Étapes : définir un responsable commun de la paie (USA)

Administrator Guide

Consultez les éléments de définition des relations courantes avec l'unité légale responsable de la paie.

Créez l'unité légale responsable commune de la paie et les unités légales associées.

Sécurité :

Domaine Manage: Company
dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.

Set Up: Payroll (Tax Filing/W-2s) - USA
dans le domaine fonctionnel USA Payroll.

Vous pouvez créer une relation commune d'unité légale responsable de la paie dans Workday. Pendant la période de la relation, l'unité légale responsable de la paie commune désignée paie les salaires de tous les salariés des unités légales de la relation.

Workday agrège les salaires gagnés dans toutes les unités légales concernées à des fins de calcul des limites pour les éléments suivants :

OASDI.

Medicare.

Assurance chômage fédérale (FUI).

Assurance chômage d'état (SUI) pour les états configurés.

Il vous incombe de veiller à l'éligibilité en fonction de la loi applicable pour les personnes suivantes :

Toutes les unités légales incluses dans la relation commune du responsable de la paie.

Tous les salariés payés par le responsable de la paie commun.

Tous les états configurés dans la relation commune de responsable de la paie pour l'agrégation de l'assurance chômage d'état (SUI).

Workday recommande de démarrer une relation commune avec un responsable de la paie le 01/01/2019 dans l'exercice fiscal en vigueur avant l'exécution de la paie. Lorsque vous effectuez l'une des actions suivantes de manière rétroactive, Workday peut ne pas corriger automatiquement les résultats finalisés et en cours :

Créez une relation commune avec un responsable de la paie après avoir traité n'importe quelle période de paie de cette année.

Ajoutez un état après avoir traité la paie dans ce trimestre.

Ajoutez une unité légale associée après avoir traité la paie de cette année.

Vous pouvez créer et extraire en bloc les relations courantes des unités légales responsables de la paie à l'aide des services web suivants :

Récupérer des responsables de paie communs

Insérer un responsable de paie commun

Accédez à la tâche

Créer un lien entre unités légales

Dans l'invite

Type de lien de l'unité légale

, sélectionnez Responsable commun de la paie
.

