Éléments de définition : formation de l'entreprise étendue
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Extended Enterprise for Learning. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Avec la formation de l'entreprise étendue, vous pouvez fournir du contenu de formation à des utilisateurs extérieurs à votre unité légale, tels que des fournisseurs, des sous-traitants et des partenaires, sans modifier vos configurations de sécurité. Les apprenants d'entreprise étendue peuvent accéder à votre catalogue de formation et suivre des cours.
Avantages pour l'entreprise
Avec Workday Extended Enterprise for Learning, vous pouvez :
- Gagner du temps et des ressources en utilisant les mêmes rapports, contenu et système de gestion de formation pour les utilisateurs internes et externes.
- Proposer un partage des connaissances, une formation sur la conformité et des attestations/certificats aux personnes non employées qui font affaire avec vous, tout en préservant vos configurations de sécurité et la confidentialité des données.
- Tarifer le contenu de formation de manière stratégique en fonction des contrats avec vos unités légales affiliées tierces. Pour en savoir plus, voir les éléments de définition de l'activation de la tarification.
Cas d'utilisation
- Formation des prestataires qui ont besoin de réviser les règles en matière de ressources humaines avant de dispenser des cours à vos salariés.
- Sous-traitants industriels devant suivre une formation sur la sécurité et la conformité.
- Employés saisonniers du commerce de détail qui ont besoin de se familiariser avec les systèmes et les processus du magasin.
- Infirmiers itinérants devant apprendre les politiques propres à un hôpital.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
En quoi les apprenants d'entreprise étendue sont-ils différents des intervenants extérieurs ? | Les intervenants extérieurs ont accès à Workday et font partie de votre personnel interne. Ils reçoivent généralement des avantages de votre part, tels que l'accueil et l'intégration, les avantages sociaux, la paie, les évaluations de la performance ou la gestion des temps.
Les apprenants d'entreprise étendue sont externes à votre unité légale et n'ont accès qu'à Workday Learning. |
Qui utilise Workday Extended Enterprise for Learning ? | Workday Extended Enterprise for Learning vous permet de fournir du contenu de formation à des utilisateurs extérieurs à votre unité légale. Chaque membre de votre personnel étendu dispose d'un compte utilisateur de formation externe, qui correspond à son compte système unifié. L'utilisateur de formation externe peut avoir plusieurs rôles actifs en même temps :
Vous pouvez attribuer aux employés ou membres de votre personnel étendu des responsabilités supplémentaires pour vous aider à gérer votre personnel étendu :
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Avez-vous besoin d'un abonnement à Workday Extended Enterprise for Learning pour créer des formateurs externes et des évaluateurs de formation externes ? | Cette fonctionnalité est disponible via Workday Learning et ne nécessite pas d'abonnement. Si vous utilisez Workday Learning, ces rôles vous permettent de tirer parti de l'expertise de personnes extérieures à votre organisation. |
Comment limiter le contenu de formation que les apprenants d'entreprise étendue peuvent afficher ? | Vous pouvez créer des thèmes de formation et des segments de sécurité liés à un thème pour limiter l'accès au contenu.
Vous pouvez utiliser les champs de rapport suivants dans l'objet de gestion Learning Content Subscription pour générer des rapports sur les dates jusqu'auxquelles les apprenants d'entreprise étendue doivent avoir accès au contenu de formation :
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Comment suivre des informations supplémentaires sur les apprenants d'entreprise étendue actifs pour des raisons de conformité ou de reporting en l'absence de champ prédéfini par Workday ? | Vous pouvez créer des champs personnalisés pour effectuer le suivi d'informations telles que l'achèvement partiel d'une formation ou le temps nécessaire pour terminer la formation. Vous pouvez créer des champs personnalisés dans les objets de gestion Apprenant d'entreprise étendue et Affiliation d'entreprise étendue .
Vous ne pouvez pas utiliser le processus de gestion Gérer les données d'un apprenant d'entreprise étendue pour modifier des objets personnalisés. Vous pouvez modifier les champs personnalisés :
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Comment souhaitez-vous configurer la connexion pour les utilisateurs de formation externes ? | Les utilisateurs de formation externes peuvent se connecter à Workday sur un appareil mobile ou un ordinateur de bureau.
