Éléments de définition : rapports personnalisés sur la paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des rapports personnalisés sur la paie. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez créer des rapports personnalisés sur la paie avec des champs, des filtres, des worktags et d'autres critères spécifiques. Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour extraire les données de paie de chaque employé ou de tous les employés pour des fourchettes de dates spécifiques. Les rapports peuvent inclure le salaire brut, le net à payer, les cotisations, les gains, les déductions et les écarts des résultats de paie.
Avantages pour l'entreprise
Les rapports personnalisés sur la paie vous permettent d'effectuer les actions suivantes :
- Explorer les données de paie pour identifier les corrélations ou différences telles que des déductions ou gains manquant(e)s.
- Intervenir sur les résultats de paie, notamment finaliser les résultats de la paie rétroactive.
- Comparer les écarts entre les résultats de paie, notamment les différences de gains entre la période en cours et la période précédente.
- Fournir des données de paie à des utilisateurs non associés à la paie, telles que les soldes des gains des salariés d'un responsable.
Cas d'utilisation
- Vous pouvez utiliser des rapports simples ou avancés pour analyser des informations détaillées sur un ensemble de données cible, tel que les totaux des cotisations pour une période de paie.
- Vous pouvez utiliser un rapport matriciel pour regrouper un important volume de données, comme les affectations de lot de paie.
- Vous pouvez utiliser des rapports composites pour afficher des données combinées issues de différentes sources, notamment les écarts des éléments de paie du cumul annuel, du cumul depuis le début du mois et du cumul depuis le début du trimestre.
- Vous pouvez utiliser des rapports de recherche pour trouver un sous-ensemble de données et effectuer une action sur ces données.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Existe-t-il un rapport standard qui contienne la plupart des fonctionnalités qui vous intéressent ? | Vous pouvez utiliser la tâche Copy Standard Report to Custom Report pour modifier un rapport standard. |
Savez-vous quelle source de données utiliser pour votre rapport personnalisé ? | La source de données que vous sélectionnez détermine :
All Pay Balances for Payroll . Vous pouvez consulter toutes les sources de données sur le rapport Sources de données . Utilisez les sources de données indexées autant que possible. Sélectionnez des sources de données filtrées, telles que Employés par organisation , ou des sources de données plus exclusives, telles que Mes subordonnés directs pour améliorer l'efficacité.
Lorsque vous cochez la case Optimisé pour les performances dans la tâche Créer un rapport personnalisé , Workday supprime les sources de données non indexées de la liste de sélection. Pour afficher et sélectionner toutes les sources de données, désélectionnez la case. |
Voulez-vous utiliser le rapport pour transférer des données de paie à un service externe ? | Si vous utilisez une fonctionnalité RaaS (Report-As-A-Service) ou une exportation Excel/CSV pour transférer des données de paie, vous pouvez opter pour des intégrations Studio pour exporter des volumes importants vers des services externes. |
Quels rôles dans votre organisation doivent accéder aux rapports personnalisés sur la paie ? | Vous pouvez utiliser des rapports avec des hiérarchies organisationnelles, des autorisations par rôle et la sécurité au niveau ligne dans les rapports personnalisés. Vous pouvez également configurer la sécurité par lot de paie de façon que les partenaires de la paie ne puissent afficher que les données des lots de paie dont ils ont la charge. |
Avec qui pouvez-vous partager des rapports ? | Vous pouvez partager tous les types de rapport (à l'exception des rapports simples) avec les utilisateurs et les groupes autorisés ayant accès aux sources de données et à leurs filtres. Vous pouvez convertir des rapports simples en rapports avancés pour les partager. Une fois qu'un rapport a été partagé, les utilisateurs qui l'ont généré peuvent consulter les résultats filtrés en fonction de leur sécurité. Exemple : si l'utilisateur n'a pas accès à un champ de rapport, les données extraites du champ de rapport ne seront pas visibles dans le rapport.
Vous pouvez utiliser :
|
Avez-vous besoin de partager un rapport personnalisé avec des utilisateurs non associés à la paie, tels que des responsables ou des partenaires des avantages sociaux ? | Vous pouvez limiter l'accès aux éléments de paie en créant des segments de sécurité dédiés.
Vous pouvez uniquement appliquer des segments de sécurité des éléments de paie aux rapports personnalisés fondés sur les sources de données segmentées. |
Avez-vous besoin de transférer la propriété des rapports ? | Vous pouvez utiliser la tâche Transfer Ownership of Custom Reports . |
Avez-vous besoin de générer des rapports sur des éléments de paie ou des cumuls de paie ? | Vous pouvez mapper les éléments de paie ou les cumuls de paie à des champs de rapport prédéfinis par Workday. Si vous mappez plusieurs éléments de paie au même champ de rapport, Workday additionne les valeurs et affecte le résultat au champ de rapport. |
Envisagez-vous de générer des rapports sur des périodes de solde ? | Exécutez le rapport Codes d'intégration avec l'objet de gestion Période de solde (prédéfini par Workday) pour afficher toutes les périodes de solde que vous pouvez utiliser sur des rapports personnalisés. |
Quels champs calculés pouvez-vous inclure dans les rapports ? | Utilisez le rapport Tous les champs calculés pour identifier les champs calculés des rapports personnalisés. Si aucun champ calculé ne correspond à vos besoins, utilisez la tâche Créer un champ calculé . Exemple : si vous voulez rechercher les derniers résultats de paie finalisés d'un employé, utilisez le champ de rapport Most Recent Completed Payroll Results . Ce champ de rapport extrait les trois derniers résultats de paie finalisés d'un employé. |
Avez-vous besoin de simplifier la génération de rapports sur les données de paie ? | Vous pouvez utiliser des worktags personnalisés ou prédéfinis par Workday pour faciliter l'accès aux informations, filtrer les recherches et analyser les données dans des rapports synthétiques. Vous pouvez utiliser les worktags pour répartir les coûts ou identifier avec un marqueur les éléments de paie contenant des informations supplémentaires. Vous pouvez affecter des worktags au niveau du résultat de la paie ou de la ligne du résultat de la paie. |
Recommandations
Pour des performances optimales, voici les recommandations de Workday :
- Utilisez une source de données de rapport indexée et des filtres quand c'est possible.