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Reporting Tax Year	Exercice fiscal au cours duquel débute la relation du responsable commun de la paie, applicable à l'ensemble de l'exercice indiqué. L'exercice doit être 2021 ou un exercice ultérieur. Workday vous recommande de sélectionner un exercice fiscal sans résultats de paie. Le démarrage d'une relation rétroactive avec un responsable commun de la paie ne sera pas répercuté dans les résultats de paie déjà finalisés ou en cours ou dans la déclaration fiscale.
Inactive as-of Tax Year	(Facultatif) La relation d'unité légale n'est plus active au 01/01 de l'exercice indiqué. Exemple : vous voulez que la relation commune du responsable de la paie soit calculée pour l'exercice fiscal 2022. Vous sélectionnez 2022 comme Exercice fiscal de reporting et 2023 comme Inactif à la date d'effet fiscale . La relation commune de responsable de la paie est active uniquement pour l'exercice fiscal 2022. Les calculs de responsable de paie courants ne sont plus effectués pour les résultats de paie dont la date de paiement est le 01/01/2023.
Unités légales associées	L'invite affiche uniquement les unités légales qui ne font pas partie d'une relation avec une autre unité légale pendant la même période. Le cas échéant, vérifiez les dates d'effet de chaque relation d'unité légale pour identifier la simultanéité. Workday vous recommande de ne pas ajouter d'unités légales associées à une relation existante avec un responsable de la paie en milieu d'année. La modification ne sera pas répercutée sur les résultats de paie déjà finalisés ou en cours ou sur la déclaration fiscale.
Configuration de l'état	Lorsque vous incluez un état dans votre configuration, Workday agrège les salaires d'assurance chômage d'état (SUI) gagnés dans toutes les unités légales impliquées dans la relation pour les calculs de limite. Workday recommande de configurer un état par ligne pour faciliter l'identification des erreurs de configuration. Cette méthode fournit également des informations claires lors de l'audit de l'historique de votre configuration. Vous ne pouvez pas supprimer un état une fois que vous avez calculé la paie dans les trimestres configurés. Il vous incombe de vous assurer que les États que vous incluez autorisent le responsable commun de la paie conformément à la loi applicable.
Trimestre de début	Workday inclut un état dans les calculs communs du responsable de la paie au premier jour du trimestre de début que vous sélectionnez. Les calculs d'assurance chômage d'état (SUI) applicables sont effectués pour les résultats de paie dont la date de paiement se situe dans les trimestres d'effet de la ligne configurée. Workday recommande de ne pas ajouter d'état de manière rétroactive après le traitement de la paie pendant le trimestre de début. La modification ne sera pas répercutée sur les résultats de paie déjà finalisés ou en cours ou sur la déclaration fiscale.
Inactif au trimestre	Les calculs de chômage d'état ne sont plus actifs au trimestre sélectionné. Exemple : vous voulez que l'état soit inclus dans les calculs de 2022-T1 et de 2022-T2. Vous sélectionnez le trimestre de début 2021-T1 et le trimestre Inactif en date du 2021-T3. Les calculs communs du responsable de la paie incluent uniquement les états pour 2022 T1 et T2. Workday ne recommande pas de désactiver un état de manière rétroactive une fois que vous avez traité la paie dans le trimestre inactif sélectionné. La modification ne sera pas répercutée sur les résultats de paie déjà finalisés ou en cours ou sur la déclaration fiscale.
Administration de l'état de la paie	Sélectionnez l'état pour lequel vous souhaitez inclure les calculs de l'assurance chômage d'état (SUI). Pour qu'un état s'affiche dans cette invite, il doit être : Configurés dans la tâche Company State and Local Tax Reporting pour l'unité légale responsable de la paie commune désignée. Actifs dans le Trimestre de début que vous configurez pour la relation commune avec le responsable de la paie.
Periodic Tax Reporting Quarterly Tax Reporting	Workday utilise cette configuration comme configuration par défaut pour séparer la déclaration des taxes. Workday ne prend pas en charge la création de déclarations fiscales combinées pour toutes les unités légales.
Formulaires de fin d'année	Indiquez si vous souhaitez envoyer les formulaires de fin d'exercice séparément pour chaque unité légale ou combinés pour toutes les unités légales. Lorsque vous sélectionnez un reporting de fin d'exercice combiné : Vous pouvez uniquement sélectionner l'unité légale gérée par le responsable de la paie lorsque vous générez le rapport et créez vos formulaires de fin d'exercice. Vous pouvez générer un seul formulaire W-2 ou W-2C pour les salariés qui travaillent simultanément pour au moins deux unités légales associées. Workday combine les cotisations d'état et locales du gain de l'employé par identifiant. Workday reprend les options d'impression de l'employé provenant de l'unité légale gérée par le responsable de la paie standard. Workday déclare l'unité légale responsable de la paie commune désignée pour les sections fédérales du W-2. Le W-2 inclut les cotisations fédérales agrégées de toutes les unités légales ayant une relation commune avec le responsable de la paie. Workday répertorie chaque combinaison d'unité légale et d'état sur des lignes distinctes et déclare les EIN pour chaque unité légale. Une fois que vous avez créé des formulaires W-2 dans la date d'effet de la relation commune avec le responsable de la paie, vous ne pouvez plus modifier la configuration du formulaire de fin d'exercice. Pour modifier la configuration, vous devez désactiver le responsable commun de la paie actuel et créer une nouvelle relation avec un responsable commun de la paie.

Utilisez la tâche

Modifier la déclaration fiscale fédérale américaine d'une unité légale

pour saisir la même configuration des cotisations FUTA (Federal Unemployment Tax Act) pour toutes les unités légales associées. Les dates d'effet de votre configuration doivent être antérieures ou identiques aux dates d'effet courantes de la relation du responsable de la paie.

Si vous devez modifier votre configuration après le début de la relation commune des responsables de la paie, vérifiez que la configuration et la date d'effet sont les mêmes pour toutes les unités légales associées.

Voir Définir l'imposition des unités légales fédérales aux États-Unis, Définir l'imposition des unités légales (USA), et Définir l'imposition locale des unités légales (USA).