Lorsque vos employés utilisent l'authentification unique (SSO), mais que vous n'avez pas l'intention de configurer l'authentification unique pour les utilisateurs de formation externes, vous pouvez configurer un sélecteur d'authentification. Cela permet aux utilisateurs de formation externes de se connecter à Workday à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. |
Les apprenants d'entreprise étendue peuvent-ils recevoir des campagnes ? | Vous pouvez créer des campagnes pour les apprenants d'entreprise étendue à l'aide de la campagne de l'entreprise étendue. Cette campagne est différente de la campagne de formation utilisée pour les salariés.
Les campagnes d'entreprise étendue permettent de configurer séparément la sécurité et la campagne des apprenants d'entreprise étendue. Workday ne vous permet pas d'envoyer des enquêtes aux apprenants d'entreprise étendue avec des campagnes. |
Comment les apprenants d'entreprise étendue peuvent-ils modifier les attestations/certificats des profils d'autres apprenants d'entreprise étendue ? | Pour permettre à un apprenant d'entreprise étendue de modifier les attestations/certificats d'autres apprenants d'entreprise étendue, définissez-le comme responsable d'affiliation pour l'affiliation des apprenants d'entreprise étendue prévus. Pour permettre à un apprenant d'entreprise étendue de modifier les attestations/certificats de tous les apprenants d'entreprise étendue, définissez-le comme responsable d'affiliation pour toutes vos affiliations existantes plutôt que de lui accorder des droits d'administrateur.
Affectez à l'apprenant d'entreprise étendue un accès limité au domaine Person Data: Certifications et au processus de gestion Gérer les attestations/certificats dans le domaine fonctionnel Worker Profile and Skills.Lorsque vous accordez à un apprenant d'entreprise étendue un accès non limité au processus de gestion Gérer les attestations/certificats , il peut afficher et modifier les attestations/certificats dans les profils des employés. |
Comment vos apprenants d'entreprise étendue peuvent-ils devenir des employés dans votre organisation ? | Les apprenants d'entreprise étendue peuvent afficher les emplois destinés aux personnes non employées au sein de votre organisation et y postuler via leur compte Workday. Lorsque vous embauchez un apprenant d'entreprise étendue, ses relevés de formation et ses attestations/certificats de talent sont transférées avec lui vers son nouveau rôle. Workday archive son compte utilisateur de formation externe et ses rôles personnels, et efface la date d'activation de l'apprenant d'entreprise étendue.
Configurez Workday Recruiting pour utiliser cette fonctionnalité. |
Comment déterminer le fuseau horaire des dates d'activation des apprenants d'entreprise étendue ? | Workday utilise les règles de fuseau horaire suivantes :
Le fuseau horaire de la date d'activation est basé sur le fuseau horaire privilégié du compte utilisateur de formation externe. Sinon, Workday utilise le premier des fuseaux horaires disponibles dans l'ordre suivant :
Si vous souhaitez que Workday détermine les fuseaux horaires pour les dates d'activation en fonction de vos sites d'affiliation, assurez-vous que :
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Comment les apprenants d'entreprise étendue peuvent-ils créer leurs propres comptes ? | Définissez la fonctionnalité Auto-inscription gérée pour permettre aux apprenants d'entreprise étendue potentiels de s'inscrire pour leur propre compte. Les approbations de compte sont fondées sur la configuration du processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue . |
Comment désactiver plusieurs comptes d'apprenant d'entreprise étendue à la fois ? | Workday vous permet de lancer une opération en masse pour désactiver simultanément jusqu'à 50 000 comptes d'apprenant d'entreprise étendue. L'opération en masse désactive des comptes en fonction de critères spécifiés dans un rapport personnalisé. |
Recommandations
Aucun impact.
Actions requises
Configurez Workday Learning.
Pour créer des utilisateurs de formation externe, configurez le domaine
View External Learning User
, ainsi que le processus de gestion Gérer un utilisateur de formation externe
et la règle de sécurité associée.Limites
- Les formateurs et les évaluateurs de formation externes ne peuvent pas créer leurs propres comptes en libre-service.
- Vous ne pouvez pas fusionner les dossiers personnels d'utilisateurs de formation externes qui deviennent des employés via la structure de gestion des doublons.
- Vous ne pouvez pas configurer et envoyer des modèles d'e-mail différents pour les nouveaux comptes des utilisateurs de formation externes et des employés. Workday envoie le même e-mail aux deux types de personne. Le contenu de l'e-mail est personnalisable.
