Éléments de définition : traitement continu de l'aide financière

Workday continue d'évaluer l'éligibilité des étudiants et de traiter l'aide financière pour les étudiants à l'aide de la structure de réactions après que vous leur avez affecté un(e) :

Coût de participation (COA).
Package d'aide financière au mérite.
Besoin d'un package d'aide financière.

La structure de réaction pour le traitement continu des aides financières vous permet de :

Suivre automatiquement les événements susceptibles d'affecter :
COA.
Package d'aide financière au mérite.
Besoin d'un package d'aide financière.
Configurer facilement votre réponse aux modifications d'événements étudiants. Vous pouvez indiquer les événements auxquels Workday doit répondre et la façon dont Workday doit y répondre.
Tenir à jour les montants de l'aide financière aux étudiants en fonction de leur éligibilité.

Vous pouvez configurer Workday de sorte à ce que :

Un étudiant échoue à un trop grand nombre de cours pour une période universitaire et ne satisfait pas aux exigences de progression universitaire satisfaisante (SAP) pour continuer à recevoir une aide financière.
Un étudiant se retire de tous ses cours pour une période universitaire et ne satisfait pas aux exigences de statut de chargement pour bénéficier d'une aide financière.
Le processus de gestion d'origine et de décaissement (COD) du Department of Education (US Department of Education) refuse la demande de prêt de l'étudiant. Vous devez alors réorganiser l'aide financière de manière à exclure tous les prêts.

Questions	Éléments à prendre en compte
Comment fonctionne la structure de réactions ?	Lorsque les données d'un étudiant changent en raison d'un événement, Workday marque l'enregistrement de l'étudiant pour évaluation dans la prochaine orchestration de niveaux d'études. Au cours de l'orchestration des emplois hebdomadaires pour les étudiants, Workday détermine si la modification des informations sur l'étudiant correspond à un motif de réaction dans votre politique de réaction et répond en conséquence.
Dans quelles situations devrez-vous ajuster l'aide financière aux étudiants ?	Tenez compte des différents événements qui vous obligent à ajuster l'aide financière aux étudiants. Exemple : l'ED exige des étudiants qu'ils aient des ISIR actifs pour pouvoir bénéficier d'une aide financière. Si son ISIR devient inactif, vous devrez mettre à jour ses attributions. Tenez compte à la fois des événements spécifiques d'un gouvernement et d'une établissement et ajoutez-les à vos politiques de réaction aux aides financières. Si vous ne configurez pas l'événement comme motif de réaction dans votre règle de réaction, Workday l'ignore.
Voulez-vous traiter à nouveau automatiquement les dossiers des étudiants ou placer les étudiants dans un rapport afin de pouvoir réviser et résoudre les événements manuellement ?	Vous ne pouvez pas traiter les enregistrements figurant dans les rapports de révision des réactions tant que vous n'avez pas révisé et résolu les réactions associées. La résolution d'une réaction : Traiter l'enregistrement via l'emploi associé. Marquez l'enregistrement pour un nouveau traitement automatique dans une exécution suivante de l'orchestration des tâches étudiantes. Pour traiter un enregistrement et résoudre la réaction simultanément, vous pouvez : Sélectionnez Exécuter dans le rapport de révision de la réaction. Utilisez le rapport Exécuter les processus d'aide financière aux étudiants par période .

Assurez-vous que votre processus de gestion des frais de scolarité des étudiants et vos règles de réaction du conditionnement sont synchronisées. Exemple : vous ajoutez le motif de réaction Résidence aux trois politiques de réaction. La

Méthode de réaction

est

Révision

pour votre politique de réaction aux frais de scolarité des étudiants et

Auto

pour vos politiques de réaction à l'emploi. En cas de changement de résidence de l'étudiant, Workday place son COA en révision manuelle, mais réorganise automatiquement sa rémunération au mérite et a besoin d'une aide financière. Les règles ne sont pas synchronisées car Workday réorganise l'étudiant avant que vous puissiez réviser et réévaluer son coût d'absence en fonction du changement de résidence.

