Éléments de définition : traitement initial de l'aide financière
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du traitement initial des aides financières. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez utiliser le traitement initial de l'aide financière pour exécuter les dossiers d'étudiant dans chacun des emplois liés à l'aide financière pour la première fois, pour une période universitaire donnée :
- Évaluation de l'élément d'action ISIR
- Coût de participation (COA)
- Package de rémunération au mérite
- Package requis
- Communication de package
Vous pouvez effectuer le traitement initial de l'aide financière :
- Automatiquement, en créant des calendriers de tâches pour indiquer à quel moment et pour qui une tâche d'aide financière doit s'exécuter pendant l'orchestration des tâches de la nuit des étudiants.
- Manuellement, en exécutant chaque tâche d'aide financière individuellement.
Lorsqu'une tâche d'aide financière se termine, Workday affecte aux étudiants une instance initiale qui leur correspond. Exemple : vous exécutez manuellement la
tâche Coût de participation
pour un étudiant individuel pour la période universitaire de 2023. Workday lui affecte un COA initial pour l'automne 2023.Avantages pour l'entreprise
Le traitement initial de l'aide financière :
- Vous aide à traiter les montants des aides financières pour les bons étudiants.
- Permet de traiter plusieurs groupes à des moments différents.
Cas d'utilisation
Vous pouvez configurer Workday pour affecter :
- Des éléments d'action de l'ISIR aux étudiants qui entrent dans l'université pour la première fois et attendez leur affectation à des étudiants permanents.
- COA aux étudiants qui entrent dans l'université pour la première fois dans le semestre de printemps à venir.
- Des packages d'aide financière sont nécessaires aux étudiants éligibles qui ont également finalisé leurs demandes d'aide financière.
- Packages d'aide financière au mérite destinés aux étudiants de premier cycle et aux étudiants supérieurs, que vous souhaitez traiter à des moments différents.
- Notifications par e-mail aux étudiants dont les packages ont changé en raison de changements de statut de chargement.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous affecter les instances initiales d'aide financière ? | Vous pouvez créer des calendriers de tâches lorsque vous :
Vous pouvez exécuter des tâches d'aide financière manuellement lorsque vous :
|
Comment voulez-vous que le traitement de l'aide financière diffère selon la population étudiante ? | Vous pouvez créer des calendriers de travail pour différentes populations d'étudiants. Par exemple, vous pouvez avoir :
Chaque population étudiante peut avoir besoin de son propre calendrier. |
Devrez-vous mettre à jour ou reprendre le traitement initial de l'aide financière plusieurs fois ? | Une fois que vous connaissez la date de début d'une période universitaire, vous pouvez créer des calendriers de travail pour chaque emploi lié à une aide financière et commencer le traitement initial de l'aide financière. Workday exécute la tâche jusqu'à la date de fin indiquée et n'exige aucune mise à jour.
Vous pouvez également exécuter les tâches d'aide financière manuellement. |
Recommandations
Workday recommande de créer un calendrier de tâches sans filtre pour chaque emploi lié à une aide financière. Les calendriers de tâches sans filtre vous permettent de traiter tous les étudiants au final, y compris ceux qui s'inscrivent en retard ou qui n'ont été traités par aucun autre calendrier.
Actions requises
Assurez-vous que la période universitaire pour laquelle vous traitez l'aide financière est active dans les plans de participation des étudiants à l'aide financière.
Limites
Une fois que Workday traite un étudiant :
- Et crée une instance initiale pour eux pour une période universitaire. Ils ne sont pas traités à nouveau pour cette période universitaire par un calendrier de tâches.
- Il n'y a aucun moyen de supprimer l'instance initiale qui leur est affectée.
Exemple : un étudiant répond aux critères de votre calendrier de travail
Coût de participation
et Workday lui affecte un coa initial lors de l'exécution de la tâche. Même s'ils continuent de répondre aux critères du calendrier de travail, ils ne sont pas traités à nouveau car ils ont déjà un accusé de réception de bon de commande initial.Environnement client
Lorsque vous sélectionnez une date pour commencer le traitement de l'aide financière, Workday exécute le processus :
- À 01:00:00 chaque nuit dans le fuseau horaire configuré pour votre environnement client.
- À 01:00:00 (heure du Pacifique) si vous n'avez pas configuré de fuseau horaire pour votre environnement client.
Sécurité
Pour configurer les processus d'aide financière, vous devez avoir accès aux domaines suivants dans le domaine fonctionnel Financial Aid :
- Définir la planification des tâches d'évaluation de l'élément d'action de l'ISIR
- Domaine Set Up: Cost of Attendance
- Domaine Set Up: Package de rémunération au mérite
- Domaine Set Up: Need Package
- Définir les communications sur le package
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher la planification des tâches d'évaluation de l'élément d'action de l'ISIR Afficher un planning des tâches liées aux coûts de participation Afficher le planning des tâches du package de rémunération au mérite Afficher la planification de la tâche de regroupement des besoins Afficher le planning des tâches de communication de package | Vous pouvez utiliser ces rapports pour réviser les configurations des calendriers de vos tâches d'aide financière. |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Le traitement initial de l'aide financière interagit avec les autres domaines suivants :
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Plans de participation à l'aide financière | Workday utilise les informations figurant sur le plan de participation d'un étudiant pour calculer les montants qu'il doit recevoir une fois qu'il est traité via l'aide financière. |
Pourcentage du traitement de l'aide financière | Après le traitement initial, le traitement continu de l'aide financière permet de s'assurer que l'aide financière aux étudiants est à jour.
Après avoir affecté les montants initiaux, Workday utilise des réactions et des règles de réaction pour suivre les modifications susceptibles d'affecter l'aide financière aux étudiants et de mettre à jour leurs montants d'aide financière. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.