Éléments de définition : paiements ad hoc
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des paiements ad hoc. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Dans Workday, vous pouvez utiliser des paiements ad hoc pour effectuer des paiements ponctuels ou des paiements peu fréquents en dehors des processus standard de facturation et de comptes fournisseurs. Quelques exemples :
- Investissements de capitaux propres.
- Paiements d'intérêts.
- Virements internes ou de change.
- Paiements liés aux fusions et acquisitions.
- Paiements fournisseurs de la paie.
- Paiements de taxes.
- Paiements de saisie-arrêt sur salaire.
Avantages pour l'entreprise
Avec les paiements ad hoc, vous pouvez :
- Effectuer des paiements uniques sans qu'il soit nécessaire de créer des factures et des approbations.
- Traiter les paiements pour lesquels la notion de temps est importante à l'aide de processus de gestion de paiement ad hoc, ce qui simplifie le processus d'approbation des paiements.
- Gérer vos besoins en matière de paie hors cycle pour les feuilles de temps en retard ou ajustées ou les paiements manqués.
Cas d'utilisation
Vous pouvez :
- Créer des bénéficiaires ad hoc à utilisation unique qui sont automatiquement désactivés après le règlement.
- Définir des modèles de paiement ad hoc pour créer des paiements ad hoc avec des attributs communs, ce qui vous permet de réduire au minimum les erreurs manuelles et de rationaliser la création de paiements ad hoc.
- Inclure les paiements ad hoc applicables dans les déclarations fiscales de fin d'année de la paie, telles que les rapports 1099 MISC et 1099 NEC (USA). Cela vous permet de fournir des données complètes et précises sur le paiement des taxes aux bénéficiaires 1099 et à l'IRS.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment sécuriser l'accès des utilisateurs aux comptes bancaires afin qu'ils ne puissent créer des paiements ad hoc que pour certains comptes bancaires ? | Vous pouvez configurer des groupes de sécurité segmentés pour limiter l'accès aux comptes bancaires. Seuls les membres des groupes de sécurité peuvent sélectionner les comptes bancaires autorisés pour leur niveau de sécurité lors de la création de paiements ad hoc.
Exemple : vous définissez des segments de sécurité concernant l'accès à vos comptes bancaires pour les responsables et les analystes. Les responsables peuvent accéder à tous les comptes bancaires pour lancer des paiements ad hoc, mais les analystes ne peuvent sélectionner que les comptes bancaires répertoriés dans leur segment de sécurité. |
Comment sécuriser l'accès des utilisateurs aux catégories de dépense afin qu'ils puissent créer des paiements ad hoc uniquement pour des catégories de dépense définies ? | Vous pouvez configurer des groupes de sécurité segmentée pour limiter l'accès à des catégories de dépense de paiement ad hoc et à des hiérarchies de catégories de dépense. Seuls les membres des groupes de sécurité peuvent sélectionner les catégories de dépense autorisées pour leur niveau de sécurité lors de la création de paiements ad hoc.
Exemple : vous empêchez le spécialiste des comptes fournisseurs de créer des paiements ad hoc pour les catégories de dépense que vous avez définies pour les factures fournisseurs. Le spécialiste ne peut utiliser que des catégories de dépense spécifiques pour traiter les dépenses à l'aide de transactions de paiement ad hoc. |
Comment configurer un bénéficiaire ad hoc pour une utilisation unique ? | Lorsque vous créez un bénéficiaire ad hoc, cochez la case Bénéficiaire à utilisation unique pour désactiver le bénéficiaire après sa première utilisation.
Workday désactive automatiquement les bénéficiaires ad hoc à utilisation unique lorsque les paiements ad hoc sont réglés. |
Comment Workday empêche-t-il la modification des informations de règlement des bénéficiaires ad hoc pendant le processus de paiement ad hoc ? | Lorsque vous soumettez un paiement ad hoc, Workday conserve l'adresse et les informations du compte bancaire de règlement d'un bénéficiaire ad hoc. Workday verrouille ces informations pour éviter que les mises à jour effectuées sur le bénéficiaire ad hoc n'affectent le paiement ad hoc soumis et approuvé.
