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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Éléments de définition : date de début de l'utilisation réelle de l'adhésion

Éléments de définition : date de début de l'utilisation réelle de l'adhésion

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la date de début de l'utilisation réelle de l'inscription (AEUSD) pour une période universitaire. Cette rubrique explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Impacts en aval et comment cela s'intègre dans Workday.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La date de début d'utilisation réelle de l'inscription (AEUSD) est un contrôle de date essentiel dans Workday pour les périodes universitaires standard. En fonction de ce contrôle de date, Workday détermine à quel moment arrêter d'utiliser le statut de chargement prévu d'un étudiant et commencer à utiliser son statut de chargement réel pour le traitement de l'aide financière, ce qui affecte le coût de participation, le package, le décaissement et d'autres processus en aval.

Avantages pour l'entreprise

Lorsque vous utilisez le fournisseur AEUSD, vous pouvez :
  • Calculez correctement le statut de chargement prévu d'un étudiant et son statut de chargement d'inscription réel.
  • Les valeurs de statut de chargement de Drive pour le traitement de l'aide financière, ce qui permet à Workday d'utiliser l'adhésion prévue jusqu'à la date de début réelle de l'adhésion.
  • Garantir l'exactitude du traitement des aides financières pour le coût de l'absence, le regroupement de rémunération au mérite, le regroupement de besoins et le décaissement.

Cas d'utilisation

Dans l'exemple décrit ci-dessous, Workday ajuste automatiquement le package d'aide financière d'un étudiant sur l'AEUSD pour tenir compte de son statut de chargement.
Conditions préalables :
  • Définissez l'AEUSD pour le 16 janvier.
  • Définissez des réactions pour les packages de besoins et de rémunération au mérite.
  • Activez le
    champ Motif de la réaction
    Auto
     et le champ
    Début de l'utilisation réelle de l'inscription
    à la date de révision manuelle
     pour le motif de réaction au statut du chargement de la période universitaire.
Date
Événement
1er janvier
Un administrateur de l'aide financière exécute le rapport
Exécuter les processus des services financiers des étudiants (par étudiant)
 pour créer l'instance initiale de package pour un étudiant inscrit à temps plein.
9 janvier
L'étudiant fait passer son statut de chargement à
Temps partiel
.
16 janvier
Lorsque l'AEUSD est atteint à 00:00 :
  • La valeur du champ
    Inscription réelle
     passer de
    Non
     à
    Oui
     dans le plan de participation de l'étudiant.
  • La structure de réactions de Workday interagit et réorganise l'étudiant avec un package d'aide financière révisé en raison du changement de leur statut de chargement.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Quel AEUSD voulez-vous utiliser ?
  • Après l'ajout/l'abandon
      : les packages d'attribution restent basés sur l'inscription prévue et stables jusqu'à ce que l'inscription réelle soit plus consolidée. Une fois la période d'ajout/de désinscription terminée, Workday réévalue le COA et les packages des étudiants en fonction de l'inscription réelle. Les établissements couverts par des programmes classiques peuvent bénéficier de cette approche.
    • Pour cela, définissez l'heure de début de votre établissement sur minuit le lendemain du dernier jour de la période d'ajout/de désinscription.
  • Avant le décaissement
      : déterminez à quel moment vos dates de décaissement ont lieu par rapport à l'AEUSD. Si vous voulez que les fonds soient décaissés en fonction de l'adhésion réelle, vous devez utiliser le calcul au prorata de décaissement de Workday ou vous assurer que Workday exécute le réapprovisionnement à partir de l'adhésion réelle avant la date de décaissement. Les établissements couverts par des programmes classiques peuvent bénéficier de cette approche.
    • Pour cela, définissez l'heure de début de votre établissement sur minuit le premier jour du décaissement pour la période universitaire. Cela permet de s'assurer que Workday réévalue les frais de scolarité des étudiants et les packages en fonction de l'inscription réelle juste avant que le décaissement n'ait lieu dans la même exécution d'orchestration des tâches notes de nuit.
  • Avant la facturation
      : dans Workday, Workday Student Financials utilise les montants packagés de l'étudiant comme aide financière prévue à des fins de facturation. Cela signifie que lorsque le package de l'étudiant est basé sur une inscription prévue à temps plein, l'aide anticipée en tient compte et ne se base pas sur son inscription réelle à la date du jour ou sur des règles de calcul au prorata de décaissement. Les établissements dont les modèles d'inscription fluctuent, comme les universités Community, peuvent bénéficier de l'aide anticipée en fonction des inscriptions réelles.
    • Pour cela, définissez le taux de change de votre établissement à minuit le jour de la facturation. Vous avez ainsi l'assurance que Workday réévalue le COA et les packages des étudiants en fonction de l'inscription réelle juste avant la facturation.

Recommandations

  • Veillez à toujours configurer l'AEUSD pour les périodes universitaires standard ( tombe, printemps et été). Bien que Workday vous permette de configurer ce contrôle de date pour des périodes ou des modules non standard, nous n'appliquons pas l'AEUSD à ces périodes. Lorsque vous ne configurez pas ce contrôle de date pour une période universitaire standard, Workday utilise par défaut la date de début standard de la période universitaire standard pour l'AEUSD.
  • Packagez initialement les étudiants avant l'AEUSD manuellement ou via l'orchestration des emplois hebdomadaires pour afin de vous assurer que la structure de réaction puisse détecter tout changement de statut de chargement et regrouper les étudiants affectés dans l'AEUSD.
  • Pour les périodes universitaires futures où la date limite de l'AEUSD est inconnue, saisissez une date provisoire, puis rapprochez-la de l'AEUSD.

Actions requises

Pour un traitement réussi de l'AEUSD dans la structure de réaction, vous devez utiliser le motif de réaction au statut du chargement de la période universitaire dans les règles de réaction suivantes :
  • COA
  • Package de rémunération au mérite
  • Package requis

Limites

  • La fonctionnalité AEUSD concerne uniquement les étudiants immatriculés ; Cela n'a aucune incidence sur les candidats, car ils ne peuvent pas s'inscrire à des cours. Cela signifie que Workday ne supprime pas les packages d'aide financière aux candidats fondés sur la non-inscription après l'AEUSD.
  • Workday traite le contrôle de date AEUSD uniquement pour les périodes universitaires standard et non pour les périodes ou modules non standard.
  • À la date d'effet, vous ne pouvez pas modifier l'AEUSD d'une période universitaire avec des dossiers existants. Vérifiez que la date que vous avez définie est correcte avant la date du jour.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Aucun impact.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Aucun impact.

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.