Éléments de définition : rapprochement automatique de relevés bancaires
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du rapprochement automatique de relevés bancaires. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday propose deux types de rapprochement automatique de relevés bancaires : le rapprochement de base et le rapprochement avancé. Le rapprochement de base rapproche les lignes de relevé bancaire avec les transactions opérationnelles uniquement en fonction du montant et de la date. Le rapprochement avancé utilise des règles de rapprochement avec des attributs supplémentaires. Cette rubrique inclut des éléments à prendre en compte lors de la configuration du rapprochement bancaire automatique avancé.
Avantages pour l'entreprise
Le rapprochement bancaire automatique avancé permet de :
- Réduire les erreurs et les efforts manuels.
- Gérer les exceptions des transactions non rapprochées lorsqu'elles se produisent.
- Définir des règles de suggestion qui identifient automatiquement les correspondances éventuelles.
- Créer des règles de rapprochement des éléments en première constatation pour rapprocher les éléments de relevé bancaire que vous n'enregistrez pas dans Workday, tels que les frais bancaires.
Cas d'utilisation
Vous pouvez configurer Workday afin de rapprocher automatiquement :
- Plusieurs paiements fournisseurs regroupés en un seul paiement sur le relevé bancaire.
- Plusieurs paiements électroniques payés à différentes dates et réglés sur plusieurs relevés bancaires.
- Des lignes de relevé bancaire et pièces à rapprocher qui ont lieu après le téléchargement du relevé bancaire initial.
- Des transactions bancaires ad hoc à partir d'un modèle prédéfini correspondant à divers éléments en première constatation.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment rapprocher des lignes de relevé bancaire avec des pièces à rapprocher en utilisant des données analysées ? | Vous pouvez identifier, extraire et modifier des valeurs de données spécifiques à partir des champs de relevé bancaire en utilisant l'analyse des relevés bancaires. Vous pouvez ensuite utiliser les données analysées dans des règles de condition pour le rapprochement.
Par exemple, vous analysez une valeur du champ Addenda et la déplacez vers le champ Référence de votre relevé bancaire. Vous pouvez créer une règle à appliquer à cette valeur lors du rapprochement. |
Comment utiliser des worktags pour rapprocher des lignes de relevé bancaire avec des pièces à rapprocher ? | Vous pouvez mapper les types de ligne de relevé bancaire avec les worktags, puis définir des règles de condition pour utiliser les worktags afin de rapprocher des lignes de relevé bancaire spécifiques avec des transactions opérationnelles.
Lorsque vous spécifiez les worktags dans les règles de condition de rapprochement des éléments en première constatation, Workday affecte les worktags aux transactions bancaires ad hoc correspondantes pour les rapprocher avec les éléments en première constatation sur les relevés bancaires. Utilisez un modèle de transaction bancaire ad hoc et sélectionnez Affecter des worktags à partir de la ligne de relevé bancaire . |
Comment réutiliser des règles de rapprochement pour plusieurs unités légales ? | Vous pouvez affecter des ensembles de règles de rapprochement contenant la même règle à un ou plusieurs comptes bancaires. |
Recommandations
- Pour améliorer la précision du rapprochement :
- Dans les règles de rapprochement, définissez des montants de tolérance comme critères de rapprochement. Workday utilise les montants de tolérance pour filtrer les pièces à rapprocher.
- Planifiez un rapprochement automatique uniquement lorsque cela est nécessaire, et évitez d'exécuter plusieurs rapprochements simultanément.
- Créez des règles pour suggérer des rapprochements pour les lignes de relevé bancaire qui ne correspondent pas exactement aux transactions opérationnelles.Exemple : les champsRéférenceetDatecorrespondent, mais pas les montants. Définissez des règles pour suggérer des correspondances basées uniquement sur la référence et la date.
- Pour rapprocher des lignes de relevé bancaire et des transactions opérationnelles dont les montants diffèrent, cochez la caseCréer une transaction bancaire ad hocdans les règles de rapprochement un-à-un avec un montant de tolérance. Workday crée automatiquement une transaction bancaire ad hoc pour la différence entre la ligne de relevé bancaire et le montant de la transaction.
- Pour rapprocher une ligne de relevé bancaire avec une transaction opérationnelle dont la date diffère, vous pouvez configurer une tolérance de date pour les règles de rapprochement suivantes :
- Règle un-à-un : dans la grilleConditions de rapprochement, indiquez une valeurJours de tolérancepour la date de la ligne de relevé.
- Règle un-à-plusieurs : définissez une règle de condition avec une tolérance concernant la date de la ligne de relevé.
- Lorsque vous créez des ensembles de règles de rapprochement, placez les règles les plus spécifiques avant les règles plus générales. Workday prend en compte les lignes de relevé bancaire à l'aide de critères spécifiques avant de rapprocher les lignes de relevé plus générales. Par exemple, Workday rapproche une ligne de relevé bancaire de 500,00 (avec le code de type 495) et une valeur d'addenda de paiement fournisseur avant de rapprocher une ligne de relevé différente pour le montant uniquement.
- Lorsque vous créez des règles de condition de première constatation, vérifiez que :
- Les résultats de champ de rapport prédéfinis ou calculés sont exacts pour vos conditions.
