Éléments de définition : organisations
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des organisations. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les organisations regroupent les ressources, les employés, les coûts et d'autres organisations pour le routage des processus de gestion, la sécurité, l'analyse et la génération de rapports. Avec les rôles et les hiérarchies, les organisations font partie de la base qui offre une sécurité configurable et contextuelle dans Workday. La façon dont vous configurez vos organisations influence tout, depuis vos modèles d'affectation de personnel et vos affectations de rôles jusqu'à vos sites physiques et votre reporting.
Les types d'organisation courants sont les suivants :
- Unité légale.
- Centres de coûts.
- Organisations personnalisées.
- Hiérarchies de sites.
- Matrix.
- Lot de paie.
- Régions.
- Hiérarchique. (Sidente aux services des autres produits.)
Avantages pour l'entreprise
Les organisations sont une fonctionnalité Workday obligatoire qui vous aide à :
- Analysez les besoins et la structure de votre entreprise. Exemples :
- Organiser des regroupements d'employés logiques et des processus de gestion qui reflètent différentes structures de reporting.
- Définir des opérations en fonction des entités, régions et centres de coûts.
- Intégrer une certaine flexibilité dans des organisations individuelles de sorte que les responsables puissent gérer leurs organisations en fonction des besoins de leur entreprise.
- Configurez des organigrammes pour refléter les divisions de la structure de gestion et des tâches.
- Affectez des modèles d'affectation de personnel pour déterminer comment définir et pourvoir les emplois et les postes.
- Générer des rapports et suivre l'avancement. Exemples :
- Historique de l'organisation à des fins d'attestation, de conformité et de réglementation.
- Identifier l'éligibilité à la paie, aux avantages sociaux, à la rémunération et aux absences.
- Configurez les organigrammes pour inclure des indicateurs afin de pouvoir surveiller la performance de l'entreprise.
- Prendre des décisions relatives à la répartition des tâches en fonction du reporting organisationnel qui effectue le suivi de données telles que l'affectation de personnel, la conformité et l'attestation.
- Définir des processus automatisés. Exemples :
- Configurer des processus de gestion distincts pour des organisations individuelles et des types d'organisation.
- Définir des processus automatisés pour affecter des employés à leurs équipes de responsable et de support.
- Regrouper les données pour les rapports.
Cas d'utilisation
Produit | Exemple de cas d'utilisation |
|---|---|
Processus de gestion | Les responsables peuvent personnaliser les processus de gestion en fonction d'organisations et de types d'organisation. Exemples : par organisation supérieure, unité légale, recrutement ou lot de paie. |
HCM | Les administrateurs RH peuvent affecter d'autres administrateurs des ressources humaines pour prendre en charge des groupes d'employés selon différents types d'organisation. Exemples : hiérarchie de sites, organisation hiérarchique ou service. |
Organizations | Les responsables peuvent :
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Reporting | Les responsables peuvent :
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Sécurité |
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Étudiant | Les administrateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :
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Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels produits ou fonctions Workday prévoyez-vous d'utiliser ? | La structure et l'objet de votre entreprise déterminent les types d'organisation que vous définissez. Déterminez le niveau de sécurité et la structure de votre organisation en fonction des exigences du secteur d'activité, de la région et des exigences réglementaires. |
Sur quoi souhaitez-vous générer un rapport ? | Workday fournit des rapports qui vous permettent d'afficher des données récapitulatives ou détaillées sur les organisations pour les administrateurs et les utilisateurs finaux. La façon dont vous structurez les organisations affecte le reporting.
Les organisations représentent des dimensions sur lesquelles vous pouvez générer des rapports et déterminent le niveau de détail. Les organisations Workday s'excluent mutuellement, ce qui offre une flexibilité intégrée pour la structure de votre organisation. |
Comment affecterez-vous les organisations aux employés ? | Consultez les parties prenantes pour déterminer si vous :
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De quelle sécurité de l'organisation avez-vous besoin ? | Réfléchissez au niveau de granularité pour la sécurité. Si la sécurité n'est pas suffisamment restrictive, un trop grand nombre de personnes peuvent avoir un accès involontaire à des données sensibles. Mais, si le niveau de sécurité est trop restrictif, il peut être difficile de le mettre à jour. Déterminer qui peut :
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Vos organisations couvrent-elles plusieurs fuseaux horaires ? | Lors de la définition de votre environnement client, tenez compte des personnes qui prennent en charge quels groupes d'employés et les fuseaux horaires de votre organisation. Vous avez ainsi la garantie que les dates d'effet des processus de gestion, des affectations de rôles et de la paie sont traitées comme prévu. |
Comment affecterez-vous des rôles à chaque organisation ? | Tenez compte de la sécurité par rôle et du mode de fonctionnement des rôles dans les organisations. Exemple : si le personnel des ressources humaines prend en charge des employés dans une région ou un site, il doit être affecté à un site spécifique. Mais, si le personnel des ressources humaines supporte une entité, il doit être affecté à des organisations hiérarchiques. |
Comment utiliserez-vous les organisations et comment seront-elles structurées ? | Déterminez si vous aurez besoin de catégories de programme spécialisées. Exemples :
Le type d'organisation détermine les fonctionnalités incluses. Les exemples de types d'organisation suivants incluent automatiquement certaines fonctionnalités :
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Quelle structure d'organisation avez-vous besoin ? | Workday prend en charge plusieurs structures organisationnelles. Exemples :
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Avez-vous besoin d'organisations personnalisées ? | Déterminez si vous devez regrouper les employés pour un objectif spécifique de l'entreprise qui n'est pas servi par un type d'organisation prédéfini par Workday.