- Workday ne prend pas en charge l'accès limité au processus de gestionGérer les attestations/certificatspour les formateurs externes qui sont également administrateurs.
- Il arrive que les apprenants d'entreprise étendue associés à une date d'embauche future ne puissent pas accéder à leur profil d'employé.
- Les tâches du processus de gestionDemander un apprenant d'entreprise étenduen'incluent pas le champ Date d'activation. Vous ne pouvez donc pas planifier une date d'activation future. Lorsque vous créez ou activez un apprenant d'entreprise étendue existant à l'aide de ce processus de gestion, Workday définit automatiquement comme date d'activation la date à laquelle la demande a été lancée. Pour déterminer le fuseau horaire, Workday utilise les règles de fuseau horaire de la date d'activation. Lorsque vous modifiez un apprenant d'entreprise étendue, Workday conserve sa date d'activation existante.
Définition de l'environnement client
Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour configurer les options suivantes à l'échelle de l'environnement client pour votre personnel externe :Option | Description |
|---|---|
Case à cocher Activer la gestion des fuseaux horaires en libre-service pour l'entreprise étendue
| Cochez cette case pour permettre aux apprenants de définir leur propre fuseau horaire pour les règles d'expiration des inscriptions aux cours. |
Invite Activer la configuration de la tarification pour les types de personne
| Sélectionnez les types de personne pour lesquels vous souhaitez configurer la tarification, y compris les apprenants d'entreprise étendue. |
Sécurité
Dans les domaines fonctionnels Extended Enterprise for Learning ou Learning Core :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Learning Access
| Cela permet aux apprenants d'entreprise étendue de rechercher dans le catalogue de formation et d'afficher les informations sur les cours. |
Maintain Archived External Learning User
| Permet aux utilisateurs d'annuler l'archivage des utilisateurs de formation externes qui ne sont pas des employés actifs. |
Manage: Extended Enterprise
| Permet aux administrateurs de formation d'entreprise étendue de gérer les affiliations, les profils d'emploi et l'accès aux tableaux de bord. |
Manage: Extended Enterprise Affiliation Learners
| Permet aux responsables d'affiliation d'afficher les apprenants d'entreprise étendue dans leur affiliation. |
Manage: Extended Enterprise Learner Type
| Permet aux utilisateurs de créer et de gérer des types d'apprenant d'entreprise étendue. Les utilisateurs disposant d'un accès Afficher au domaine Manage: Extended Enterprise peuvent afficher le type d'apprenant que vous affectez à un apprenant d'entreprise étendue. |
Manage: Learning Content
| Permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches et aux rapports administratifs pour gérer le contenu de formation, y compris la création de règles d'expiration des cours. |
Self-Service: On the Job Training
| Permet aux évaluateurs de formation externes d'accéder au worklet Formateur et de gérer l'évaluation et la participation pour les offres de cours. |
Manage: Self-Registration
| Ce domaine permet aux administrateurs de créer et de gérer les URL d'auto-inscription. |
Person Data: Learning
| Permet aux administrateurs d'afficher les relevés de formation des apprenants d'entreprise étendue, y compris dans les profils d'utilisateur. |
Reports: Archived External Learning Users
| Permet aux utilisateurs de générer des rapports sur les utilisateurs de formation externes archivés. |
Rapports : affiliations d'entreprise étendue
| Permet aux groupes de sécurité limités et non limités d'accéder aux rapports sur les affiliations d'entreprise étendue. |
Reports: Extended Enterprise Affiliation Learners
| Permet aux responsables d'affiliation d'accéder aux rapports sur les apprenants dans leur affiliation. |
Reports: Extended Enterprise Usage Metrics
| Permet aux utilisateurs de suivre le nombre d'apprenants d'entreprise étendue actifs dans votre environnement client. Vous pouvez utiliser ces informations pour mesurer l'utilisation de votre produit au fil du temps. |
Self-Service: Extended Enterprise Learning
| Permet aux apprenants d'entreprise étendue d'afficher leur profil et leurs informations. |
Self Service: Learning
| Donne accès aux utilisateurs à des fonctionnalités en libre-service, telles que l'affichage du détail du relevé dans leur profil. |
Self-Service: Learning Évaluateur
| Permet aux évaluateurs de formation externes d'afficher leur propre profil. |
View External Learning User
| Permet aux administrateurs d'afficher les informations sur les utilisateurs de formation externes, y compris leurs profils. |
