Étapes : définir le processus de gestion de finalisation du formulaire I-9

Pour utiliser l'intégration E-Verify
, créez l'intégration avant de configurer les étapes d'intégration dans le processus de gestion Complete Form I-9
.

Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :

Business Process Administration

Manage: Business Process Definitions

Vous pouvez définir le processus de gestion Remplir le formulaire I-9
pour que les salariés puissent créer un formulaire I-9 électronique pour vérifier leur éligibilité à l'emploi aux États-Unis. Vous pouvez utiliser le processus de gestion Finaliser le formulaire I-9
indépendamment ou comme action du processus de gestion Accueil et intégration
. Vous pouvez inclure des étapes d'intégration dans le processus de gestion Finaliser le formulaire I-9
pour soumettre les données des salariés dans l'intégration E-Verify
pour l'autorisation de travail.

Lorsqu'elle fait partie du processus de gestion Accueil et intégration
, l'étape d'action Finaliser le formulaire I-9
doit intervenir après :

Les tâches Modification du nom
et Modification des coordonnées
sont terminées. Lorsque vous prérenseignez le formulaire I-9, Workday rend disponibles le nom et l'adresse personnelle du salarié pour le formulaire I-9.

L'étape de finalisation
du processus de gestion Accueil et intégration
, pour une vérification plus rapide de l'emploi, lorsque l'intégration est mise en pause jusqu'à la fin de l'Accueil et l'intégration
.

Workday vous permet de créer un formulaire I-9 légal mais ne vérifie pas la conformité.

Modifiez les processus de gestion.

Configurez le processus de gestion Remplir le formulaire I-9
dans le domaine fonctionnel Onboarding.

Utilisez l'ordre d'étape du processus de gestion suivant :

Lorsque vous utilisez l'intégration E-Verify
, incluez les étapes a
à j
.

Lorsque vous saisissez manuellement des données sur le site web E-Verify ou que vous n'utilisez pas E-Verify, incluez les étapes a
, b
et j
.

Ordre	Si	Type	Spécifier
a		Lancement
b		Action	Réviser le formulaire I-9
c	Emploi américain non autorisé ? (prédéfini par Workday)	Service	E-Verify Initial or Re Après-vérification
d	E-Verify identifie les cas ayant le même numéro de sécurité sociale au cours des 365 derniers jours ? (prédéfini par Workday)	Action	E-vérifier la vérification des doublons
e	Fermer les cas en double et créer un nouveau cas dans E-Verify ? (prédéfini par Workday)	Service	E-vérifier la fermeture d'un doublon et la création d'un nouveau cas
f	Le cas est-il en file d'attente ? (prédéfini par Workday)	Service	E-vérifier les cas en file d'attente
g	Le cas requiert-il une correspondance entre la photo ? (prédéfini par Workday)	Action	E-Vérifier la correspondance des photos
h	Le cas requiert-il une correspondance entre la photo ? (prédéfini par Workday)	Service	Photo de confirmation - e-mail
i	Le cas requiert-il la révision de données potentiellement incorrectes ? (prédéfini par Workday)	Service	Créer un nouvel événement I-9 pour la récurrence E-Verify
j	Statut de l'éligibilité à l'emploi en attente aux États-Unis ? (prédéfini par Workday)	Action	Statut de la vérification finale de l'emploi aux États-Unis

(Facultatif) Ajoutez une étape d'approbation
après b
et avant c
pour une révision supplémentaire des pièces justificatives du formulaire I-9.

L'étape de finalisation
doit être l'étape b
ou l'étape facultative d'approbation
. Définissez l'étape d'approbation
comme étape de finalisation
du processus de gestion.

(Facultatif) Sélectionnez

Processus de gestion

Mettre à jour les conditions

des étapes dans le menu des actions associées de l'étape b
.

Pour exiger un numéro de Sécurité sociale dans la section 1 du formulaire I-9, ajoutez une ligne dans l'onglet

Conditions de validation

et sélectionnez Créer une règle de condition
dans l'invite

Règle

Créez une règle de condition en fonction de ce champ de rapport prédéfini par Workday pour les codes :

Champ externe source pour la règle de condition	Opérateur relationnel	Type de comparaison	Valeur de comparaison
Le numéro de Sécurité sociale est-il disponible sur l'événement du formulaire I-9	égal à	Valeur indiquée dans ce filtre	Non

Sélectionnez

Processus de gestion → Mettre à jour le routage avancé

dans le menu des actions associées de l'étape Réviser le formulaire I-9
.

Ajoutez une restriction de routage pour garantir que les partenaires RH ne sont pas affectés à l'étape de leur propre formulaire I-9.

(Facultatif) Sélectionnez

Processus de gestion → Mettre à jour le texte d'aide

dans le menu des actions associées du processus de gestion.

Ajoutez un texte d'aide pour l'E-Verify en fournissant des instructions pour l'étape b
.

Dans la colonne

Texte d'aide

, saisissez le message suivant : Lorsque vous utilisez E-Verify, n'importe quel document présenté pour le Type B doit comporter une photo correspondant au salarié.

(Facultatif) Dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez

Processus de gestion → Modifier la définition

Lorsque vous utilisez E-Verify, cliquez sur les boutons suivants pour configurer l'intégration :

Configurer E-Verify Initial ou Reprise

Configurer E-Verify Fermer les doublons et Créer un nouveau cas

Configurer la photo de confirmation pour E-Verify

Sur la page

Configure E-Verify Event Service

, sélectionnez le même système d'intégration E-Verify
.

(Facultatif) Sélectionnez

Processus de gestion → Mettre à jour le remplacement du libellé d'étape

dans le menu des actions associées des étapes g
et j
.