Concept : étape de révision des documents

Utilisez la tâche

Créer un document

pour ajouter des documents à Workday. La tâche vous permet de :

Télécharger un document directement en tant que pièce jointe.
Créez un modèle pour un document généré dynamiquement.
Créer un lien vers un document sur un site externe.
Vérifiez que le contenu et l'URL du site externe sont actualisés.

Workday vous recommande d'éviter d'utiliser des pièces jointes pour traiter les données d'identification personnelle (PII). Vous ne pouvez pas purger les pièces jointes.

Chaque étape

Réviser les documents

vous permet de distribuer plusieurs documents statiques et un document généré.

Lorsque vous configurez une étape

Réviser les documents

dans une définition du processus de gestion et que vous activez l'option

Pièce jointe obligatoire

, un document est obligatoire pour l'étape. Une fois qu'un document a été ajouté à l'étape

Réviser les documents

et que l'événement est terminé, annulé ou retiré, l'administrateur du processus de gestion peut sélectionner

Processus de gestion

Gérer les pièces jointes

dans le menu des actions associées de l'événement pour gérer les pièces jointes. L'administrateur du processus de gestion peut supprimer le document. Toutefois, lorsqu'un document est obligatoire, l'administrateur du processus de gestion doit ajouter un autre document pour le remplacer.

Avec Workday, vous pouvez :

Demander des accusés de réception ou des signatures électroniques des employés pour les documents.
Permettre à un employé de télécharger un document dans Workday.
Ajoutez des conditions pour déterminer à quel moment un document est disponible pour consultation.
Générer des rapports sur le statut des documents dans un processus de gestion.
Affichez tous les documents téléchargés dans l'onglet
Documents
de l'enregistrement complet du processus de gestion.

Les documents téléchargés par les employés ne sont disponibles dans le dossier des documents de l'employé que si l'employé les a signés électroniquement et que le processus de gestion de distribution est lié à l'employé. Par exemple :

Embaucher

,

Accueil et intégration

et

Demander une absence de longue durée

.

Workday capture les informations suivantes lorsque vous signez électroniquement un document sans utiliser de type de signature électronique :

L'employé qui a soumis l'étape
Réviser les documents
.
Date et heure auxquelles vous avez soumis la tâche Mes tâches.

Workday consigne ces informations dans le Dossier complet du processus de l'étape du processus de gestion, ainsi que dans le Dossier des documents de l'employé pour les processus de gestion liés à l'employé. Workday ne stocke pas les adresses IP des utilisateurs qui soumettent des tâches dans Mes tâches.

Pour des raisons de vérification, les adresses e-mail se terminant par .edu et d'autres domaines issus de l'établissement peuvent poser des problèmes lorsque vous essayez de signer des documents via Adobe à l'étape

Réviser les documents

. Si un signataire ne peut pas accéder à un document ou le signer, Workday lui recommande de fournir une adresse e-mail de compte différente, ou de signer le document en dehors de Workday et de traiter le document manuellement.

Vous pouvez inclure une sortie de rapport dans le cadre d'une étape

Réviser les documents

en sélectionnant un rapport personnalisé ou standard dans l'invite

Document

.

Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul type de sortie de rapport par étape

Réviser les documents

. Lorsque vous sélectionnez un document de type sortie de rapport, vous pouvez sélectionner les options Critères du rapport, Type de sortie et Partage de la sortie du rapport. Vous pouvez également sélectionner Marqueurs de rapport et indiquer un utilisateur système ayant accès au rapport pour générer la sortie du rapport.

Indiquez un utilisateur système dans l'onglet

Exécuter en tant qu'utilisateur

afin de fournir un accès approprié à la génération du rapport lorsque vous configurez l'étape

Réviser les documents

avec un rapport et que vous :

Routez l'étape au groupe de sécurité Candidat (pour lui-même).
Utilisez un type d'intégration de signature électronique.

Vous pouvez partager la sortie du rapport avec d'autres utilisateurs dans les groupes de sécurité limités. Lorsque le processus de gestion atteint l'étape

Réviser les documents

, le rapport s'exécute en utilisant l'autorisation du destinataire dans l'étape

Réviser les documents

. Workday stocke le document obtenu dans le Dossier des documents de l'employé pour le destinataire.

Les utilisateurs autorisés appartenant à un groupe de sécurité que vous configurez à l'étape

Réviser les documents

peuvent accéder à la sortie du rapport dans le dossier des documents de l'employé du destinataire lorsque le destinataire :

Accusé de réception ou signe la sortie du rapport.
Est l'objet de l'événement de processus de gestion.

Si vous vous connectez à Workday en tant que proxy, vous ne pourrez pas accéder à la sortie du rapport dans le Dossier des documents de l'employé du destinataire. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à l'onglet

Documents

de l'enregistrement complet du processus de l'événement du processus de gestion parent.

Workday vous permet de rediriger une étape

Réviser les documents

uniquement depuis certains processus de gestion. Pour ces processus de gestion, vous pouvez autoriser les utilisateurs à refuser une étape

Réviser les documents

. Lorsque les utilisateurs refusent, Workday redirige les documents vers un groupe de sécurité configuré pour révision. Le chargé de révision choisit s'il faut faire passer les documents à l'étape suivante ou les renvoyer à une étape précédente pour révision. Exemple : modifications apportées à une lettre d'offre ou à un accord d'embauche.

Utilisez le rapport

Options de configuration des processus de gestion

pour vérifier qu'un processus de gestion autorise la redirection pour les étapes

Réviser les documents

.