Cela vous aide à :
|
Recommandations
Fonctionnalité | Recommandations |
|---|---|
Validations personnalisées | Si vous configurez des validations personnalisées pour les paiements ad hoc, pensez à appliquer les mêmes validations de worktag que vous utilisez sur une facture fournisseur. La création d'un paiement ad hoc est similaire à la saisie d'une facture fournisseur. |
Ajouter ou supprimer des pièces jointes | Pour ajouter ou supprimer des pièces jointes aux paiements ad hoc quel que soit leur statut, configurez l'accès au domaine pour l'une des actions associées suivantes :
Exemple : ajoutez des pièces justificatives à un paiement ad hoc finalisé ou rapproché sans devoir d'abord l'annuler, annuler son rapprochement et le soumettre de nouveau aux approbations du processus de gestion. |
Modèles de paiement ad hoc | Nous vous recommandons d'utiliser un modèle de paiement ad hoc pour effectuer des paiements ad hoc récurrents avec des attributs communs. Workday saisit automatiquement les valeurs issues d'un modèle prédéfini dans les nouveaux paiements ad hoc créés à l'aide du modèle. Vous pouvez effectuer un paiement directement à partir du modèle à l'aide de la tâche Créer un paiement ad hoc à partir d'un modèle .
Pour créer des modèles supplémentaires, vous pouvez copier votre modèle de paiement ad hoc et effectuer des ajustements. |
Paiements ad hoc intercompagnies | Vous pouvez créer un paiement ad hoc pour des transactions intercompagnies. Vous devez d'abord configurer l'unité légale parent et ses unités légales affiliées à l'aide d'un profil intercompagnies.
Lorsque vous créez le paiement ad hoc, vous saisissez l'unité légale qui effectue le paiement dans la section d'en-tête. Workday affiche par défaut au niveau de la ligne cette unité légale, que vous pouvez remplacer par l'unité légale affiliée intercompagnies définie dans le profil. Exemple : l'unité légale de l'en-tête, Global Modern Services Inc., USA, effectue un paiement ad hoc pour le compte de l'unité légale au niveau de la ligne, Global Modern Services Ltd., Canada. Lorsque vous réglez le paiement ad hoc, Workday génère les résultats comptables suivants :
|
Action requise
Workday exige des coordonnées bancaires de règlement d'un bénéficiaire lorsque vous utilisez le mode de paiement électronique pour les paiements ad hoc.
Si vous ne fournissez pas les coordonnées bancaires de règlement dans le profil du bénéficiaire, vous devez fournir ces informations lorsque vous créez un paiement ad hoc.
Limites
Workday ne permet pas d'avoir plusieurs lignes de paiement ad hoc dans un modèle de paiement ad hoc. Pour répartir les paiements de différentes catégories de dépense sur plusieurs lignes, vous pouvez ajouter les lignes supplémentaires lorsque vous créez un paiement ad hoc à partir du modèle.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez configurer des groupes de sécurité d'employés afin de limiter les comptes bancaires et les catégories de dépense qu'ils peuvent utiliser pour effectuer des paiements ad hoc. Les employés peuvent sélectionner uniquement les comptes bancaires ou les catégories de dépense autorisés pour leur niveau de sécurité.
Sécurité
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| Permet de créer, modifier et afficher des bénéficiaires ad hoc pour les paiements ad hoc. Vous pouvez utiliser les bénéficiaires ad hoc pour effectuer des paiements ad hoc uniques. |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| Permet d'activer ou de désactiver un bénéficiaire ad hoc à l'aide des actions associées sur le bénéficiaire. |
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment | Permet d'ajouter ou de supprimer des pièces jointes pour les paiements ad hoc, quel que soit leur statut. Les utilisateurs peuvent accéder à l'une des actions associées suivantes sur un paiement ad hoc :
|
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment – View | Permet d'afficher, de créer et de modifier des paiements ad hoc.
L'accès au domaine Process: Ad Hoc Payment – Access Worker vous permet de sélectionner des salariés comme bénéficiaires lorsque vous créez ou modifiez un paiement ad hoc. Dans la liste déroulante Bénéficiaire , vous pouvez saisir le nom du salarié dans le champ Rechercher .Ce domaine vous permet également d'utiliser des salariés comme bénéficiaires dans les services web de paiement ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| Permet de régler des paiements ad hoc et d'afficher les rapports associés. Vous pouvez également imprimer directement les chèques à l'aide de l'action associée Imprimer un chèque sur un paiement ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| Permet d'utiliser les rapports suivants :
Le domaine donne également accès aux sources des données de rapport et aux filtres utilisés pour les rapports sur les paiements ad hoc personnalisés. |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| Permet de créer des modèles pour simplifier le processus de création de plusieurs paiements ad hoc avec des attributs communs. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer les processus de gestion suivants pour réviser et approuver les paiements ad hoc et les modèles :
- Événement de paiement ad hoc
- Modèle de paiement ad hoc
Reporting
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des modèles de paiement ad hoc
| Utilisez ce rapport pour rechercher et réviser vos modèles de paiement ad hoc. Vous pouvez utiliser les actions associées pour :
|
Rechercher des paiements
| Filtrez sur la catégorie de paiement Paiement ad hoc pour rechercher tous les paiements ad hoc qui concernent votre organisation. |
Afficher un bénéficiaire ad hoc
| Affiche des informations détaillées sur tous les bénéficiaires ad hoc créés pour votre organisation. Vous pouvez également activer ou désactiver des bénéficiaires ad hoc en utilisant les actions associées d'un bénéficiaire ad hoc. |
Afficher un segment de sécurité de catégorie de dépense de paiement ad hoc
| Affiche les segments de sécurité avec les catégories de dépense et les hiérarchies de catégories de dépense que les employés peuvent utiliser lors de la création de paiements ad hoc. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories
| Affiche les lignes de paiement ad hoc pour les bénéficiaires 1099 avec des catégories de dépense autres que 1099 (USA). Pour inclure les bénéficiaires et leurs paiements applicables dans les déclarations fiscales de fin d'exercice, mappez les catégories de formulaire 1099 aux catégories de dépense et aux hiérarchies.
