Définir les étapes de révision des documents
Définissez les types d'intégration de signature électronique Adobe Sign ou DocuSign.
Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez utiliser les étapes
Réviser les documents
pour :
- Définissez la distribution de documents dans le cadre d'un processus de gestion.
- Distribuer des documents pour signature électronique.
Il n'est pas obligatoire d'ajouter tous les documents de la définition du processus de gestion aux étapes
Réviser les documents
. Si vous n'ajoutez pas les documents, Workday ne les enverra pas pour révision.- Dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez .
- Ajoutez une étapeRéviser les documents, si nécessaire.
- À l'étapeRéviser les documents, cliquez surConfigurer Réviser les documentspour accéder à la tâcheConfigurer une étape de révision des documents.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fuseau horaireLorsque vous sélectionnez l'optionFuseau horaire pour la configuration du processus de gestiondans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - système, vous pouvez saisir un fuseau horaire.Lorsque vous saisissez :- La date du jour, les modifications prendront effet le jour du traitement dans le fuseau horaire indiqué. Les utilisateurs associés à d'autres fuseaux horaires voient les modifications à 00:00 (minuit) dans le fuseau horaire spécifié.
- Une date future, les modifications prennent effet à minuit à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué et à la date et heure correspondantes dans d'autres fuseaux horaires.
- Une date passée, les modifications prennent effet à 23:59:59 à la date indiquée dans le fuseau horaire indiqué et à la date et heure correspondantes dans d'autres fuseaux horaires.
DocumentPour la signature par défaut de Workday, vous pouvez utiliser tous les types de fichier générés par Workday.Pour Adobe Sign et DocuSign, vous pouvez uniquement sélectionner des documents configurés en tant que pièces jointes et chaque document sélectionné doit avoir un nom unique. Les documents ne peuvent pas dépasser le nombre maximum de pages ou la taille de fichier indiqué dans votre contrat d'entreprise.Type de signature électroniqueSélectionnezSignature électronique avec Adobe SignouSignature électronique avec DocuSign. Lorsqu'Adobe Sign et DocuSign ne sont pas définis, vous pouvez distribuer des documents en utilisant le processus de signature par défaut de Workday.Signature GridSi vous avez besoin de plusieurs groupes de signature, ajoutez-les à la grille. Mais si vous n'exigez qu'un seul groupe de signature, ne remplissez pas la grille. Chaque ligne de la grille correspond à un groupe de signature unique. Workday considère qu'un membre de chaque groupe de signature est signataire unique des documents.Vous pouvez uniquement ajouter les rôles configurés dans l'étapeRéviser les documentsà un groupe de signature.Les modificateurs de routage ne sont pas pris en charge dans la grille de signature lors de la configuration des groupes de signature pour l'étapeRéviser les documents.Conditions(Facultatif) Sélectionnez ou créez une ou plusieurs règles de condition de processus de gestion. Lorsque toutesles conditionssont vraies, les utilisateurs peuvent réviser et signer électroniquement le document dans le cadre du processus de gestion.Pour empêcher les signataires secondaires de recevoir des notifications de Mes tâches avant que les documents ne soient disponibles pour leur signature, configurez une règle de condition de processus de gestion. La règle de condition empêche les membres du groupe de signature secondaire d'être notifiés tant que les membres du groupe de signature principal n'ont pas soumis le document signé.Options de signatureLorsque vous exigez une signature électronique, Workday affiche lerelevé de signatureet la case à cocherJ'accepte.Options de pièces jointesPièce jointe obligatoireouPièce jointe facultative. Vous pouvez exiger ou autoriser un employé à télécharger un fichier par document révisé.Lorsque vous activezl'option Pièce jointe obligatoire, un document est obligatoire pour l'étape . Une fois qu'un document a été ajouté à l'étapeRéviser les documentset que l'événement est terminé, annulé ou retiré, l'administrateur du processus de gestion peut sélectionner dans le menu des actions associées de l'événement pour gérer les pièces jointes. L'administrateur du processus de gestion peut supprimer le document ; Toutefois, lorsqu'une pièce jointe est obligatoire, l'administrateur du processus de gestion doit ajouter un autre document à la place du document.
