Concept : gestion des temps et gestion des absences
Suivi des absences
Lorsque vous utilisez à la fois Workday Absence Management et Time Tracking :
- Vous pouvez configurer une absence de façon que les employés puissent la demander en utilisant le processus de gestionDemander une absenceou la saisir dans Workday Time Tracking. Vous pouvez également configurer l'absence de sorte que les employés puissent utiliser les deux options.
- Les absences saisies à l'aide du processus de gestionDemander une absenceapparaissent dans le calendrier de saisie des temps lorsque les employés les soumettent pour approbation.
- Vous pouvez accéder à la tâcheDemander une absenceet au rapportGérer les absencesà partir du calendrier de saisie des temps de l'employé uniquement si vous ajoutez des groupes de sécurité à l'une des actions de lancement suivantes :
- Demander une absence pour soi-mêmeetDemander une absence pour un employédans le processus de gestionDemander une absence.
- Modifier des absences pour soi-mêmeetModifier des absences pour un employédans le processus de gestionCorriger les absences.
Si vous utilisez le calendrier des absences existant, les tâches sont appelées
Demander une absence
et Saisir des absences
. Les libellés pour les actions, rapports et champs de rapport associés utilisent également le terme Absence (global)
au lieu de Absence
.- Inclure des absences dans les calculs et les totaux
- Utilisez la tâcheCréer une absencepour affecter des marqueurs de calcul des temps aux absences que vous souhaitez inclure dans les :
- Calculs des temps.
- Totaux affichés en haut du calendrier de saisie des temps d'un employé.
Par exemple, pour comptabiliser des heures d'absences rémunéréescomme des heures normales lors du calcul des heures supplémentaires, affectez le marqueur de calculRegularauxabsences rémunérées.Les heures d'absences héritent des marqueurs de calcul de l'objet d'absence. Le calcul des temps n'ajoute et ne retire aucun autre marqueur.Une fois que Workday a inclus une absence dans un calcul des temps, aucun autre calcul n'est effectué si vous modifiez des absences pour cette même semaine. Utilisez le champ de rapportTime Entry Re calculatedans un processus de gestion ou un rapport afin d'identifier ces situations. Accédez ensuite à la tâcheSaisir les temps d'un employépour la même semaine et cliquez surOKpour exécuter de nouveau le calcul des temps. - Options de saisie des absences
- Mode de saisieConfigurationRoutage de l'approbationSoldes du régime d'absencesGestion des temps : sélectionnez l'absence dans l'inviteType de tempslors de la saisie des temps.Les absences et les temps travaillés sont soumis et approuvés dans un seul et même événement.SélectionnezDepuis la fonction Gestion des temps uniquementsur la pageCréer une absence.Contrôlé par le processus de gestionSaisir les temps.L'événement du processus de gestion est créé lorsque vous cliquez surOK.L'absence est déduite du solde du régime d'absences après l'approbation. Le solde en attente est mis à jour sitôt que Workday enregistre l'absence.Gestion des absences : accédez à la tâcheDemander une absenceou au rapportGérer les absences.SélectionnezDepuis la fonction Absences uniquementsur la pageCréer une absence.Contrôlé par le processus de gestionDemander une absence.Un événement d'absence distinct est créé lorsque vous cliquez surSoumettre.L'absence est déduite du solde du régime d'absences après l'approbation. Si elle est enregistrée pour plus tard, Workday l'exclut du solde en attente.Gestion des temps et Gestion des absences : sélectionnez l'absence soit depuis l'inviteType de tempslors de la saisie des temps, ou via la tâcheDemander une absenceou le rapportGérer les absences.SélectionnezDepuis les fonctions Gestion des temps et Absencessur la pageCréer une absence.Contrôlé par le processus de gestionSaisir les temps,Demander une absenceouCorriger les absences, en fonction de l'application dans laquelle l'employé a saisi l'absence.L'absence est déduite du solde du régime d'absences après l'approbation. La prise en compte de l'absence dans le solde en attente dépend du mode de saisie choisi par l'employé pour saisir l'absence.Workday n'autorise qu'un seul mode de saisie par absence.Lorsque vous décidez de la façon dont les employés doivent saisir une absence particulière, réfléchissez à qui doit approuver l'absence et si les employés doivent la demander à l'avance. Exemple : vous voulez que les employés saisissent les absences maladie non planifiées via l'inviteType de tempset les absences maladie planifiées ainsi que les congés via la tâcheDemander une absence. Si vous voulez que les responsables approuvent les absences et les temps travaillés dans le même événement, utilisez l'optionDepuis la fonction Gestion des temps uniquement. Vous pouvez également utiliser l'optionDepuis les fonctions Gestion des temps et Absences.Toutes les absences, indépendamment de la façon dont les employés les saisissent, sont soumises aux validations des saisies de données configurées dans Workday Absence Management.
