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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-10-04
Modifier une source comptable

Modifier une source comptable

  • Configurez une source comptable.
  • Modifiez un jeu de données enrichi.
  • Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel Accounting Center :
    • Set Up: Accounting Source - Maintain
      .
    • Process: Accounting Center
      .
Vous modifiez une source comptable pour :
  • Définir des groupes comptables qui contiennent les règles relatives aux en-têtes et aux lignes d'en-tête des écritures.
  • Pour générer une comptabilité détaillée, définissez les règles relatives aux en-têtes et aux lignes d'en-tête des écritures.
  • Saisir une date d'effet pour les groupes comptables.
  • (Facultatif) Saisissez un identifiant de groupement de transactions pour la source comptable.
  • (Facultatif) Modifier la Tâche de modification des données.
    Vous ne pouvez pas modifier la Tâche de modification des données lorsqu'un lot est en cours.
  • (Facultatif) Indiquer une nouvelle date d'effet pour la source comptable.
  • (Facultatif) Configurez vos configurations de worktags associés pour renseigner automatiquement les worktags associés par défaut sur les lignes d'écritures détaillées Accounting Center.
Avant de modifier une source comptable, assurez-vous que Workday l'a correctement créée, ainsi que toutes les phases qu'elle contient. Pour cela, accédez au rapport
Afficher une source comptable
, sélectionnez votre source comptable et vérifiez qu'elle a le statut
Awaiting Configuration
.
La création de plusieurs groupes comptables pour une même source comptable vous permet de créer des configurations de source comptable adaptées aux besoins de votre entreprise. Exemple : comptabilisation d'une transaction unique sous plusieurs codes normes.
Pour chaque groupe comptable, vous pouvez :
  • Pour générer une comptabilité détaillée pour le groupe comptable, indiquez des configurations d'en-tête et de lignes d'écritures distinctes.
  • Configurer différentes règles des en-têtes d'écritures (exemple : code norme) et règles des lignes d'écritures.
  • Créer des règles de condition de groupe comptable pour une transaction.
  • Générer plusieurs jeux d'écritures comptables détaillées à partir d'une seule transaction.
  • Pour générer une comptabilité détaillée pour chaque groupe comptable, appliquez un ou plusieurs groupes comptables à chaque transaction d'un lot.
  1. (Facultatif) Autorisez l'accès au domaine
    Process: Accounting Center
     via un groupe de sécurité Rôles - système source limité.
    Lorsque vous autorisez un utilisateur à accéder à un domaine via un groupe de sécurité limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.
  2. (Facultatif) Créez des dimensions de règle d'imputation comptable personnalisée et des types de règle d'imputation comptable personnalisée. Voir Créer des dimensions personnalisées et des types de règle d'imputation comptable personnalisée.
  3. (Facultatif) Si vous souhaitez appliquer par défaut les valeurs de vos worktags associés sur les lignes d'écritures détaillées Accounting Center, assurez-vous de :
    • Sélectionnez
      Activer la priorité des types de worktag
       dans la tâche
      Mettre à jour les priorités des types de worktag
       .
    • Vous triez correctement les types de worktag à partir desquels vous voulez utiliser par défaut les valeurs de worktag associé dans la liste
      Ordre de priorité
       de la tâche
      Mettre à jour les priorités des types de worktag
       .
    Avant d'activer ou de modifier la configuration dans la tâche
    Mettre à jour les priorités des types de worktag
     , réfléchissez à l'impact que cela aura sur les transactions opérationnelles, les écritures comptables et les services web correspondants.
  4. Accédez au rapport
    Afficher une source comptable
    .
  5. Pour
    Source comptable
    , sélectionnez la source comptable que vous avez créée précédemment et cliquez sur
    OK
    .
  6. (Facultatif) Créez ou sélectionnez un Système source et sécurisez de manière contextuelle le domaine
    Process: Accounting Center
     via le groupe de sécurité Rôles - système source.
    Lorsque vous autorisez un utilisateur à accéder à un domaine via un groupe de sécurité limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.
  7. (Facultatif) Sélectionnez une nouvelle
    Tâche de modification des données
    .
  8. Cliquez sur
    Modifier la configuration
    .
  9. Saisissez une date
    En vigueur à partir du
     pour le groupe comptable.
    La date d'effet doit être identique ou antérieure à la valeur du champ
    Date d'effet
    . Si ce n'est pas le cas, