Éléments de définition : auto-inscription gérée pour l'entreprise étendue
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'auto-inscription gérée pour l'entreprise étendue. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
L'auto-inscription gérée pour l'entreprise étendue permet à des personnes extérieures à votre organisation de créer leur propre compte de formation d'entreprise étendue.
Vous pouvez créer des URL d'auto-inscription spécifiques à l'affiliation et les communiquer aux apprenants d'entreprise étendue potentiels afin qu'ils créent un compte. Une fois leur compte approuvé, ils peuvent se connecter à Workday Learning en tant qu'apprenants d'entreprise étendue. Workday les ajoute automatiquement à l'affiliation associée à l'URL.
Avantages pour l'entreprise
Grâce à l'auto-inscription gérée, les organisations peuvent :
- Gagner du temps et des ressources en permettant aux apprenants d'entreprise étendue potentiels de s'inscrire pour leur propre compte.
- Simplifier une partie du processus d'accueil et d'intégration des apprenants d'entreprise étendue.
Cas d'utilisation
L'accueil et l'intégration de volumes importants d'apprenants d'entreprise étendue issus de sous-traitants ou de fournisseurs tiers.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment limiter le nombre de personnes autorisées à créer un compte ? | Toute personne qui accède à votre URL d'auto-inscription peut créer un compte. Pour limiter les inscriptions, configurez le processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue avec une étape d'approbation par l'administrateur afin que les administrateurs puissent approuver ou refuser les nouveaux comptes.
Pour éviter les frais liés à l'ajout de comptes de formation d'entreprise étendue, Workday vous recommande de limiter le nombre d'inscriptions. |
Est-il possible de limiter le nombre d'utilisateurs autorisés à créer eux-mêmes leur compte ? | Workday limite automatiquement le nombre d'auto-inscriptions par heure en fonction du nombre d'apprenants d'entreprise étendue dans votre environnement client. Workday autorise jusqu'à 500 auto-inscriptions par heure lorsque le nombre d'apprenants d'entreprise étendue actifs ou inactifs est inférieur ou égal à 5 999. La limite horaire augmente de 100 auto-inscriptions par heure pour 1 000 apprenants d'entreprise étendue supplémentaires. La limite horaire maximum est de 1 000 auto-inscriptions.
Exemple :
Vous pouvez saisir une limite horaire personnalisée dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM .
Pour des raisons de sécurité, Workday recommande d'utiliser la valeur par défaut ou de saisir une limite personnalisée inférieure à la valeur par défaut. |
Comment gérer les URL d'auto-inscription ? | Vous pouvez créer une URL d'auto-inscription par affiliation d'entreprise étendue. Vous pouvez désactiver des URL ou planifier des dates d'activation et d'expiration. Vous pouvez afficher et générer des rapports sur les URL d'auto-inscription inactives dans Workday. |
Les formateurs externes peuvent-ils créer leur propre compte ? | Seuls les apprenants d'entreprise étendue peuvent créer leur propre compte. Toutefois, vous pouvez activer le rôle personnel de formateur externe pour les utilisateurs de formation externes créés via l'auto-inscription. |
Quelle est la date d'activation pour les apprenants d'entreprise étendue créés via l'auto-inscription ? | Workday définit la date d'activation sur la date à laquelle l'apprenant d'entreprise étendue a soumis la création de son compte. Workday utilise le fuseau horaire de votre environnement client comme fuseau horaire pour la date d'activation. Lorsque qu'aucun fuseau horaire n'est défini dans l'environnement client, Workday utilise l'heure standard du Pacifique. |
Que se passe-t-il en cas d'auto-inscriptions en double ? | Si un apprenant d'entreprise étendue potentiel soumet une auto-inscription alors qu'il en a déjà une en attente, Workday affiche un message d'erreur l'invitant à contacter son administrateur. Si un apprenant d'entreprise étendue existant soumet une auto-inscription et que le processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue est configuré pour permettre aux administrateurs de réviser les demandes en double, les administrateurs reçoivent une tâche qui leur permet de comparer les informations utilisateur demandées et existantes, puis de refuser ou de soumettre la demande. Lorsqu'ils soumettent la demande, Workday remplace les informations existantes par les informations demandées. |
Comment configurer la langue et le format du nom pour la page d'auto-inscription que les apprenants d'entreprise étendue voient lorsqu'ils accèdent à une URL d'auto-inscription ? | Workday traduit la page d'auto-inscription dans une langue prise en charge par Workday en fonction de la langue du navigateur de l'utilisateur. Une fois le compte approuvé, l'apprenant d'entreprise étendue reçoit par e-mail son nom d'utilisateur et son mot de passe temporaire dans cette langue.
Il sélectionne également un pays lors de son inscription, ce qui détermine le format de son nom. |
Recommandations
Pour éviter que des utilisateurs inconnus ne créent des comptes, Workday recommande d'ajouter des étapes d'approbation par l'administrateur au processus de gestion
Demander un apprenant d'entreprise étendue
. Workday recommande également d'utiliser la valeur par défaut ou une valeur inférieure pour la limite horaire des auto-inscriptions.Actions requises
Configurez le domaine
Manage: Self-Registration
et définissez le processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue
. Voir :
Limites
- Lorsqu'un utilisateur existant crée un compte, Workday ne l'informe pas que l'adresse e-mail avec laquelle il le crée est déjà utilisée. Pour éviter cela, Workday recommande de ne distribuer l'URL d'auto-inscription qu'aux nouveaux utilisateurs.
- L'auto-inscription gérée prend uniquement en charge les composantes Prénom et Nom principal. Il ne prend pas en charge les composantes de nom obligatoires supplémentaires que vous configurez.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez éventuellement utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour :
- Configurer la politique de confidentialité pour les apprenants d'entreprise étendue potentiels qui créent un compte. La politique de confidentialité est définie surAucunepar défaut.
- Afficher ou personnaliser votre limite horaire pour les auto-inscriptions.
Sécurité
Dans le domaine fonctionnel Extended Enterprise for Learning :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Self-Registration
| Permet aux utilisateurs de créer, de modifier, d'afficher et de générer des rapports sur les URL d'auto-inscription. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander un apprenant d'entreprise étendue
| L'auto-inscription gérée utilise le processus de gestion Demander un apprenant d'entreprise étendue pour modifier des apprenants d'entreprise étendue existants ou en créer de nouveaux.
Configurez ce processus de gestion avant de communiquer les URL d'auto-inscription. |
Reporting
Vous pouvez créer des rapports personnalisés en utilisant les sources des données de rapport suivantes :
- Apprenants d'entreprise étendue
- External Learning Users
- Self-Registration URLs
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Self Registration URLs
| Utilisez ce service web pour récupérer les URL d'auto-inscription. |
Put Self Registration URL
| Utilisez ce service web pour créer ou mettre à jour des URL d'auto-inscription. |
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.