Éléments de définition : plans de participation pour l'aide financière
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des plans de participation à l'aide financière. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les plans de participation pour l'aide financière affichent les informations d'adhésion requises pour attribuer l'aide financière et calculer les frais étudiants. Ces informations comprennent les inscriptions passées, actuelles et éventuellement futures d'un étudiant.
Avantages pour l'entreprise
Les plans de participation pour l'aide financière vous permettent de :
- Consulter facilement le détail des inscriptions, les statuts de la charge des cours et le classement scolaire, qui déterminent les montants de l'aide financière.
- Permet d'évaluer la progression des étudiants par rapport aux exigences du programme, ce qui a un impact sur l'aide financière.
- Mettez à jour manuellement toutes les données que Workday calcule automatiquement.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser les plans de présence Workday pour :
- Offrir une aide financière aux étudiants éligibles ayant un programme d'études déclaré avant leur inscription.
- Recalculez l'aide financière pour tenir compte des changements d'inscription.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien d'unités déterminent chaque statut de chargement ? | Vous pouvez décider et configurer combien d'unités inscrites correspondent à l'équivalent de chaque statut de chargement. Par exemple, un étudiant inscrit à 12 unités est un étudiant à temps plein, et un étudiant inscrit à 6 unités est un étudiant à mi-temps.
Les montants de l'aide financière varient d'une période universitaire à l'autre, en fonction du statut de la charge de l'étudiant. |
Combien d'unités gagnées déterminent chaque classement de classe ? | Vous pouvez décider et configurer le nombre d'unités que les étudiants doivent achever pour atteindre un certain niveau de classe. Exemple : un étudiant devient un étudiant en tant que étudiant. Il gagne 60 unités.
Vous pouvez également configurer des valeurs de début de classe distinctes à des fins d'aide financière. Cette configuration n'apparaît pas dans le dossier universitaire de l'étudiant. Exemple : un étudiant atteint un niveau supérieur après avoir achevé 60 unités, mais n'a besoin que de 45 unités pour bénéficier d'une aide financière. |
À quoi ressemble généralement l'inscription pour les étudiants ? | Vous pouvez configurer des modèles de participation types pour les étudiants qui projetent leurs inscriptions. Les modèles de participation typiques permettent à Workday de créer des plans de participation prévus pour les étudiants. Les modèles de participation typiques peuvent varier selon l'entité universitaire, le niveau universitaire ou les programmes d'études. Vous pouvez affecter à chacun un modèle de participation type spécifique. |
Quelles périodes universitaires voulez-vous que Workday renseigne dans le plan de participation d'un étudiant ? | Workday crée des plans de présence à partir de la date de début du programme d'études de l'étudiant jusqu'à la période universitaire de la date de fin prévue.
Pour que Workday continue d'alimenter le plan de participation, le programme d'études principal de l'étudiant doit avoir l'un des statuts suivants :
|
Recommandations
Pour réduire les erreurs de configuration et créer des plans de présence précis :
- Indiquez une valeur égale à zéro lors de la création d'ensembles de règles de statut de chargement et de règlements de classe pour l'aide financière. La valeur zéro doit être égaleà Non inscritpour les statuts de chargement età la première annéepour le classement scolaire.
- Configurez les règles ci-dessous avec la première date d'effet du premier dossier universitaire dans votre environnement client :
- Règle de calendrier.
- Règle de classe.
- Règle de statut de chargement.
Actions requises
Pour que les plans de participation des étudiants soient renseignés correctement, configurez les éléments suivants :
- Règles du programme fédéral d'aide aux étudiants (FSA) pour chaque programme d'études.
- Ensembles de règles de statut du chargement. Les ensembles de règles de statut de chargement déterminent combien d'unités de cours inscrites correspondent à un statut de chargement donné.
- Politiques de classification des classes. Les règles relatives au classement scolaire déterminent le nombre d'unités qu'un étudiant doit effectuer pour atteindre un certain classement scolaire.
- Une règle de calendrier pour définir la période d'été, qui a des besoins différents en matière d'aide financière. Les règles de calendrier contiennent les dates de période standard et le nombre de semaines d'instruction pour chaque période universitaire. Workday affiche ces dates de période standard et ces instructions sur les plans de présence.
- Des modèles de participation types pour que Workday anticipe les inscriptions types des étudiants et calcule l'aide financière pour les étudiants avant leur inscription.
- Contrôles de date. Configurez les éléments suivants :
- Le contrôle de la datede Début de l'utilisation réelle de l'inscriptionpour indiquer à quel moment Workday commence à utiliser l'inscription réelle d'un étudiant, plutôt que l'inscription prévue, pour l'aide financière.
- Le contrôle de la datede la Date de recalcul de l'appel d'offresafin que Workday puisse commencer à calculer les statuts de chargement des employés (POS) des étudiants.
Limites
Aucun impact.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies dans le domaine fonctionnel Financial Aid. | Permet de créer des règles de programme FSA. |
Set Up: Academic Policies dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet de créer les éléments suivants :
|
Set Up: Academic Calendar dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet de :
|
Set Up: Fully Attendance Pattern dans le domaine fonctionnel Academic Advising. | Permet d'indiquer l'activité type d'inscription d'un étudiant dans une période universitaire. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Aucun impact.
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Package d'aide financière | Workday utilise les informations des plans de participation pour l'aide financière pour créer et ajuster des packages d'aide financière. |
Décaissements d'aide financière | Workday utilise les plans de participation aux aides financières pour déterminer l'éligibilité aux décaissements et à quel moment les étudiants doivent les recevoir. |
Contrats d'organisme de financement et exonérations de cotisation | Workday renseigne les périodes universitaires sur les plans de participation à l'aide financière pour les étudiants disposant d'un contrat d'organisme de financement ou d'un refus pour la période, quel que soit le statut de l'inscription. |
Institutional Student Information Records (ISIR) | Workday crée et renseigne les périodes universitaires sur les plans de participation à l'aide financière pour les étudiants ayant une transaction ISIR pour la période, quel que soit le statut de l'inscription. |