Workday suit et classe tous les autres paiements des bénéficiaires 1099 comme sans catégorie. |
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees
| Affiche les lignes de paiement ad hoc avec catégories de dépense 1099 pour les bénéficiaires autres que 1099. Pour inclure les paiements ad hoc et leurs bénéficiaires applicables dans les déclarations fiscales de fin d'exercice, affectez le type de formulaire d'administration fiscale 1099 MISC ou 1099 NEC aux bénéficiaires. |
Nous vous suggérons d'utiliser les sources de données de rapport et les filtres suivants pour créer des rapports personnalisés :
Filtre ou source des données du rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Source de données Ad Hoc Payees
| Affiche les bénéficiaires ad hoc de votre organisation. |
Source de données Ad Hoc Payments
| Affiche les paiements ad hoc pour votre organisation. Vous êtes invité à saisir les unités légales ou les hiérarchies d'unités légales pour filtrer les résultats. |
Source de données Ad Hoc Payment Lines
| Affiche les lignes de paiement ad hoc de votre organisation. Vous êtes invité à saisir les unités légales ou les hiérarchies d'unités légales pour filtrer les résultats. |
Source de données Ad Hoc Payment Template
| Affiche les modèles de paiement ad hoc pour votre organisation. Vous êtes invité à saisir l'unité légale, les comptes financiers et la devise de reporting pour filtrer les résultats. |
Filtre de source de données Bank Account for Ad Hoc Payment Template
| Liste des comptes financiers utilisés pour filtrer les modèles de paiement ad hoc. |
Filtre de source de données Company for Ad Hoc Payment Template
| Liste des unités légales utilisées pour filtrer les modèles de paiement ad hoc. |
Filtre de source de données Currency for Ad Hoc Payment Template
| Liste des devises utilisées pour filtrer les modèles de paiement ad hoc. |
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour importer, créer ou mettre à jour en masse des paiements ad hoc, des modèles et des bénéficiaires ad hoc :
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| Récupère les bénéficiaires ad hoc dans Workday en utilisant les critères que vous avez indiqués. Vous pouvez ensuite exporter les bénéficiaires vers des systèmes tiers. |
Put Ad Hoc Payee
| Importe et crée des bénéficiaires ad hoc à utiliser pour les paiements ad hoc. |
Get Ad Hoc Payments
| Récupère les paiements ad hoc de Workday en utilisant les critères que vous avez indiqués. Vous pouvez ensuite exporter les paiements vers des systèmes tiers. |
Soumettre un paiement ad hoc
| Ajoute ou met à jour un paiement ad hoc. Soumet ensuite l'événement de modification via le processus de gestion Événement de paiement ad hoc pour révision et approbation. |
Annuler un paiement ad hoc
| Annule en masse des paiements ad hoc à partir de systèmes Workday ou d'autres systèmes. |
Correct Ad Hoc Payment
| Corrige en masse les paiements ad hoc. |
Get Ad Hoc Payment Templates
| Récupère les modèles de paiement ad hoc de Workday en utilisant les critères que vous avez indiqués. Vous pouvez ensuite exporter les modèles vers des systèmes tiers. |
Put Ad Hoc Payment Template
| Importe et crée des modèles de paiement ad hoc. |
Submit Ad Hoc Payment Template
| Ajoute ou met à jour un modèle de paiement ad hoc. Soumettez ensuite l'événement de modification via le processus de gestion Modèle de paiement ad hoc pour révision et approbation. |
Submit Ad Hoc Payment from Template
| Crée un paiement ad hoc à l'aide d'un modèle de paiement ad hoc. Ensuite, il est soumis au processus de gestion Événement de paiement ad hoc . |
Relations et interactions
Vous pouvez créer des paiements ad hoc pour payer :
- Intervenants extérieurs
- Clients
- Salariés
- Fournisseurs
- Administrations fiscales
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.