Dans d'autres domaines fonctionnels :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Internal Careers dans le domaine fonctionnel Recruiting | Permet aux apprenants d'entreprise étendue d'afficher les emplois destinés aux personnes non employées au sein de votre organisation et d'y postuler via leur compte Workday existant. |
Domaine Mass Operation Management dans le domaine fonctionnel System. | Permet aux utilisateurs de gérer les opérations en masse, notamment la définition et l'exécution du type d'opération en masse Désactiver des comptes d'apprenant d'entreprise étendue . |
Person Data: Certifications dans le domaine fonctionnel Worker Profile and Skills. | Permet aux administrateurs d'afficher les attestations/certificats des apprenants d'entreprise étendue et des formateurs externes, y compris dans les profils d'utilisateur. |
Person Data: Personal Photo dans le domaine fonctionnel Personal Data. | Ce domaine permet aux utilisateurs d'afficher et de modifier des photos pour les utilisateurs auxquels ils ont accès. |
Self-Service: Certifications dans le domaine fonctionnel Worker Profile and Skills. | Permet aux utilisateurs d'afficher leurs propres attestations/certificats dans leur profil. |
Self-Service: My Applications dans le domaine fonctionnel Recruiting. | Cela permet aux apprenants d'entreprise étendue de réviser ou retirer leurs candidatures. |
Self-Service: Personal Photo dans le domaine fonctionnel Personal Data. | Permet aux utilisateurs d'afficher et de modifier leur propre photo. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander un apprenant d'entreprise étendue
| Permet aux responsables d'affiliation de demander l'accès à la formation pour les utilisateurs nouveaux ou existants de leurs affiliations.
Workday recommande de commencer par configurer les processus de gestion suivants, qui sont des sous-processus du processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue :
L'auto-inscription gérée utilise le processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue pour créer de nouveaux utilisateurs ou modifier des utilisateurs existants. Assurez-vous d'avoir correctement configuré les actions autorisées, les groupes de sécurité et les approbations avant de communiquer les URL d'auto-inscription. |
Inscription en masse
| Pour permettre aux responsables d'affiliation d'inscrire à des cours de formation des apprenants d'entreprise étendue appartenant à leurs affiliations affectées, accordez-leur les autorisations correspondantes dans l'action de lancement. |
Gérer un évaluateur de formation externe
| Permet de créer et de modifier des évaluateurs de formation externes. |
Gérer un utilisateur de formation externe
| Permet de créer des comptes d'utilisateurs de formation externes.
Pour permettre aux utilisateurs de formation externes de modifier leurs données personnelles, accordez-leur des autorisations dans l'action de lancement Modifier mes données personnelles . |
Gérer les données d'un apprenant d'entreprise étendue
| Permet de créer et de modifier les données des apprenants d'entreprise étendue. |
Gérer le formateur externe
| Permet de créer et de modifier des formateurs externes. |
S'inscrire à un contenu , Se désinscrire d'une formation et Inscription en masse
| Vous pouvez permettre aux apprenants d'entreprise étendue de s'inscrire et aux formateurs externes et aux responsables d'affiliation de s'inscrire et d'approuver les inscriptions. |
Gérer les attestations/certificats
| Pour permettre aux apprenants d'entreprise étendue, aux formateurs externes et aux administrateurs d'ouvrir les attestations/certificats en pièces jointes, vous devez leur accorder des autorisations Afficher uniquement les éléments terminés dans le processus de gestion. |
Candidature
| Pour permettre aux apprenants d'entreprise étendue d'afficher et de postuler à des emplois pour des personnes non employées au sein de votre organisation, accordez-leur l'autorisation dans l'action de lancement Postuler à un emploi - personnes autres qu'employés . |
Génération de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord Entreprise étendue - Administration
| Permet aux administrateurs d'entreprise étendue de gérer les données des apprenants d'entreprise étendue et les affiliations. |
Rapport Rechercher des apprenants d'entreprise étendue
| Permet aux administrateurs et aux responsables d'affiliation de rechercher des apprenants d'entreprise étendue actifs. |
Tableau de bord Formation
| Modifiez ce tableau de bord afin que les apprenants d'entreprise étendue puissent facilement accéder aux communiqués et au contenu de formation. |
Nombre quotidien maximum d'apprenants d'entreprise étendue actifs
Nombre mensuel maximum d'apprenants d'entreprise étendue actifs Nombre annuel maximum d'apprenants d'entreprise étendue actifs | Affichez et surveillez le nombre d'apprenants d'entreprise étendue dans votre environnement client.