- Vous formatez tous les attributs dans les règles de condition correctement. Exemple : toutes les parenthèses ouvertes sont suivies d'une parenthèse fermée.
- Vous avez correctement configuré tous les paramètres obligatoires pour les valeurs de règle d'imputation comptable utilisées dans vos conditions.
Actions requises
- Téléchargez ou enregistrez manuellement les relevés bancaires du jour précédent.
- Créez ou téléchargez des transactions opérationnelles.
Limites
- Vous pouvez uniquement rapprocher automatiquement les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles dont les montants diffèrent à l'aide d'une méthode de rapprochement un-à-un. Pour les autres méthodes de rapprochement, vous devez effectuer un rapprochement manuel en créant une transaction bancaire ad hoc pour la différence.
- Vous ne pouvez pas rapprocher plusieurs lignes de relevé bancaire avec de nombreuses pièces à rapprocher dans une fourchette de dates spécifique. Pour effectuer un rapprochement en l'absence de fourchette de dates, créez une règle de correspondance "plusieurs-à-plusieurs" sans critère de rapprochement par date. Lorsque vous excluez les dates dans la règle, Workday prend en compte toutes les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles restantes. Par exemple, votre banque règle un groupe de paiements fournisseurs électroniques sur plusieurs jours.
Définition de l'environnement client
Mettez à jour la configuration du rapprochement pour un compte bancaire avec les paramètres suivants :
- Cochez la caseMode avancépour affecter au compte bancaire un ensemble de règles de rapprochement et un ensemble de règles de rapprochement des éléments en première constatation. Par défaut, Workday utilise un rapprochement de base reposant sur les montants et dates des transactions.
- Affectez un ensemble de règles d'analyse au compte bancaire si vous utilisez des données analysées dans vos règles de condition de rapprochement.
- Sélectionnez les conditions de lancement d'un rapprochement bancaire automatique.
- Sélectionnez les conditions de lancement d'un rapprochement des éléments en première constatation.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Bank Reconciliation dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement. | Permet de configurer l'infrastructure de rapprochement bancaire et d'afficher les rapports associés. |
Process: Ad Hoc Bank Transaction (New) dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de traiter des transactions bancaires ad hoc et d'afficher les rapports associés. |
Set Up: Ad Hoc Bank Transaction Template dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de traiter des modèles de transactions bancaires ad hoc et d'afficher les rapports associés. |
Access Matching Rule Set (Segmented) dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de limiter les utilisateurs autorisés à créer et gérer des ensembles de règles de rapprochement pour les rapprochements de relevés bancaires et non pour les rapprochements de lignes d'écriture. |
Process: Matching Rule Set dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet d'exécuter des rapprochements bancaires automatiques à l'aide d'ensembles de règles de rapprochement. |
Set Up: Matching Rule Set dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de créer des règles de rapprochement et des ensembles de règles. |
Process: Bank Reconciliation dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet d'exécuter des rapprochements bancaires automatiques à l'aide de rapprochements bancaires ou d'ensembles de règles de rapprochement. |
Set Up: Tenant Setup - Worklets dans le domaine fonctionnel System | Permet d'afficher et de configurer le tableau de bord Rapprochement de relevés bancaires. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de transaction bancaire ad hoc
| Soumet pour approbation de nouvelles transactions bancaires ad hoc ou des transactions bancaires ad hoc ayant été modifiées. |
Événement de relevé bancaire
| Soumet pour approbation vos rapprochements de relevés bancaires. Par exemple, vous devez approuver les rapprochements de relevés bancaires pour certains comptes. |
Reporting
Vous pouvez utiliser ces rapports clés pour vos rapprochements.
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport de rapprochement des données comptables avec les données bancaires
| Une fois les relevés bancaires rapprochés, vous pouvez utiliser ce rapport pour évaluer les incohérences entre les soldes de relevés bancaires et ceux du livre. |
Rapport de rapprochement des données comptables avec les données bancaires par devise de compte bancaire
| Affiche les transactions imputées au livre dans une seule devise de compte bancaire. Workday convertit les transactions multidevises à l'aide de l'ensemble de règles de conversion et de la devise du compte bancaire indiqués. |
Rapport sur les éléments non compensés
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour identifier les transactions opérationnelles restantes à compter d'une date donnée. |
Tableau de bord Rapprochement de relevés bancaires | Fournit des worklets de rapports graphiques pour suivre les rapprochements des relevés bancaires dans votre organisation.
À partir du tableau de bord, vous pouvez ajuster les définitions de règle ou supprimer les règles qui ne fonctionnent pas correctement. |
Intégrations
Vous pouvez télécharger vos relevés bancaires dans les formats suivants à l'aide du connecteur de relevés bancaires :
- BAI2.
- BTRS.
- ISO 20022.
- MT940/942.
- Formats personnalisés tels que le format CSV.
Relations et interactions
Vous pouvez rapprocher automatiquement les transactions Workday suivantes en dehors de la gestion de trésorerie :
- Dépôts clients, règlements et remboursements clients
- Remboursements de frais
- Paiements divers
- Paiements de la paie
- Règlements étudiants
- Paiements fournisseurs
Vous pouvez également rapprocher de manière automatique les transactions que vous avez créées à partir d'Accounting Center et pour lesquelles vous avez activé le rapprochement. Voir Modifier une source comptable.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.