Exemple : le magasin, qui a des rôles, et les régions de stockage, qui auront également des rôles affectés, afin que vous puissiez définir l'héritage. Les organisations personnalisées peuvent être regroupées par plusieurs types d'organisation personnalisée qui prennent en charge la hiérarchie. |
Est-il possible d'utiliser une organisation personnalisée comme worktag personnalisé ? | Oui Vous pouvez utiliser une organisation personnalisée comme worktag personnalisé dans Workday Financial Management et Workday Payroll. Il n'y a pas de limite au nombre d'organisations personnalisées que vous pouvez créer.
Toutefois, il existe une limite au nombre d'organisations personnalisées que vous pouvez désigner comme worktags personnalisés. Vous ne pouvez utiliser que 10 organisations personnalisées comme worktags personnalisés et c'est important lorsque vous implémentez HCM ou Workday Payroll with Financial Management que vous tenez compte de cette limite. |
Recommandations
- Concevez vos organisations de sorte qu'elles fonctionnent avec d'autres domaines fonctionnels tels que la paie, les ressources humaines et les finances.
- Impliquer des parties prenantes de toutes les entités de gestion de votre organisation.
- Impliquez vos administrateurs de la sécurité, du système et des processus de gestion pour vous assurer que vous répondez à tous les critères liés aux approbations, au routage du processus de gestion et à l'accès aux données.
- Tenez compte de la granularité et de l'agrégation de votre reporting lorsque vous concevez la structure de votre organisation, car les organisations ont un rôle essentiel dans le reporting.
- Évaluer avec soin les hiérarchies d'organisations. La création d'un grand nombre de hiérarchies personnalisées ou imbriquées ou leur utilisation dans les règles d'éligibilité ont un impact sur la performance.
Actions requises
Vous devez :
- Définir des organisations hiérarchiques car tous les employés doivent être affectés à une organisation hiérarchique, qui est une organisation subordonnée aux organisations de leurs responsables. Les responsables ne sont pas membres de l'organisation hiérarchique qui contient leurs subordonnés directs.
- Sélectionnez un modèle d'affectation de personnel (gestion par poste ou gestion par emploi) pour les organisations hiérarchiques.
Limites
Une organisation hiérarchique ne peut avoir qu'un seul modèle d'affectation de personnel. Les organisations hiérarchiques n'ont pas toutes besoin du même modèle d'affectation de personnel, mais vous ne pouvez transférer des employés qu'entre des organisations qui utilisent le même modèle d'affectation de personnel.
Vous pouvez affecter des employés individuels à plusieurs organisations, notamment à plusieurs organisations du même type.
Définition de l'environnement client
Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - système
pour configurer les éléments suivants :
- Fuseau horaire par défaut et autres options de fuseau horaire.
- Hiérarchies d'organisations que l'utilisateur peut afficher.
Sécurité
Certains types d'organisation sont sécurisés par des domaines distincts pour la création, la gestion et l'affichage des types d'organisation. Vous devez définir au moins l'un des domaines suivants dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Créer : organisation hiérarchique
| Permet de mettre à jour et d'afficher les éléments suivants :
|
Gérer la création d'une règle d'affiliation
| Permet de créer des règles d'affiliation. |
Gérer la modification d'une règle d'affiliation
| Permet de modifier et d'afficher les règles d'affiliation. Permet aux utilisateurs du libre-service d'accéder aux règles d'affiliation qu'ils créent. |
Domaine Set Up: Organization
| Permet de mettre à jour et d'afficher les éléments suivants :
|
Processus de gestion
Les processus de gestion des organisations se répartissent entre les catégories suivantes :
- Création ou mise à jour du statut ou de la structure de l'organisation. Exemples :
- Activation
- Affecter une organisation supérieure
- Affecter des organisations incluses
- Créer une organisation subordonnée
- Scinder une organisation
- Affectation et suppression d'organisations à des postes ou à des employés. Exemples :
- Affecter une organisation matricielle
- Affecter plusieurs membres à une organisation matricielle
- Affecter un lot de paie
- Modifier les affectations d'organisations
- Créer un poste
- Transférer des employés
- Retirer un employé d'une organisation matricielle
- Retirer plusieurs membres d'une organisation matricielle
Reporting
Les organisations ont des structures et des utilisations différentes dans chaque produit et fonction Workday. Exemples : HCM, Paie, Recrutement et Workday Student ont des options de reporting uniques.
