Créer des paiements ad hoc

Administrator Guide

Configurez le compte bancaire de façon à activer les paiements ad hoc.

Configurez le processus de gestion Événement de paiement ad hoc
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.

Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :

Process: Ad Hoc Payment (NEW)

Process: Ad Hoc Payment – Access Worker

Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment

Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment

Process: Ad Hoc Payment – CORE

Process: Ad Hoc Payment – View

Process: Ad Hoc Payee

Vous pouvez créer des paiements ad hoc pour effectuer des paiements uniques, tels que des paiements de taxes et des paiements de paie aux employés. Vous pouvez créer ces paiements pour plusieurs types de bénéficiaire, y compris les bénéficiaires ad hoc.

Accédez à l'une des tâches suivantes :

Créer un paiement ad hoc

Créer un paiement ad hoc à partir d'un modèle

Pour la section

Informations sur le paiement ad hoc

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Devise	Par défaut, il s'agit de la devise du bénéficiaire. Si aucune devise par défaut n'a été affectée au bénéficiaire, Workday utilise la devise du compte bancaire. Si le bénéficiaire est un fournisseur, la devise doit être acceptée par ce dernier.
Éliminer un gain ou une perte de change	Cochez cette case pour exclure les gains ou les pertes de change réalisés à l'issue des paiements ad hoc. Exemple : vous remplacez le taux de change par le taux d'une banque. La différence entre les deux valeurs génère une écriture de gain ou de perte de change réalisé(e). Avec cette option, Workday élimine cette ligne d'écriture supplémentaire et applique la différence à l'écriture de dépense ou de produit.
Option de taxe par défaut	Automatiquement alimentée à partir des données comptables de l'unité légale. Workday alimente automatiquement l'option de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.
Adresse d'expédition	Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.
Code de taxe par défaut	Provient automatiquement du fournisseur. Si vous ne définissez aucun code de taxe par défaut ou que vous voulez remplacer le code existant, sélectionnez un code de taxe. Le code de taxe de l'en-tête alimente automatiquement les lignes des documents d'achat, mais vous pouvez le remplacer.
Date de paiement	Date qui détermine à quel moment l'établissement financier traite le paiement. Exemple : si vous avez besoin que la banque traite un paiement pour le fournisseur le vendredi, saisissez vendredi comme date de paiement. Démarrez un lot de règlements le mercredi pour envoyer le fichier du paiement à la banque quelques jours avant. Dans Workday, la date du lot de règlements est le mercredi et la date de paiement est le vendredi.
Code de traitement	Indiquez comment vous souhaitez traiter le paiement ad hoc. Vous pouvez utiliser cet attribut pour : Regrouper des paiements par lots de règlements. Organiser les paiements par chèque et par avis en fichiers de lots à des fins d'impression. Utiliser les paiements ad hoc dans des rapports personnalisés.

Pour la section

Détail du paiement

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Montant de la taxe	Si vous avez choisi de calculer la taxe, Workday affiche la somme des montants calculés des taxes des lignes taxables, en fonction du code de taxe indiqué pour chaque ligne. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer le montant calculé des taxes par le taux de taxe dans l'onglet Taxe . Si vous choisissez de saisir les taxes à payer au fournisseur, saisissez le montant de la taxe pour la transaction. Il vous faut au moins une ligne assujettie aux taxes qui est taxable et activée pour l'affectation de taxes. La taxe affectée aux lignes se limite au montant non récupérable de la transaction et ne vient pas toujours s'ajouter au montant indiqué dans l'en-tête. Si vous saisissez une valeur négative, Workday affecte le montant de la taxe à une ligne négative ou de coût nul.
Montant du port Autres frais	Répartissez ces coûts depuis l'en-tête de la transaction sur les lignes. Ajoutez une Catégorie de dépense compatible avec la répartition des frais de port et des autres frais sur une ligne au moins, telle que définie dans la tâche Mettre à jour les catégories de dépense . Exemple : vous achetez du matériel et vous avez une ligne pour le matériel lui-même et une autre ligne pour son installation.
Lien vers le document	Workday affiche ce champ lorsque vous sélectionnez Ad Hoc Payment Document Link dans la tâche Maintain External Link Validation . Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'URL de cet emplacement. Une fois que vous enregistrez la transaction, Workday affiche l'URL sous la forme d'un hyperlien qui pointe vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d'approuver la transaction. Workday valide le lien pour s'assurer qu'il est associé à un modèle d'URI (Uniform Resource Identifier) valide, tel que défini dans la tâche Maintain External Link Validation . Ce processus propose une sécurité supplémentaire pour vous aider à éviter les contenus malveillants dans les liens externes. Si l'emplacement du contenu externe change, mettez à jour l'URL dans Workday.
Motif du paiement du pays d'origine Motif du paiement du pays destinataire	Sélectionnez les codes de motif de paiement qui identifient le motif du paiement, tel que requis par les banques ou les exigences réglementaires locales dans le pays d'origine ou de destination. Workday affiche ces champs lorsque vous activez les codes de motif de paiement à l'aide de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances .
Paiement de taxe	Cochez cette case lorsque vous effectuez un paiement à une administration fiscale afin que Workday prépare le fichier ACH pour l'intégration bancaire. Pour le Royaume-Uni, cochez cette case pour préparer un fichier BACS au format Standard 18.