Si vous saisissez rétroactivement une date d'expiration pour un apprenant d'entreprise étendue à l'aide de la tâche Modifier un apprenant d'entreprise étendue , les rapports indiquent que le compte est inactif à la date de saisie de la date d'expiration.Les rapports suivants affichent uniquement les données actuelles dans les environnements de production :
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Rapport Afficher une affiliation d'entreprise étendue
| Affiche le détail d'une affiliation d'entreprise étendue. |
Rapport Afficher un apprenant d'entreprise étendue
| Affichez le profil d'un apprenant d'entreprise étendue. |
Rapport Afficher un utilisateur de formation externe
| Affichez le profil d'un utilisateur de formation externe. |
- Indexed Learning Campaign Records
- Affiliations d'entreprise étendue
- Profils d'emploi d'entreprise étendue
- Apprenants d'entreprise étendue
- External Learning Users
- Learning Assignments by Learning Organization
- Learning Assignment Records
- Inscriptions à une formation
- Formateurs
Noms au format global
plutôt que dans l'objet de gestion Apprenant d'entreprise étendue
.Intégrations
Services web | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Maintain Archived External Learning User
| Permet de gérer l'archivage des utilisateurs de formation externes dans votre organisation.
Pour les EIB basés sur le service web Maintain Archived External Learning User , Workday vous recommande de créer les règles de condition suivantes :
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Gérer les données d'un apprenant d'entreprise étendue
| Permet de créer des apprenants d'entreprise étendue à partir d'utilisateurs de formation externes existants.
Vous pouvez éventuellement désactiver les notifications relatives au nom d'utilisateur et au mot de passe que Workday envoie aux apprenants lors de la création du compte. Si vous souhaitez mettre à jour des apprenants d'entreprise étendue inactifs existants, Workday recommande de désactiver les e-mails de nom d'utilisateur et de mot de passe. Pour les EIB basés sur le service web Gérer les données d'un apprenant d'entreprise étendue , Workday vous recommande de :
Vous pouvez utiliser ce service web pour définir des dates d'activation des apprenants d'entreprise étendue passées. Lorsque vous indiquez toutes les mêmes valeurs que celles d'un apprenant d'entreprise étendue existant dans votre demande, le service web ne crée pas de nouveaux événements de processus de gestion. Il n'envoie pas non plus d'e-mail concernant le nom d'utilisateur et le mot de passe temporaire, même si vous spécifiez l'envoi de ces e-mails. |
Gérer un évaluateur de formation externe
| Permet de créer des évaluateurs de formation externes.
Vous pouvez éventuellement désactiver les notifications relatives au nom d'utilisateur et au mot de passe que Workday envoie aux évaluateurs lors de la création du compte. |
Gérer le formateur externe
| Permet de créer des formateurs externes.
Vous pouvez éventuellement désactiver les notifications relatives au nom d'utilisateur et au mot de passe que Workday envoie aux formateurs externes de la création du compte. Pour les EIB basés sur le service web Gérer le formateur externe , Workday vous recommande de :
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Gérer un utilisateur de formation externe
| Permet de créer des comptes d'utilisateurs de formation externes.
Pour les EIB basés sur le service web Gérer un utilisateur de formation externe , Workday vous recommande de créer la règle de condition suivante : Is Archived dans l'objet de gestion Utilisateur de formation externe a la valeur Faux. |
Relations et interactions
La formation d'entreprise étendue interagit avec Workday Recruiting. Vous pouvez autoriser les apprenants d'entreprise étendue à afficher et à postuler aux emplois pour des personnes non employées au sein de votre organisation. Lorsque vous embauchez un apprenant d'entreprise étendue, ses relevés de formation et ses attestations/certificats de talents sont transférés avec lui dans son nouveau rôle et Workday archive ses rôles et son compte utilisateur de formation externe.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.