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour consulter les données récapitulatives ou détaillées des organisations existantes :
Rapport | Description |
|---|---|
Synthèse des organisations | Affiche une liste de toutes les organisations filtrées par types d'organisation sélectionnés, avec des données de synthèse.
Pour afficher l'organigramme d'une organisation pour laquelle vous êtes autorisé à l'afficher, cliquez sur le menu des actions associées de l'organisation concernée, puis cliquez sur Organigramme. |
Organisations dont je suis membre | Affiche la liste de toutes les organisations dont vous êtes membre. |
Mes rôles autoaffectés | Affiche la liste de toutes les organisations dans lesquelles votre poste est affecté à un rôle indiqué comme Autoaffectation dans la tâche Mettre à jour les rôles affectables . |
Rapport ou worklet Mes rôles de responsable | Affiche la liste de toutes les organisations dans lesquelles votre poste est affecté à un rôle indiqué comme Responsable dans la tâche Mettre à jour les rôles affectables.
|
Mes rôles de support | Affiche la liste de toutes les organisations dans lesquelles votre poste est affecté à un rôle indiqué comme Support dans la tâche Mettre à jour les rôles affectables . |
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour gérer et suivre les organisations :
Rapport | Description |
|---|---|
Mettre à jour les types d'organisation | Permet de gérer et de configurer différents types d'organisation, tels que des unités légales, des centres de coûts, des régions, etc. |
Afficher les membres à une date précise | Affiche les membres d'une organisation à n'importe quelle date historique ou future, en tenant compte des dates d'effet des affectations des employés. |
Afficher une organisation à une date précise | Affiche l'état d'une organisation à un moment donné. Ce rapport vous aide à comprendre la structure, l'affectation de personnel et d'autres attributs clés d'une organisation à une date donnée. |
Afficher un organigramme à une date précise | Affiche la structure d'une organisation, y compris les relations hiérarchiques et la hiérarchie, à une date spécifique. |
Afficher les membres d'une organisation | Affiche les membres d'une organisation qui sont affectés par une règle d'affiliation à une organisation personnalisée. Ce rapport utilise la source de données All Positions. |
Afficher une organisation hiérarchique | Affiche les employés, les données d'affectation de personnel, les rôles dans l'organisation et les groupes de sécurité. Ce rapport permet de rechercher des employés, des rôles, des postes non pourvus, et d'accéder aux actions associées de ces données. |
Audit des exceptions d'affectations d'organisations | Affiche une liste des affectations d'organisations non valides pour une restriction de poste en fonction des valeurs autorisées de son organisation hiérarchique ou de la hiérarchie de sites (ou des hiérarchies) dans laquelle son site est inclus. |
Audit des exceptions de l'organisation | Affiche les organisations pour lesquelles il existe des erreurs ou des avertissements. Ce rapport affiche l'objet de gestion présentant le problème ainsi que la description du problème ou de la solution. |
Audit des exceptions des types d'organisation | Affiche les types d'organisation pour lesquels il existe des erreurs ou des avertissements. Ce rapport affiche le type d'organisation (organisation hiérarchique ou unité légale, par exemple) qui présente le problème ainsi que la description du problème ou de la solution. |
Tous les rapports prédéfinis par Workday et personnalisés
.Intégrations
Lorsque vous souhaitez accéder à des organisations soumises à des restrictions de visibilité via une intégration, vous devez :
- Fournissez le compte utilisateur du système d'intégration (ISU) que vous utilisez avec les droits d'accès Extraire et insérer sur les domaines qui sécurisent ces organisations.
- Liez l'ISU à la tâche Créer des groupes de sécurité du système d'intégration.
- Accordez à l'ISSG un accès Extraire et Insérer sur les domaines qui sécurisent les services web de l'organisation que l'ISU tente d'exécuter.
Relations et interactions
Les organisations interagissent avec quasiment toutes les fonctionnalités de Workday.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community. Le kit Touchpoints vous aide à anticiper les interactions entre tous les types d'organisation dans Workday, notamment HCM, Finances, Paie et Étudiant.