- Évitez d'utiliser des champs Do Not Use ou DNU.
- Tirez parti d'un rapport consolidé, composé de rapports matriciels et de champs de recherche, et utilisez-le avec des sources de données indexées et un champ indexé.
- Utilisez l'objet de gestion comportant le plus grand nombre d'instances comme objet de gestion principal. Exemple : utilisez l'objet de gestionLigne du résultat de paieavant l'objet de gestionEmployépour améliorer la performance du rapport.
Objet du rapport | Recommandation |
|---|---|
Soldes de paie | Utilisez les sources de données des rapports standard ci-dessous :
Lorsque vous utilisez ces sources des données de rapport, assurez-vous d'avoir configuré les segments de sécurité des éléments de paie. |
Périodes de cumul de solde | Si vous n'avez pas besoin de calculer les soldes avec des worktags, vous pouvez utiliser les rapports standard Workday suivants :
|
Codes de gain, de déduction ou d'élément de paie | Pour une meilleure performance, utilisez le champ de rapport indexé Calcul de la paie plutôt que les champs de rapport suivants :
|
Lignes du résultat de paie et données de l'employé | Utilisez la source de données Payroll Result Lines pour le rapport, puis spécifiez l'objet de gestion Employé comme champ dans le rapport. |
Actions requises
Pour générer un rapport sur les gains, les déductions, les calculs associés d'élément de paie ou les cumuls de paie définis par l'environnement client, vous devez mapper ces éléments aux champs de rapport prédéfinis par Workday. Si vous mappez plusieurs éléments de paie au même champ de rapport, Workday additionne les valeurs correspondantes et affecte le résultat au champ de rapport.
Limites
Vous ne pouvez pas utiliser de rapports matriciels ou composites avec l'intégration RaaS.
Actuellement, les sources de données indexées ne prennent pas en charge la sécurité segmentée. Exemple : vous créez un rapport pour un responsable de centre de coûts avec la sécurité segmentée. Le rapport regroupe les lignes du résultat de paie par élément de paie. Il renvoie le total de toutes les lignes du résultat de la paie plutôt que simplement le total des lignes du résultat de la paie auquel le responsable du centre de coûts a accès.
Les worktags, particulièrement les worktags non indexés, risquent de dégrader la performance. Pour une meilleure performance, lorsque vous définissez des filtres par worktags, utilisez des worktags indexés standard tels que :
- Entité
- Unité légale
- Centre de coûts
- Site
- Lot de paie
- Région
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Custom Report Creation dans le domaine fonctionnel System. | Vous permet de créer et de gérer des rapports personnalisés. Ce type de sécurité inclut les droits de modification des rapports dans les domaines suivants :
|
Manage: All Custom Reports dans le domaine fonctionnel System. | Vous permet d'afficher, de modifier et de supprimer tous les rapports personnalisés, que vous en soyez ou non le propriétaire. |
Lorsque vous créez un rapport personnalisé, vous pouvez utiliser les sources de données et les champs de rapport uniquement dans les domaines de sécurité auxquels vous avez accès.
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter des rapports personnalisés sous forme d'étape dans les processus de gestion de la paie dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez ajouter des rapports personnalisés au processus de gestion
Événement du cycle de paie
.Génération de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports et tableaux de bord prédéfinis par Workday suivants afin de suivre l'utilisation des rapports dans votre environnement client :
- Le tableau de bordAdministrateur des rapportsaffiche les tâches et rapports qui vous aident à gérer les rapports dans votre environnement client.
- Le rapportHistorique des exécutions de rapportsaffiche le nombre d'exécutions d'un rapport et d'autres données, comme le nom de la personne qui a exécuté le rapport et l'heure à laquelle le rapport a été exécuté.
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Audit des exceptions des champs calculés
| Permet de valider les champs calculés et d'identifier les erreurs. |
Custom Report Exception Audit
| Permet de valider les définitions du rapport. |
Exceptions de rapport personnalisé par propriétaire
| Permet d'afficher les exceptions des rapports qui :
|
Custom Reports I Can Run Exception Audit
| Permet d'afficher les rapports personnalisés avec des exceptions. |
Onglet Rapports dans Tenant Analyzer
| Permet d'identifier les rapports personnalisés que vous pouvez mettre à jour pour améliorer la performance. |
Intégrations
Pour améliorer la performance, utilisez les connecteurs Cloud d'intégration prédéfinis par Workday tels que Check Print Connector et Payroll Journal Outbound Connector à la place du RaaS.
Lorsqu'un rapport personnalisé génère plus de 50 000 lignes, il est possible de créer une intégration Studio à l'aide des services web de Workday plutôt qu'un rapport personnalisé ou un RaaS.
Relations et interactions
Les rapports personnalisés concernent n'importe quel domaine de produit qui extrait des données de l'objet de gestion principal ou des objets de gestion associés.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.