Dans l'onglet

Lignes

, saisissez le détail du paiement :

Option	Description
Catégorie de dépense	La catégorie de dépense associe les articles aux règles d'imputation comptable correspondantes et fournit d'autres informations à des fins de reporting. Si vous sélectionnez un article, Workday renseigne automatiquement celle affectée à l'article et elle ne peut pas être modifiée.
Assujettissement aux taxes	Indique si la ligne est taxable et, le cas échéant, si la taxe est récupérable. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. La valeur de ce champ découle automatiquement de la règle fiscale propre à l'article fondée sur l'adresse d'expédition, par article d'achat puis par catégorie de dépense. En l'absence de correspondance, la valeur découle automatiquement de l'article d'achat. Sinon, le champ est automatiquement renseigné à partir de la catégorie de dépense.
Code de taxe	Si taxable, ce champ affiche automatiquement le code du champ Code de taxe par défaut de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.
Récupération de taxes	Workday renseigne automatiquement le pourcentage récupérable dans la ligne de transaction en fonction de l'assujettissement aux taxes et du code de taxe définis. Lorsque vous modifiez la récupération de taxes, Workday applique le pourcentage récupérable et la méthode de répartition aux montants dont les taux de taxe sont associés au code de taxe. Utilisez la tâche Mettre à jour les récupérations de taxes pour définir la récupération de taxes de plusieurs taux de taxe pour chaque code de taxe.
Option de taxe	Sélectionnez Calculer la taxe autoliquidée si les fournisseurs ou bénéficiaires ne facturent pas la taxe. Cette option vous permet d'imputer votre assujettissement à la taxe dans un compte distinct. Sinon, sélectionnez Calculer la taxe à payer au fournisseur pour imputer le paiement de taxe effectué auprès du fournisseur ou bénéficiaire.
Montant total	La Quantité multipliée par le Coût unitaire de l'article sélectionné. Si vous modifiez la valeur calculée, Workday recalcule le coût unitaire.

(Facultatif) Si vous mettez à jour la taxe sur une ligne de paiement ad hoc, cliquez sur

Mettre à jour la taxe

pour recalculer le montant de taxe affiché dans l'en-tête. Workday recalcule automatiquement la taxe dans l'en-tête lorsque vous soumettez ou enregistrez pour plus tard.

(Facultatif) Lorsque vous payez un nouveau bénéficiaire ad hoc par voie électronique, saisissez les coordonnées bancaires de l'onglet

Compte bancaire de règlement

Lorsque vous affichez la transaction :

L'onglet

Détail de la ligne

affiche la répartition comptable de tous les montants du coût d'approche affectés depuis l'en-tête aux lignes ainsi que le total du montant brut. Le montant brut total correspond au montant net total plus les taxes, frais de port et autres frais. Workday utilise le montant brut total pour les éléments suivants :

Écriture au débit de la comptabilisation des dépenses.

Provisions FNP.

Coût d'acquisition par défaut pendant l'enregistrement d'une immobilisation.

L'onglet

Taxe

affiche le pourcentage récupérable et la répartition des montants de la taxe récupérable et non récupérable en fonction des éléments suivants :

Assujettissement aux taxes.

Code de taxe.

Montant taxable.

Exécutez le rapport

Rechercher des paiements

et filtrez sur la catégorie de paiement Paiement ad hoc
pour réviser tous les paiements ad hoc qui concernent votre organisation. Le rapport filtre les paiements ad hoc par :

Unité légale.

Bénéficiaire ou payeur du paiement ad hoc.

Statut du paiement ad hoc.

Date de transaction du paiement ad hoc.

Concept: Multicurrency

Éléments de définition : paiements ad hoc

Concept: Rates, Rate Types, and Conversion

Steps: Set Up Taxes for Purchase Transactions

Étapes : utiliser le règlement

Étapes : gérer les paiements ad hoc

Étapes : définir des codes de motif de paiement

Reference: Tax Options