Éléments de définition : validation du net à payer et arriérés

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la validation du net à payer et des arriérés. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Workday vous permet de définir un net à payer minimum pour les employés et de prélever des déductions sur leur paie selon les priorités que vous définissez. Lorsque le total de la déduction dépasse la paie disponible, Workday affecte la déduction restante aux arriérés. Vous pouvez ensuite suivre ces montants de déduction et définir les limites des montants à récupérer sur la paie ultérieure des employés.

En Australie et en France, la gestion de la paie ne requiert généralement pas le suivi des arriérés.

Avantages pour l'entreprise

Workday vous permet de définir comment récupérer les arriérés pour chaque déduction et dans quel ordre. Cela permet de réduire le traitement manuel lorsque les employés paient les déductions à l'avance ou présentent des soldes d'arriérés négatifs.

Cas d'utilisation

Vous pouvez définir des règles pour le suivi et la récupération des arriérés afin de gérer des déductions du type :

Rémunération différée.

Régimes de santé.

Pensions.

Comptes de retraite.

Cotisations syndicales.

Vous pouvez traiter les arriérés dans les cas suivants :

Les employés payés à l'heure ont des déductions fixes, mais n'ont pas d'heures travaillées pour une période de paie hebdomadaire.

Les employés paient des déductions à l'avance par chèque personnel.

Les employés partent en congé sans solde ou partiellement payé.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Utilisez-vous Workday Payroll pour la France ?	Lorsque vous utilisez Workday Payroll for France, Workday fournit les déductions suivantes pour éviter que les employés reçoivent un salaire net négatif : Avance sur net à payer négatif [FRA] qui crée une avance lorsque le net à payer est négatif. Remboursement du salaire net négatif précédent [FRA] , qui déduit l'avance sur net à payer négatif du salaire positif suivant de l'employé. Lorsque vous utilisez ces déductions prédéfinies par Workday, vous n'avez pas besoin de configurer le traitement des arriérés.
Comment voulez-vous récupérer les arriérés ?	Lorsque le montant total de la déduction pour un employé ramène son net à payer en dessous du montant net minimum, vous pouvez : Suivre le montant placé aux arriérés. Récupérer les arriérés dans les exécutions de paie suivantes de l'employé. Définir les conditions d'éligibilité à la récupération, telles que le lot de paie, la catégorie d'exécution ou le calendrier de paie. Vous pouvez configurer des règles de récupération des arriérés au niveau des déductions et des règles plus détaillées lorsque cela est nécessaire. Exemple : configurez la récupération illimitée des arriérés pour tous les employés, mais aucune récupération pour les employés absents avec salaire partiel.
Quelles limites d'arriérés voulez-vous définir ?	Vous pouvez récupérer le montant maximum des arriérés sur la paie des employés d'une période ou limiter les montants recouvrables aux éléments suivants : Montant fixe. Pourcentage de la déduction actuelle. Vous pouvez également limiter le montant total des arriérés récupérés en utilisant une limite de récupération des arriérés partagé. Cette option limite le montant total récupéré pour une personne ou un groupe de déductions dans un résultat donné. Les limites du net à payer pour la catégorie d'exécution sont prioritaires sur les limites des arriérés. Workday réduit le montant des arriérés récupérés afin qu'il ne tombe pas en dessous du montant net minimum. Exemples : Plafond le montant total des arriérés récupérés pour un groupe de déductions. Récupérez un montant fixe auprès des employés actifs sans déduction actuelle lorsqu'ils ne sont plus éligibles au régime d'avantages sociaux associé. Définissez un montant fixe élevé pour récupérer le montant maximum des arriérés lors d'une exécution de primes.
Comment voulez-vous ajuster les soldes des arriérés ?	Lorsque les employés ont un solde d'arriérés restant dus et que vous voulez l'ajuster ou le compenser, vous pouvez utiliser les moyens suivants : Ajustement ponctuel via des saisies d'élément de paie à traiter lors de la période de paie suivante, comme pour les employés absents. Paiements manuels qui n'affectent pas les résultats de paie existants, comme pour les employés dont l'emploi a pris fin.
Comment souhaitez-vous que la récupération des arriérés ait une incidence sur les autres déductions ?	Lorsqu'une déduction est placée aux arriérés en raison d'un net à payer insuffisant, vous pouvez configurer Workday pour recalculer les éléments suivants : Autres déductions de priorité inférieure ayant une incidence sur le net à payer. Autres éléments de paie dans la catégorie d'exécution. Workday continue de traiter les arriérés des déductions désactivées pour les paiements en cycle standard et hors cycle jusqu'à ce qu'elles soient remboursées. Pour mettre à jour le solde d'arriérés d'un élément de paie inactif, vous pouvez configurer une limite de montant fixe à appliquer lorsqu'aucune déduction n'est à traiter.
Comment gérez-vous les déductions des arriérés en fin d'exercice ?	Workday continue de récupérer les arriérés d'une année sur l'autre. Vous pouvez reporter à la fin de l'année toutes les déductions avant impôts en arriérés et les déduire l'année suivante comme déductions après impôts en : Créant un solde de paie. Chargeant les déductions avant impôts en arriérés dans ce solde de paie.
Avez-vous des déductions de retenue sur salaire ?	Workday applique des priorités spécifiques pour traiter les déductions de retenue sur salaire. Par défaut, ces priorités ne sont pas en conflit avec celles que vous définissez pour d'autres déductions. Vous pouvez configurer des remplacements de règle de retenue sur salaire pour modifier les paramètres d'arriérés de retenue sur salaire.