- Configuration des absences
- Utilisez la tâcheCréer une absencepour configurer les champs suivants :
- Marqueurs de calcul des temps
- Option de saisie
Les absences et les codes de saisie des temps doivent avoir les mêmes marqueurs de calcul et utiliser les mêmes unités. - Absences avec heures de début et de fin
- Vous pouvez exiger des employés qu'ils saisissent des heures de début et de fin lorsqu'ils saisissent des absences dans Workday Time Tracking et Absence Management. Utilisez la tâcheModifier une absencepour configurer lesHeures de début et de fin obligatoires.Workday calcule la durée de l'absence en fonction des heures de début et de fin fournies par l'employé. Les employés peuvent également corriger les heures de début et de fin à l'aide de la tâcheCorriger les absences. Cette tâche entraîne la mise à jour de la durée de l'absence par Workday.
- Paiement des absences
- Workday n'envoie aucun marqueur de calcul à la paie pour les absences. Pour rémunérer les absences, mappez les gains aux calculs associés pour l'élément d'absence, pas aux marqueurs de calcul des temps.
Cumuls
Vous pouvez configurer les cumuls définis dans Workday Absence Management en utilisant les temps calculés d'un employé. Exemple : vous pouvez créer un cumul qui donne droit à des absences compensatoires plutôt qu'à des heures supplémentaires.
- Affectez des marqueurs de calcul au cumul pour indiquer les tranches horaires à considérer comme base pour les temps compensatoires.
- Pour le calcul du cumul, sélectionnezTemps calculés pour la période et le cumul(calcul de valeur d'instance).Ce calcul additionne les heures des tranches horaires et les marqueurs de calcul mappés pour la fourchette de dates correspondant à la période de cumul. Une autre option consiste à créer votre propre calcul en utilisantTemps calculés pour la période et le cumul. Exemple : votre calcul peut donner deux heures de cumul pour chaque période d'heures supplémentaires de quatre heures.
Lorsque Workday mappe un marqueur de calcul à un cumul, ce dernier est ajouté au solde du régime d'absences dès que les tranches horaires calculées sont enregistrées ou soumises.
- Configuration du cumul
- Utilisez la tâcheCréer un cumulpour configurer les champs suivants :
- Calcul
- Remarque :vous pouvez uniquement utiliser le calculTemps calculés approuvés pour le jour et le cumul(calcul de valeur d'instance) si une date d'expiration est définie pour votre cumul.
- Marqueurs de calcul des temps
- Remarque :les cumuls et les codes de saisie des temps doivent avoir les mêmes marqueurs de calcul et utiliser les mêmes unités.
Régularisations, remplacements et corrections
Indépendamment de la façon dont les employés saisissent les absences, vous pouvez utiliser les tâches suivantes dans Workday Absence Management pour les régularisations et les remplacements :
- Corriger les absencesUne fois une absence approuvée, elle ne peut être corrigée qu'en utilisant la tâcheCorriger les absences.
- Mettre à jour les régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
- Mettre à jour les soldes de remplacement des régimes d'absences
- Mettre à jour les remplacements de limites d'absences et de cumuls
Absences de longue durée
Lorsqu'ils sont absents, les salariés peuvent saisir et soumettre leurs temps dans la gestion des temps, sauf si vous créez une validation des temps qui empêche leur soumission.