Éléments de définition : rapports personnalisés
Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des rapports personnalisés. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour répondre aux besoins de reporting et d'analyses spécifiques de votre entreprise.
Comme pour les rapports standard, les rapports personnalisés vous permettent de :
- Accéder à des données pertinentes en temps réel.
- Intervenir sur les données directement à partir des résultats des rapports.
- Utilisez une sécurité configurable pour limiter l'accès aux données de reporting.
Avantages pour l'entreprise
Les rapports personnalisés vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :
- Créer des rapports adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Activer un rapport en tant que worklet.
- Gérer un meilleur contrôle sur vos rapports, car ils restent inchangés lorsque Workday met à jour les rapports standard.
- Planifier des rapports et partage/partager les résultats avec différents groupes dans différents formats.
- Transférer des données vers et depuis Workday en activant des rapports sous forme de services web.
- Traduire un rapport dans une autre langue.
Cas d'utilisation
- Copier un rapport standard existant et le modifier pour votre entreprise.
- Créer un nouveau rapport personnalisé.
- Créez ou modifiez des tableaux de bord pour afficher plusieurs rapports associés.
- Extraire les données de Workday via une intégration du générateur d'interfaces Entreprise ( générateur d'interfaces Entreprise (EIB) ).
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel rapport standard pouvez-vous utiliser pour fournir les résultats dont vous avez besoin ? | Vous pouvez exécuter le rapport Rapports standard Workday pour afficher les deux types de rapport standard prédéfinis par Workday suivants :
Si aucun des rapports standard ne répond à vos besoins, vous pouvez copier, modifier un rapport existant ou créer un rapport personnalisé. |
Voulez-vous déléguer la gestion des rapports à un rôle dans votre organisation/ environnement client? | Vous pouvez désigner un administrateur de rapports pour gérer tous les rapports de votre environnement client. |
Quelle source de données de rapport (source des données du rapport) devez-vous sélectionner ? | Les données auxquelles vous pouvez accéder dans un rapport dépendent de la source de données du source des données du rapport que vous sélectionnez. Chaque source des données du rapport contient des instances d'un objet de gestion, qui fait office d' objet de gestion principal. Plusieurs sources de données de rapport peuvent avoir le même objet de gestion principal.
Pensez à sélectionner une source des données du rapport avec un objet de gestion principal qui inclut la plupart des champs dont vous avez besoin. Dans la mesure du possible, sélectionnez une source des données du rapport indexée . Les sources de données de rapport indexées permettent à votre rapport de s'exécuter plus rapidement que les sources de données de rapport standard. Si votre rapport doit avoir une date d'effet, utilisez une source des données du rapport standard . |
Comment utiliser plusieurs sources de données de rapport sur un même rapport ? | Vous pouvez combiner les données de plusieurs sources de données de rapport dans des rapports composites. Les rapports composites accèdent aux données via les sources de données du rapport des sous-rapports. Vous pouvez référencer les types de rapport suivants comme sous-rapports :
|
Comment inclure des champs qui ne figurent pas dans la source des données du rapport? | Vous pouvez créer des champs calculés qui utilisent des données existantes dans Workday pour :
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés aux objets de gestion lorsque vous créez un objet personnalisé. |
D'autres utilisateurs ont-ils besoin d'accéder aux données de ce rapport ? | Si les utilisateurs ont accès aux domaines de sécurité appropriés, ils peuvent exécuter le rapport et modifier la définition du rapport.
Vous pouvez également exporter les résultats du rapport au format feuille de calcul ou PDF et partage/partager le fichier avec d'autres utilisateurs. Les feuilles de calcul et les fichiers PDF ne conservent aucune restriction de sécurité. |
Voulez-vous activer votre rapport en tant que service web ? | Vous pouvez activer les rapports avancés et de recherche en tant que services web, ce qui permet d'accéder aux résultats des rapports via des URL. Vous pouvez utiliser les services web suivants dans :
|
Avez-vous besoin d'exécuter des rapports à certaines heures ou à intervalles réguliers ? | Vous pouvez planifier l'exécution d'un rapport à quel moment et à quelle fréquence. Les rapports planifiés s'exécutent en arrière-plan et vous pouvez téléchargement les fichiers de sortie du rapport . |
Voulez-vous exécuter plusieurs rapports en même temps ? | Vous pouvez créer des groupes de rapports associés et les planifier pour une exécution simultanée. Exemple : rapports financiers de fin d'exercice.