Recommandations

Pour Workday Payroll for Canada, configurez les cotisations des salariés légales et obligatoires prédéfinies par Workday lors de la définition des priorités des déductions afin d'éviter un net à payer négatif pour les employés en congés payés. Ne suivez pas et ne récupérez pas les arriérés de ces déductions et classez-les à la demande de l'Agence des revenus du Canada.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Vous ne pouvez pas :

Placer aux arriérés les déductions que vous calculez à l'aide de la tâche

Exécuter le calcul de la paie rétroactive

Récupérer les arriérés générés pour un calcul de paie finalisé.

Déductions des arriérés de la ventilation pour les employés avec plusieurs worktags d'administration fiscale ou avec des salaires permanents pour plusieurs juridictions du travail (USA).

Récupérer les soldes d'arriérés disponibles dans les paiements supplémentaires à la demande.

Récupérer les arriérés en fonction des worktags de déduction. Vous pouvez uniquement configurer des arriérés pour la déduction elle-même.

Utilisez la valeur Limite de récupération des arriérés partagés
pour inclure les salaires des résultats hors cycle sans configuration supplémentaire. Par défaut, Workday ne prend pas en compte les salaires des résultats hors cycle. Voir Étapes : Étapes : configurer la limite des arriérés de la récupération partagée pour inclure les salaires supplémentaires à la demande.

Créer des règles d'audit pour les arriérés.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Audits)	Exécutez des rapports d'audit pour réviser les résultats de paie et identifier les employés avec un net à payer nul.
Reports: Pay Calculation Results (Reports: Indexed Data Source Filters)	Affichez les soldes d'arriérés des employés.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)	Configurez les règles de récupération des arriérés, notamment : Accès aux rapports de suivi des arriérés. Définition des limites des arriérés. Définition des priorités des déductions.

Processus de gestion

Aucun impact.

Génération de rapports

Vous pouvez activer le suivi des arriérés pour afficher les montants dans les rapports standard, que vous souhaitiez ou non les récupérer.

Rapports	Éléments à prendre en compte
Audit - résultats du calcul de la paie pour une période	Identifiez les employés actifs et inactifs avec un net à payer nul pour permettre de gérer les arriérés.
Validation du net à payer et règles d'arriérés	Vérifiez les configurations de suivi et de récupération des arriérés pour toutes les déductions.
Validation du net à payer et règles d'arriérés (filtrer par priorité)	Vérifiez les configurations de suivi et de récupération des arriérés des déductions pour lesquelles vous définissez des priorités.
Résultat de paie	Affichez le solde des arriérés et l'activité actuelle d'un employé dans l'onglet Cumuls de paie/soldes .
Résultats du calcul de la paie - solde d'arriérés restant dus (vue composite)	Affichez les soldes d'arriérés des employés pour une période de paie donnée. Ce rapport est sécurisé via le même domaine Reports: Pay Calculation Results (Reports: Indexed Data Source Filters) que les filtres de source de données indexées. Workday ne prend pas en charge la sécurité segmentée dans les rapports composites.

Vous pouvez utiliser les sources de données du rapport sur la validation du net à payer et les arriérés lorsque vous créez les rapports personnalisés suivants :

All Deductions in Net Pay

All Deductions in Net Pay (filter by priority)

RDS des lignes du résultat de la paie pour le solde des arriérés restant dus (USA)

(USA, CAN)

Intégrations

Vous pouvez utiliser les services web Import Payroll Input
ou Import Payroll Off-Cycle Payment
pour effacer en masse les arriérés. Exemple : vous pouvez effacer les déductions avant impôts à la fin de l'année et les charger en tant que déductions après impôts pour l'année suivante.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Avantages sociaux	Vous pouvez configurer les avantages sociaux de façon à ce que Workday les accorde aux employés ayant suffisamment de gains pour couvrir leurs arriérés. Exemple : vous pouvez empêcher Workday de verser des prestations de crédit bien-être aux employés dont les gains ne couvrent pas leurs déductions médicales.
Éléments de paie	Vous pouvez configurer des règles de récupération des arriérés en fonction des règles d'éligibilité aux éléments de paie suivants : Catégorie d'exécution. Détail du lot de paie. Autres critères tels que la planification. Exemple : configurez Workday pour prendre en compte les arriérés de la seconde sous-période d'une période de paie au lieu de la période de paie suivante.
Catégories d'exécution de la paie	Le traitement des arriérés et de la validation du net à payer débute lorsque le résultat atteint le net à payer minimum que vous définissez dans la catégorie d'exécution. Vous pouvez définir différentes règles d'arriérés pour chaque catégorie d'exécution.
Calculs de la paie rétroactive	Lors du calcul de la paie rétroactive, Workday ne place pas les déductions aux arriérés et ne tente pas de récupérer les arriérés générés pour un calcul de paie finalisé. Lorsque vous exécutez la paie rétroactive pour une période avec une déduction placée aux arriérés, le calcul de la paie rétroactive prend en compte le montant des arriérés et l'applique à la limite ou au solde de la déduction. Lorsqu'un paiement rétroactif et un paiement régulier combinés dépassent la paie de l'employé, Workday applique d'abord le montant à la paie rétroactive et reporte le reste sur la paie standard. Workday place ensuite le montant au-delà du seuil aux arriérés. Vous pouvez reporter un résultat de paie rétroactive aux arriérés en utilisant une saisie d'élément de paie avec deux lignes : 1 pour réduire le résultat de la paie rétroactive. 1 pour augmenter le solde des arriérés.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Considérations relatives à la configuration : catégories d'exécution de la paie

Éléments de définition : gains et déductions

Concept : paie rétroactive et arriérés