Concept : date de début d'utilisation réelle de l'adhésion
La date de début d'utilisation réelle de l'inscription (AEUSD) est un contrôle de date essentiel dans Workday pour les périodes universitaires standard. En fonction de ce contrôle de date, Workday détermine à quel moment arrêter d'utiliser le statut de chargement prévu d'un étudiant et commencer à utiliser son statut de chargement réel pour le traitement de l'aide financière, ce qui affecte le coût de participation, le package, le décaissement et d'autres processus en aval. Vous pouvez définir l'AEUSD pour une période universitaire à l'aide de la tâche
Mettre à jour les contrôles de la date de la période universitaire
.
Nous vous recommandons de définir votre AEUSD le plus tôt possible, ou au plus tard 2 jours avant cette date. Si l'AEUSD a expiré lors de l'exécution de l'orchestration tous les soirs, les étudiants ne seront pas inclus dans le traitement associé à l'AEUSD.
Le traitement de l'AEUSD s'appuie sur la structure de réaction de Workday, qui reconnaît un changement de valeur entre le statut de chargement prévu d'un étudiant et son statut de chargement réel, puis lance le nouveau traitement du coût de l'offre d'emploi et du regroupement au mérite ou à partir d'un étudiant.
Plan de participation
Dans le rapport
Plan de participation
du profil d'aide financière d'un étudiant, Workday modifie automatiquement la valeur du champ Inscription réelle
de l'onglet Statut du chargement
de Non
à Oui
, ce qui indique uniquement que le nombre d'années d'adhésion a été atteint pour la période.Orchestration des tâches basées sur une nuit pour les étudiants
Tous les traitements AEUSD ont lieu pendant la Student Nightly Job Orchestration, qui commence à 1h00, heure de l'environnement client, et exécute un ordre défini d'emplois. Chaque emploi s'appuie sur des emplois précédents pour actualiser et marquer certaines données d'aide financière afin de garantir la mise à jour des dossiers d'étudiant.
Les tâches suivantes dans l'orchestration notes de nuit affectent le traitement AEUSD :
Emploi
| Description
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|---|---|
Traitement à la date de l'aide financière | En tant que premier emploi dans l'orchestration nocturne, cet emploi marque certains traitements de l'aide financière une fois que les contrôles de date sont atteints. Une fois le taux AEUSD atteint, cet emploi marque les modifications suivantes :
À ce stade de l'orchestration notes de nuit, Workday a défini les indicateurs que les tâches suivantes reprendront dans la même instance d'orchestration notes de nuit. |
Actualiser les plans de présence | Cette tâche traite les enregistrements avec des indicateurs d'actualisation Statut de la classe ou Statut du chargement définis dans la tâche Traitement basé sur la date de l'aide financière et supprime ces indicateurs. Pour l'AEUSD, il est important d'avoir un statut de chargement précis qui reflète toutes les inscriptions réelles en cours, car Workday utilise ces informations pour traiter l'aide financière pour le reste de la période universitaire. |
Affecter un coût de participation | Cette tâche traite les enregistrements avec des indicateurs de réévaluation du COA définis par la tâche Traitement basé sur la date de l'aide financière et supprime ces indicateurs. Notez que Workday n'actualise pas tous les enregistrements marqués via la tâche COA. À la place, Workday réévalue les enregistrements via la structure de réactions pour déterminer comment traiter les modifications survenues.
En cas de changement, Workday lance les processus suivants en fonction de la méthode de réaction configurée dans la règle de réaction associée :
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Package de rémunération au mérite - aide financière | Fonctionne comme la tâche Affecter les frais de scolarité, mais avec le rapport Révision des réactions au package de rémunération au mérite . |
Package requis pour une aide financière | Fonctionne comme la tâche Affecter les frais de scolarité, mais avec le rapport Révision des réactions à un package . |
Paiements de décaissement | Décaisse les attributions éligibles en fonction de votre configuration. |
Cas d'utilisation
Dans l'exemple décrit ci-dessous, Workday ajuste automatiquement le package d'aide financière d'un étudiant sur l'AEUSD pour tenir compte de son statut de chargement.
Conditions préalables :
- Définissez l'AEUSD pour le 16 janvier.
- Définissez des réactions pour les packages de besoins et de rémunération au mérite.
- Activez lechamp Motif de la réactionAutoet le champDébut de l'utilisation réelle de l'inscriptionàla date de révision manuellepour le motif de réaction au statut du chargement de la période universitaire.
Date | Événement |
|---|---|
1er janvier | Un administrateur de l'aide financière exécute le rapport Exécuter les processus des services financiers des étudiants (par étudiant) pour créer l'instance initiale de package pour un étudiant inscrit à temps plein.
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9 janvier | L'étudiant fait passer son statut de chargement à Temps partiel . |
16 janvier | Lorsque l'AEUSD est atteint à 00:00 :
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