Vous pouvez également décomposer des rapports en utilisant un groupe de rapports pour exécuter un seul rapport avec différentes valeurs invite à succession rapide. |
Comment voulez-vous afficher les résultats du rapport ? | Vous pouvez afficher les résultats du rapport dans un graphique, une table ou les deux. Les rapports matriciels constituent le meilleur type de rapport pour afficher la plupart des types de graphique.
Vous pouvez également afficher des rapports sous forme de worklets dans un tableau de bord pour donner aux parties prenantes un aperçu des données importantes. Exemples : les tableaux de bord Rémunération et avantages sociaux et Diversité prédéfinis par Workday. |
Comment organisez-vous et gérez-vous tous les rapports dans votre environnement client? | Vous pouvez marqueur les rapports pour les organiser et les rechercher plus facilement.
Workday vous recommande de vérifier régulièrement vos rapports personnalisés et de supprimer les rapports non utilisés. |
Recommandations
Utilisez le rapport
Rapports standard Workday
pour rechercher des rapports standard existants qui pourraient répondre à vos besoins avant de créer un nouveau rapport personnalisé.Créez des rapports personnalisés dans des environnements clients d'implémentation ou bac à sable (sandbox) avant de les migrer vers votre environnement client de production, puis validez les rapports au cas où il y aurait un impact en aval sur les alertes et d'autres processus.
Avant de migrer les rapports, tenez compte de l'impact en aval sur les rapports modifiés dans les environnements clients de niveau inférieur afin de ne pas migrer les problèmes potentiel .
Pour des performances optimales :
- Utiliser des sources de données de rapport indexées.
- Sélectionnez la plus petite source des données du rapport qui inclut toutes les instances objet de gestion dont vous avez besoin.
- Au lieu de créer votre propre filtre dans la définition du rapport, utilisez autant que possible des filtres source des données du rapport intégrés plus rapides. Exemple : utilisez le filtreEmployés par rôledans la source desdonnées du rapport Workers for HCM Reportingsource des données du rapport. Le rapportSources de donnéescomporte une colonne qui indique les filtres source des données du rapport .
- Sélectionnez une source des données du rapport qui inclut des invites intégrées au lieu de créer vos propres invites. Le rapportSources de donnéescomporte une colonne qui indique si une source des données du rapport inclut des invites intégrées.
- Créer des rapports personnalisés avec des valeurs invite lorsque vous utilisez le rapport dans des sources de données du rapport en masse. Cela permet d'éviter tout impact potentiel sur les performances de environnement client . Exemple : pour les rapports qui utilisent la source des données du rapport du rapportTransactions de processus de gestion, utilisez les obligatoire suivantes dans le rapport afin d'améliorer les performance de rapport:Processus de gestion,Statut de la transactionet fourchette de dates (fourchette de dates de lancementoufourchette de dates de fin).
- Limitez le nombre de champs calculés dans votre rapport.
Limites
Limites | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Copie des rapports | Votre rapport doit avoir un type de générateur de rapports dans le rapport Rapports standard Workday . |
Durée de traitement du tableau de bord | Les tableaux de bord expirent au bout de 30 secondes. Par conséquent, les rapports que vous déployez en tant que worklets dans les tableaux de bord doivent être terminés dans ce délai. |
Filtre | Workday ne prend pas en charge les filtres sur les champs qui renvoient des instances dérivées, comme les champs calculés de recherche de regroupement de dates. |
Figer les colonnes | Vous ne pouvez pas figer les colonnes à l'aide de l' option Préférences de grille dans la barre d'outils du table :
|
Durée de traitement du rapport | Les rapports sont associés à des limites de durée de traitement différentes selon leur emplacement d'exécution :
Après 20 secondes, Workday vous permet de planifier l'exécution du rapport en tant que traitement en arrière-plan. Si le traitement du rapport dépasse 30 minutes, Workday affiche une erreur. |
Sécurité
Les domaines de sécurité suivants se trouvent dans le domaine fonctionnel System :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Possibilité de créer des rapports temporaires uniquement
| Permet de limiter les utilisateurs à créer des rapports temporaires uniquement. |
Custom Report Administration
| Permet d'effectuer les actions suivantes sur les rapports personnalisés :
|
Custom Report Creation
| Vous permet de créer et de modifier des rapports personnalisés. |
