Acheter des biens et services pour les nouveaux employés
Lorsque vous embauchez de nouveaux employés, vous devez leur fournir du matériel. Exemple : un nouvel ordinateur portable. Vous pouvez regrouper tous les biens à fournir dans un modèle de demande d'achat et associer ce modèle à un profil d'emploi. Lorsque vous embauchez un employé avec ce profil d'emploi, Workday demande automatiquement au partenaire RH de créer une demande d'achat pour l'employé. Le modèle reprend déjà toutes les informations. Le partenaire RH peut alors se contenter de soumettre la demande d'achat déjà renseignée ou, au besoin, la modifier.
- Pour prendre en charge l'allocation automatique de ressources, modifiez le processus de gestionEmbaucherouEmbaucher un intervenant extérieur.
- Ajoutez une étape d'action pourCréer un événement d'allocation de ressources. Cette étape est lancée à chaque embauche d'un salarié ou d'un intervenant extérieur, même si aucun modèle de demande d'achat n'est associé au profil d'emploi.
- Ajoutez une règle d'étape conditionnelle pour rechercher un modèle de demande d'achat associé au profil d'emploi. Vous pouvez lancer cette étape uniquement pour les profils d'emploi auxquels est associé un modèle de demande d'achat.
- En tant qu'acheteur ou coordinateur de services, créez un modèle de demande d'achat à l'aide de la tâcheCréer un modèle de demande d'achat partagé.
- Dans le champModèle de nouvelle embauche pour le profil d'emploi, affectez un ou plusieurs profils d'emploi au modèle.
- Sélectionnez l'optionPublicdans la sectionAccès au modèle. Le modèle doit être public pour l'allocation automatique de ressources.
- (Facultatif) Ajoutez des articles dans les grillesLignes de biensetLignes de services.ChampDescriptionArticle(Facultatif) Sélectionnez un article pour chaque ligne du bon de commande.Une fois l'article sélectionné, uneCatégorie de dépenseest automatiquement associée à l'article.Catégorie de dépenseLa catégorie de dépense permet d'associer les articles à leurs règles d'imputation comptable correspondantes et fournit des détails pour la création de factures. Si vous sélectionnez un article avant de spécifier la catégorie de dépense, la catégorie de dépense affiche automatiquement la catégorie affectée à l'article. Vous ne pouvez pas modifier la catégorie de dépense.Fournisseur(Facultatif) Sélectionnez un fournisseur pour cet article.QuantitéSaisissez le nombre d'unités à acheter et à recevoir par rapport à la ligne de contrat.Unité de mesureSélectionnez uneUnité de mesurepour la ligne, telle quePièceouCaisse.Coût unitaireSélectionnez unCoûtunitairepour l'unité de mesure que vous avez indiquée.WorktagsSpécifiez desworktagspour suivre le détail, créer la comptabilisation et à utiliser pour la génération de rapports.VentilationsPour ventiler les lignes parMontantouQuantité, cliquez surVentilations, indiquez le montant ou la quantité pour chaque ventilation et définissez éventuellement desworktagsdifférents.
- Embauchez un nouveau salarié ou un intervenant extérieur avec ce profil d'emploi.
- Lorsque le partenaire RH reçoit une tâche dans Mes tâches l'invitant à créer une demande d'achat pour le nouvel employé, procédez de la sorte et soumettez la demande d'achat.Les informations du modèle sont automatiquement reprises dans la demande d'achat. Si nécessaire, vous pouvez modifier le modèle et l'adapter aux besoins spécifiques d'un employé.
Le processus d'achat se poursuit normalement après la soumission de la demande d'achat, comme si vous l'aviez créée de toutes pièces.