de financement étudiant ou enregistrez un refus pour l'étudiant et la période universitaire au cours de laquelle la transaction a lieu ne figure pas déjà dans le plan de participation.	Workday ajoute des périodes universitaires au plan de participation.
L'étudiant a l'un des statuts suivants pour son poste principal à la date de début standard de la période universitaire : En cours Absences de longue durée Finalisation en attente Et : La date de fin prévue de l'inscription de l'étudiant est reportée. L'étudiant a une inscription, un contrat de l'organisme de financement, un refus ou une transaction ISIR pour une période universitaire qui ne figure pas dans le plan de participation.	Workday ajoute des périodes universitaires au plan de participation.
La date de fin prévue de l'étudiant est reportée.	Workday désactive les périodes universitaires du plan de participation, sauf si : L'étudiant a l'un des statuts suivants pour son poste principal à la date de début standard de la période universitaire : En cours Absences de longue durée Finalisation en attente La période universitaire comprend une inscription, un contrat de l'organisme de financement, un refus ou une transaction ISIR.
Le poste principal de l'étudiant change d'un calendrier universitaire à l'autre.	Workday désactive les périodes universitaires de l'ancien calendrier qui se chevauchent avec des périodes universitaires du nouveau calendrier.
Vous antidatez la date de fin prévue de l'étudiant et le transférez à un poste avec un calendrier universitaire différent.	Workday recrée les enregistrements de période d'aide financière dans le plan de participation, sauf si l'étudiant a des décaissements qui ne sont plus nécessaires dans les enregistrements de période d'aide financière.
Le statut du dossier universitaire de l'étudiant devient Inactif.	Workday désactive les périodes universitaires qui suivent la date à laquelle l'étudiant devient inactif.

Si un FAPR devient inactif à la suite de l'actualisation d'un plan de participation et que vous souhaitez comprendre le motif, créez un rapport personnalisé pour afficher le Statut d'étudiant désactivable :

Statut désactivable	Motif
Modification du calendrier	L'étudiant a changé de programme d'études sous un autre calendrier universitaire.
Inactif	Le statut du dossier universitaire de l'étudiant devient inactif
Matriculation	Le candidat s'inscrit à un programme d'études.
Fin de la période	La date de fin de la période universitaire figurant dans l'enregistrement du programme d'études d'un étudiant a été atteinte.
Changement de programme d'études	Le programme d'études de l'étudiant a été modifié.
Reconditionnement	Le résultat du package d'aide financière de l'étudiant n'est plus exact et un nouveau package d'aide financière a été créé. Exemple : lorsque l'éligibilité d'un étudiant à une bourse a changé.
Système Workday	L'enregistrement de la période d'aide financière a été désactivé en raison d'une conversion.

Lorsqu'un étudiant change de programme d'études et que les calendriers du nouveau et de l'ancien poste ne correspondent pas, il peut y avoir un écart entre la date de fin de la période universitaire de l'ancien poste et la date de début de la période universitaire du nouveau poste. Pour tenir compte de cette différence, Workday étire la date de fin de la période universitaire pour le poste d'origine dans le FAPR.

Exemple : le poste actuel d'un étudiant utilise un calendrier avec des trimestres. La période universitaire du trimestre de exercice se termine le 30 mai. Elles remplacent leur poste de travail pendant l'été par un poste qui utilise un calendrier avec des semestres. La période universitaire du semestre d' été commence le 5 juin. Pour combler l'écart de temps, Workday étire la date de fin de la période universitaire du trimestre de trimestre dans le FAPR du POS initial.

Workday ne prend pas en charge le chevauchement des périodes universitaires ou les modifications de calendrier dans les périodes universitaires. Ces situations peuvent entraîner des résultats inattendus dans le plan de participation de l'étudiant.