Créer des demandes d'achat
Sécurité : définissez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :
- Process: Requisition - Create/Edit
- Self-Service: Requisition
Vous pouvez créer une demande d'achat de biens et de services pour vous-même ou pour le compte d'un autre employé. Pour demander les services d'un intervenant extérieur, utilisez les demandes de poste.
- Accédez à la tâcheCréer une demande d'achat.Workday renseigne les éléments suivants :Si vous activez la fonctionnalitéRequisitions Experience Unificationdans le rapportMettre à jour les fonctionnalités à activer, nous vous redirigeons depuis la tâcheCréer une demande d'achatvers le workletDemandes d'achatpour rationaliser le processus de demande d'achat. Voir Créer des demandes d'achat dans le worklet Demandes d'achat.
- Worktags, à partir des affectations de rôles dans l'organisation de l'employé.
- Site de livraison, à partir de l'espace de travail de l'employé.
- Site d’expédition, à partir de l'adresse professionnelle de l'employé définie pour l’expédition. Si le profil de l'employé ne contient pas d'adresse d'expédition, nous renseignons une utilisation de l'expédition dans l'adresse par défaut de l'unité légale.
Si vous ne voulez pas que le site d'un employé soit renseigné en tant que worktag sur les demandes d'achat, désactivez l'optionSite de l'employé par défaut sur les transactions de dépensedans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances. - Tenez compte des options d'achat suivantes :
Option Description Rechercher dans un catalogueCréez des articles à rechercher dans le catalogue avec la tâcheDemande de chargement de catalogue. Ajoutez ensuite les catalogues fournisseurs aux contrats fournisseurs.Demander des articles hors catalogueCette option n'est pas disponible pour les demandes d'achat de type réapprovisionnement du stock ou consignation.Se connecter au site web d'un fournisseurPour configurer les liens pour se connecter directement aux sites web des fournisseurs, accédez à la tâcheMettre à jour les liens fournisseurs.Faire une demande de services liés à un projetCréez des projets et des tâches pour les services liés à un projet dans les tâchesCréer un projetouCréer un projet lié à une opportunité.Ajouter à partir de modèles et de demandes d'achat.Créez et mettez à jour des modèles de demande d'achat à l'aide des tâches suivantes :- Créer un modèle de demande d'achat
- Créer un modèle de demande d'achat partagé
- Mettre à jour en masse des modèles de demande d'achat
Utilisez le champRecherche d'un modèlelorsque plus de 500 modèles sont disponibles.Seuls les modèles ciblés seront disponibles en fonction de votre configurationd'Unité légale/de worktag/de type de demande d'achat/de livraison àdans votre profil d'en-tête de demande d'achat.Sélectionner parmi mes articles d'achat favorisLes utilisateurs finaux peuvent gérer les articles d'achat et sur catalogue marqués comme favoris dans la tâcheGérer les favoris des achats. - (Facultatif) Pour alterner entre les options d'achat, sélectionnezAfficher le panierà partir de l'icône du panier, puis cliquez surContinuer les achats.
- Si vous modifiez les valeurs de la demande d'achat au moment de valider, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Appel d'offres obligatoireVous ne pouvez pas sourcer de lignes de demande d'achat avec l'option Appel d'offres obligatoire, à moins d'associer la ligne de demande d'achat à une ligne d'appel d'offres.Pièces jointesCochez la caseExternepour inclure la pièce jointe dans le bon de commande obtenu pour que le fournisseur puisse la consulter.Sur la page de validation avancée, sélectionnez les catégories de pièce jointe pour indiquer le type de document. Vous pouvez définir une étape du processus de gestion pour acheminer les bons de commande avec une catégorie de pièce jointe spécifique vers un autre approbateur.Non facturéSélectionnez cette option pour indiquer qu’aucun coût prévu n’est associé à l'article.Si elle est liée à une demande de stocks, la transaction de stocks utilise le coût moyen de l'article.Par défaut, le champNon facturéest masqué. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheConfigurer des champs facultatifs.Les utilisateurs peuvent masquer les colonnes de la grille de manière Sélectionner en cliquant sur l'icône dans le coin supérieur droit de la grille.Pour modifier en masse des lignes de demande d'achat, vous pouvez sélectionner les options suivantes à partir de l'icône représentant des points de suspension en bas de la page :- Modifier l'adresse, pour mettre à jour les valeurs de site d'expédition et de site de livraison ou créer une autre adresse pour toutes les lignes de demande d'achat.
- Modifier les valeurs par défaut de la demande d'achatpour les valeurs suivantes :
- Date de livraison demandée
- Worktags, ventilations et modèles
- Fournisseur
- Connexion de commande du fournisseur
- Exigences de l'appel d'offres
- Non facturé
Lorsque vousModifier les valeurs par défaut de la demande d'achat, tenez compte des éléments suivants :Exigences de l'appel d'offresSélectionnezConserver les sélections actuellespour ne rien modifier.Ventilations et worktags par défaut- Copier à partir d'un modèle de worktags: valeur héritée d'un ensemble d'affectations de ventilation ou de worktags couramment utilisés.
- Utiliser les worktags par défaut: configure un ensemble de worktags.
- Utiliser les ventilations par défaut: ventile automatiquement les affectations par pourcentage. Les valeurs par défaut du pourcentage des affectations de la ventilation ne s'appliquent pas aux lignes de demande d'achat nouvellement ajoutées.
Non facturéCliquez sur Sélectionner toutpour cocher la caseNon facturépour toutes les lignes de demande d'achat applicables. La sélection del’option Non facturéaura pour effet de supprimer toutes les ventilations des lignes de demande d'achat existantes.Par défaut, le champNo Charge on Requisition Defaultsest masqué. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheConfigurer des champs facultatifs.Placez le curseur sur les champs pour afficher les valeurs actuelles de votre demande d'achat. - Au moment de valider, tenez compte des options suivantes dans la sectionInformations sur la demande d'achat:
Option Description Carte de créditWorkday n'affiche pas ce champ, sauf si une carte de crédit a été affectée à l'employé. Les seules cartes de crédit disponibles pour un employé lors de la validation sont des cartes affectées à l'employé.Le champ Carte de crédit est :- Modifiable si vous avez configuré une carte de crédit comme type de paiement pour le fournisseur. Par défaut, Workday renseigne les informations de carte de crédit que vous avez configurées pour le fournisseur dans ce champ.
- Non modifiable si aucune carte de crédit n'est configurée pour le fournisseur. Workday renseigne le champ avec les informations de l'employé pour la demande d'achat.
Priorité élevéeSélectionnez cette option pour les demandes urgentes afin de marquer une demande d'achat pour traitement et exécution express.Cette option vous permet également de créer des routages d'approbation personnalisés pour les demandes d'achat à priorité élevée et d'assurer un traitement plus rapide de ces demandes.Acheteur en charge du sourcingSélectionnez l'acheteur des commandes résultant du sourcing automatique vers. Lorsque vous configurez ce champ comme champ obligatoire, l'acheteur est marqué commeAcheteur en charge du sourcing des demandes d'achatdans la colonneAcheteur obtenude la règle de sourcing de la demande d'achat.
- (Facultatif) Pour modifier le demandeur sur les demandes d'achat et bons de commande terminés, accédez à la tâcheChanger en masse des employés sur un document d'achatet sélectionnezDemandes d'achat.