Workday affiche les éléments Mes tâches pour le groupe de signature actuel uniquement. Une fois que le groupe de signature actuel a signé le document, Workday affiche les éléments Mes tâches pour le groupe de signature suivant.
Pour Adobe Sign :
- Lorsque votre administrateur télécharge plusieurs fichiers pour les envoyer dans une seule distribution, la fusion des fichiers peut avoir lieu en fonction de votre configuration d'Adobe Sign. Cela signifie que, lorsque vous configurez plusieurs documents dans une seule étapeRéviser les documents, Workday ajoute les signatures électroniques uniquement au dernier document de la série, tel qu'il s'affiche au moment de la signature. Si vous souhaitez une signature sur chaque page, Workday vous recommande d'ajouter des marqueurs de signature Adobe à chaque document de l'étape afin de garantir que chaque document nécessitant une signature en comporte un (pour plus d'informations, consultez la documentation sur les marqueurs de texte d'Adobe Sign). Adobe Sign propose différentes options de configuration pour signer plusieurs documents en une seule transaction. Pour plus d'informations sur cette fonctionnalité, reportez-vous directement à la documentation d'Adobe.
- Par défaut, Adobe Sign envoie des copies des documents signés à tous les employés qui ont reçu une demande de signature des documents, y compris ceux qui ne les ont pas signés.
Les chargés de la révision peuvent utiliser
la signature électronique avec Adobe Sign
ou la signature électronique avec DocuSign
dans Mes tâches pour ouvrir le document et l'ouvrir le serveur de documents.
Après la signature, les chargés de la révision peuvent rencontrer un délai avant que le document ne soit à nouveau visible dans Workday.
Une fois que tous les groupes de signature ont signé les documents sur le serveur de documents, Workday stocke les documents signés.
L’enregistrement complet du processus de gestion répertorie tous les signataires du document et affiche :
- Signature électronique avec Adobe Sign, Signature électronique avec DocuSign ou Signature électronique pour la signature générique Workday en tant quetype de signature.
- Date et heure à laquelle le dernier signataire a soumis l'étapeRéviser les documentscommeDate de signature.
- Rôles configurés pour chaquegroupe de signature électroniquedans l'ongletProcessus.
- Un ongletErreur d'intégrationsi un événement de processus de gestion inclut une intégration de signature électronique qui ne s'est pas terminée en raison d'une erreur. Vous pouvez utiliser les informations de cet onglet pour résoudre les problèmes d'erreur.
Lorsque vous fusionnez un candidat avec un employé et que le candidat a une tâche
Réviser les documents
en attente, Workday retire la tâche Réviser les documents
en attente si vous utilisez le type d'intégration Signature électronique
avec Adobe Sign
. Workday vous recommande d'utiliser la tâche Réviser les documents
pour ajouter cette étape.Configurez Workday pour envoyer une notification personnalisée à la saisie d'une étape
Réviser les documents
ou à la saisie de chaque groupe de signature.Utilisez le rapport
Traduire un objet de gestion
pour :
- Traduit le texte du champDocumentdans n'importe quelle langue cible activée pour votre environnement client. SélectionnezDocumentcommeObjet de gestion traduisible. Sélectionnez lesinstances traduisibles, puis lemoment de prise d'effetdes instantanés de document à traduire.
- Traduit le texte des champsInstructionsetDéclaration de signaturedans n'importe quelle langue cible activée pour votre environnement client. SélectionnezConfiguration des étapes de révision de documentcommeobjet de gestion traduisible, puis sélectionnezInstances traduisibles.
Utilisez le rapport
Réviser les documents par statut
pour afficher tous les documents ajoutés à Workday via l'étape Réviser les documents
d'un processus de gestion.