Traduction des données
| Permet de traduire les rapports personnalisés. |
Manage: All Custom Reports
| Permet d'effectuer les actions suivantes sur les rapports personnalisés :
|
Partage de définition de rapport - tous les utilisateurs autorisés
| Permet de partage/partager des définitions de rapport avec tous les utilisateurs autorisés à accéder à la source des données du rapport du rapport de la définition du rapport. |
Partage de définition de rapport - groupes spécifiques
| Permet de partage/partager des définitions de rapport avec d'autres utilisateurs dans un groupe de sécurité. |
Partage de définition de rapport - utilisateurs spécifiques
| Permet de contrôler quels utilisateurs peuvent partage/partager des définitions de rapport avec des utilisateurs spécifiques désignés. |
Report Tag Management
| Permet de donner aux utilisateurs l'accès pour gérer les marqueurs de rapport. |
Processus de gestion
Vous pouvez exécuter un rapport personnalisé en tant étape du processus de gestion en ajoutant une étape de type
Rapport
. Exemple : dans le processus de gestionEmbaucher
, Workday envoie un rapport sur les subordonnés du responsable, y compris la nouvelle embauche. Vous pouvez également automatiser les actualisations de données en ajoutant une tâche de modifier/changer des données Prism en tant qu'étape de service dans un processus de gestion. Cela garantit que les données Prism utilisées dans les étapes de rapport en aval sont à jour et exactes avant que le rapport ne soit généré. Workday ne vous permet pas de planifier ou d'exécuter directement des tâches de modification des données en tant qu'étapes de processus de gestion automatisées si elles utilisent un télécharger direct de fichier comme source. Vous pouvez toutefois planifier les tâches de modification des données qui utilisent une relation SFTP comme source. Pour éviter que les processus de gestion ne échouent lors de l'exécution de tâches de modification des données, vérifiez que :
- L'utilisateur ou le déléguer est autorisation à accéder à la tâche de modification des données et à toutes les sources associées, notamment des rapports ou des sites SFTP.
- La configuration de la tâche de modification des données reste valide. Dans la mesure où les configurations, y compris les sources de données sous-jacentes et les pipelines, peuvent modifier/changer au fil du temps, les définitions non valide peuvent entraîner des échecs lors de l'exécution.
Lors de l'exécution du processus de gestion , Workday applique la sécurité associée au rapport. Le rapport affiche uniquement les informations auxquelles le destinataire est autorisation à accéder.
Reporting
Vous pouvez utiliser les rapports et tableaux de bord prédéfinis par Workday suivants afin de suivre l'utilisation des rapports dans votre environnement client :
- RapportTous les rapports personnalisés en arrière-plan uniquement: affiche tous les rapports personnalisés activés en arrière-plan uniquement dans votre environnement client , en ajout du propriétaire du rapport , de la zone où il est utilisé, etc.
- RapportHistorique des exécutions de tableaux de bord: affiche les statistiques sur l'utilisation du tableau de bord des six derniers mois et inclut des données détaillées comme la personne qui a exécuté le rapport et l'heure à laquelle le rapport a été exécuté.
- RapportSources de données: affiche le détail de la source des données du rapport :
- Invites intégrées.
- Filtres de source source des données du rapport .
- Groupes de sécurité autorisés.
- objet de gestion principal .
- Le tableau de bordAdministrateur des rapportsaffiche les rapports et tâches qui vous aident à gérer les rapports dans votre environnement client.
- Le rapport Historique des exécutions de rapports: affiche le nombre d'exécutions d'un rapport et inclut des données détaillées, comme le nom de la personne qui a exécuté le rapport et l'heure à laquelle le rapport a été exécuté.
- RapportRapports standard Workday: affiche les rapports prédéfinis par Workday.
Vous pouvez créer des rapports personnalisés et effectuer le suivi des informations, telles que le propriétaire du rapport et l'heure de la dernière mise à jour, en fonction des sources de données de rapport suivantes :
- Tous les rapports personnalisés
- Tous les rapports standard
- Historique des exécutions de tableaux de bord indexé
- Historique des exécutions de rapport indexé
Intégrations
Vous pouvez activer les rapports de recherche avancée et de recherche personnalisés en tant que services web et les utiliser dans des intégrations entre Workday et des services de gestion externes.
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.