Utiliser la tâche

Modifier la déclaration fiscale locale et d'état d'une unité légale

pour configurer toutes les administrations fiscales locales et d'état qui existent pour toutes les unités légales associées dans l'unité légale du responsable commun de la paie.

Ces administrations fiscales doivent exister dans l'unité légale responsable commune de la paie pour pouvoir être calculées dans les résultats de paie des unités légales associées.

Les dates d'effet de votre configuration doivent être antérieures ou identiques aux dates d'effet courantes de la relation du responsable de la paie.

Si vous incluez un état dans la configuration de la relation d'unité légale du responsable de la paie à des fins d'agrégation d'assurance chômage d'état (SUI), configurez le même taux d'assurance chômage d'état pour cet état dans toutes les unités légales associées. Il s'agit du taux que l'État peut vous affecter lors de l'approbation de votre demande de fichier en tant que responsable commun de la paie pour la génération de rapports sur l'assurance chômage d'état (SUI).

Si vous ne configurez pas le même taux d'assurance chômage d'état (SUI) pour l’état dans toutes les unités légales de la relation, des écarts d'assurance-vie de groupe inattendus peuvent se produire lors du traitement de la paie du responsable commun de la paie pour l'état.

Si vous devez apporter des modifications à la configuration après le démarrage de la relation CPM, assurez-vous que la configuration et les dates d'effet sont les mêmes pour toutes les unités légales associées.

Saisir les options de cotisations des employés dans le responsable commun de la paie, avec des dates d'effet comprises dans les années d'effet de la relation.

L'unité légale responsable commune de la paie doit saisir et gérer toutes les options de cotisation tant que la relation est en vigueur.

Vous pouvez copier les options de cotisations des unités légales associées vers l'unité légale responsable de la paie. Voir Copier les options de cotisations d'un employé (USA).

Vérifiez que vous avez configuré toutes les administrations fiscales locales et d'état dans l'unité légale responsable commune de la paie avant d'ajouter une option de cotisation pour un employé ou d'exécuter la tâche

Copy Tax Elections for a Worker (USA)

. Sinon, vous ne pourrez pas ajouter ou copier une option de cotisation.

Workday applique les options de cotisations communes des responsables de la paie à tous les emplois et à toutes les unités légales au sein de la relation. Workday n'applique pas les options de cotisations dans les unités légales associées tant que la relation est active.

Amanda Adams travaille à l'Hôpital universitaire et travaille en même temps en tant que professeure au campus de l'université. L'hôpital et le campus appartiennent à des unités légales différentes, chacune avec sa propre FEIN.

L'hôpital universitaire et le campus universitaire correspondent tous deux à la définition de l'IRS des unités légales associées. Amanda répond à la définition d'emploi simultané. L'État dans lequel les deux unités légales opèrent autorise des responsables de paie communs pour les calculs de l'assurance chômage d'état (SUI).

Dans cet exemple, la limite de salaire OASDI est de 142 800 et la limite de cotisation est de 8 8853,60.

Responsable commun de la paie configuré ?	Résultat	Calcul de l'OASDI
Non	Workday calcule les limites FICA, FUTA et SUI pour les deux unités légales séparément. Plusieurs limites annuelles s'appliquent au même salarié et l'assujettissement à la taxe augmente.	Hôpital universitaire : 142 800 × 6,2 % = 8 8853,60 (+ part employeur). campus universitaire : 142 800 × 6,2 % = 8 8853,60 (+ part employeur). Amanda paie 17 707,20. L'employeur paie 17707,20.
Oui	Les limites FICA, FUTA et SUI sont agrégées pour les deux unités légales. Workday applique une limite annuelle unique et le responsable de la paie commun désigné agit en tant qu'employeur unique.	Hôpital universitaire : 99 600 × 6,2 % = 6 175,20 (+ part employeur). campus universitaire : 43 200 × 6,2 % = 2 678,40 (+ part employeur). Amanda paie 8 853,60. L'employeur paie 8 853,60.

Vous pouvez modifier le lien avec la tâche

Modifier un responsable commun de la paie

Modifier les relations d'une unité légale

Vous pouvez utiliser la tâche

Supprimer un responsable commun de la paie

tant qu'aucun calcul de la paie n'est effectué pendant la relation.

Copier les options de cotisations d'un employé (USA)