Lorsque vous utilisez la méthode de réaction

Réviser

, révisez vos événements de réaction :

Manuellement dans votre environnement client Sandbox pour les événements que vous prévoyez de traiter automatiquement dans votre environnement client de production. Vérifiez que le traitement manuel vous donne les résultats souhaités avant de tester le traitement automatique.
Fréquemment. Exécutez régulièrement vos rapports d'évaluation de la réaction pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement et réduire les retards de traitement.
Dans l'ordre. Vérifiez et résolvez les événements de réaction aux coûts des absences avant les événements de réaction au conditionnement pour garantir l'exactitude des données.

Pour que Workday puisse exécuter le traitement continu de l'aide financière pour les étudiants, vous devez d'abord affecter aux étudiants leur coût d'absence initial, une aide financière au mérite et avoir besoin d'une aide financière tout au long du traitement initial de l'aide financière.

Pour vous conformer aux réglementations fédérales en matière d'aide financière, ajoutez

Activation ISIR

et

Modification ISIR

comme motifs de réaction dans les trois politiques de réaction.

Pour traiter l'aide financière en fonction de la date

de début de l'utilisation réelle de l'inscription

(AEUSD), ajoutez

le statut du chargement de la période universitaire (POS)

comme motif de réaction à toutes les trois règles de réaction.

Si vous utilisez un contrôle manuel de la date d'évaluation, définissez-le dans la tâche

Mettre à jour les contrôles de date de la période universitaire

. Si vous ne définissez pas de contrôle de date, Workday traite la réaction comme une révision manuelle.

Vous pouvez utiliser uniquement les éléments prédéfinis par Workday :

Motifs de réaction. Workday propose des motifs qui tiennent compte des cas d'utilisation les plus courants pour la mise à jour des montants d'aide financière.
Contrôles de date. Workday vous permet de configurer à quel moment les motifs de réaction définis pour l'évaluation automatique doivent passer à l'évaluation manuelle. Réfléchissez au contrôle de date prédéfini que vous souhaitez aligner sur cette transition.

Lorsque vous traitez manuellement le COA d'un étudiant, si vous avez besoin d'une aide financière ou si vous avez besoin d'une aide financière à l'aide du rapport

Run Student Financial Aid Processes by Period

, Workday ignore vos politiques de réaction et traite l'enregistrement. Exemple : un étudiant apparaît dans le rapport

Révision des réactions au coût de participation

avec une réaction

au statut du chargement de la période universitaire

. Lorsque vous exécutez manuellement la

tâche Coût de participation

de l'étudiant pour l'automne 2023 via le rapport, Workday traite de nouveau son accusé de réception de bon de commande et le supprime du rapport d'évaluation de la réaction pour cette période universitaire.

Aucun impact.

Pour configurer le traitement de l'aide financière, vous devez avoir accès aux domaines suivants dans le domaine fonctionnel Financial Aid :

Domaine Set Up: Cost of Attendance
Domaine Set Up: Package de rémunération au mérite
Domaine Set Up: Need Package

Aucun impact.

Rapports	Éléments à prendre en compte
Autorisé à afficher	Vous pouvez utiliser ce rapport pour afficher le détail de vos politiques de réaction au niveau d'une entité et d'un niveau universitaires, ou d'un programme d'études.
Révision de la réaction au coût de participation Révision de la réaction du package de rémunération au mérite Révision de la réaction de conditionnement requise	Vous pouvez utiliser ces rapports pour réviser et résoudre les événements de réaction.

Aucun impact.

Le traitement continu de l'aide financière interagit avec les autres domaines suivants :

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Traitement initial de l'aide financière	Le traitement continu de l'aide financière ne peut commencer qu'après le traitement initial de l'aide financière.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.