Vous pouvez configurer des documents pour Adobe Sign à l'étape

Réviser les documents

en sélectionnant

E-sign by Adobe Sign

comme

Type de signature électronique

. La période de conservation des données d'Adobe est indépendante de Workday. Workday vous recommande de définir une période de conservation sur au moins 6 semaines. À défaut, à l'expiration de la période de conservation, les documents seront purgés d'Adobe Storage Cloud et ne pourront plus être récupérés par Workday.

Vous ne pouvez pas ajouter de règles de condition à un document que vous configurez pour Adobe Sign.

Vous ne pouvez pas déléguer, mais vous pouvez réaffecter les étapes

de révision de documents

configurées pour utiliser Adobe Sign. Vous pouvez consulter ces étapes dans le rapport

Tâches de processus de gestion non déléguées

.

Lorsque vous réaffectez une étape

Réviser les documents

configurée pour utiliser Adobe Sign :

Workday supprime la tâche Mes tâches des tâches du titulaire initial et désactive son URL de signature.
Adobe génère une URL de signature pour le nouveau titulaire.
Workday ajoute l'élément Mes tâches avec l'URL de signature nouvellement générée dans Mes tâches du nouveau titulaire.
Workday met à jour l'Enregistrement complet du processus et le Dossier des documents de l'employé de manière à indiquer le nouveau titulaire comme signataire du document s'il signe le document.
Workday remplace le titulaire initial par le nouveau titulaire dans la tâche
Vérifier un statut de signature électronique
.

Vous ne pouvez pas réaffecter une tâche lorsque tous les rôles d'un groupe de signature sont non affectés. Affectez le rôle, puis accédez à la tâche

Relancer une révision de documents

pour redémarrer le processus. La réaffectation n'est pas conservée après que vous avez lancé l'option

Relancer une révision de documents

. Workday renvoie la tâche dans le champ Mes tâches du titulaire initial.

Tous les utilisateurs auxquels vous réaffectez la tâche doivent avoir une adresse e-mail dans Workday. Plusieurs signataires de l'étape ne peuvent pas utiliser cette adresse e-mail. Vous ne pouvez pas réaffecter une tâche :

Plusieurs fois de suite.
À un utilisateur qui fait déjà partie d'un groupe de signature pour cette étape.
D'un utilisateur qui fait partie d'un groupe de signature précédent pour cette étape.
Dans lesquels un utilisateur a signé un document, mais n'en a pas encore soumis.

Lorsque vous avancez manuellement une étape

Réviser les documents

configurée pour Adobe Sign, Workday désactive l'URL de signature et annule le document avec Adobe.

Si vous sélectionnez l'option

Supprimer les documents en attente d'une signature électronique lorsque le document est annulé

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion

, Workday supprime le document du serveur Adobe.

Lorsque vous avancez manuellement un processus de gestion jusqu'à la fin du processus de gestion après une étape

Réviser les documents

configurée pour Adobe Sign, Workday n'envoie pas le document au serveur Adobe et Adobe ne génère pas d'URL de signature.

Lorsque vous signez électroniquement un document à l'aide d'Adobe Sign, Adobe stocke votre adresse IP dans son journal de signature.

S'il existe plusieurs documents dans une seule étape Réviser les documents, vous ne pouvez pas signer électroniquement chaque document à l'aide d'Adobe Sign.

Lorsque votre administrateur télécharge plusieurs fichiers pour les envoyer dans une seule distribution, la fusion des fichiers peut avoir lieu en fonction de votre configuration d'Adobe Sign. Cela signifie que, lorsque vous configurez plusieurs documents dans une seule étape

Réviser les documents

, Workday ajoute les signatures électroniques uniquement au dernier document de la série, tel qu'il s'affiche au moment de la signature. Si vous souhaitez une signature sur chaque page, Workday vous recommande d'ajouter des marqueurs de signature Adobe à chaque document de l'étape afin de garantir que chaque document nécessitant une signature en comporte un (pour plus d'informations, consultez la documentation sur les marqueurs de texte d'Adobe Sign). Adobe Sign propose différentes options de configuration pour signer plusieurs documents en une seule transaction. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, reportez-vous directement à la documentation d'Adobe.

Lorsque vous fusionnez un candidat avec un employé et que le candidat a une tâche

Réviser les documents

en attente, Workday retire la tâche

Réviser les documents

en attente si vous utilisez le

type d'intégration Signature électronique

avec Adobe Sign

. Workday recommande, après une fusion, d'utiliser la tâche

Réviser les documents

pour ajouter l'étape à nouveau.

Vous pouvez configurer DocuSign à l'étape

Réviser les documents

en sélectionnant

E-sign by DocuSign

comme

Type de signature électronique

.

Vous ne pouvez pas ajouter de règles de condition à un document que vous configurez pour une signature électronique avec DocuSign.

Vous pouvez déléguer un processus de gestion qui a des étapes

de Révision de document

avec Signature électronique par DocuSign configurées. L'utilisateur délégué reçoit une notification dans Mes tâches et peut changer de compte, mais il ne peut pas signer les documents.

Exemple : dans Mes tâches, un responsable peut changer de compte pour un employé dont l'étape

Réviser les documents

est configurée pour la signature électronique par DocuSign et qui est en attente d'une action. Le responsable peut afficher l'élément Mes tâches, mais il ne peut pas signer le document.

Lorsque vous avancez manuellement un processus de gestion jusqu'à la fin du processus de gestion après une étape

Réviser les documents

configurée pour DocuSign, Workday n'envoie pas le document au serveur DocuSign et DocuSign ne génère pas d'URL de signature.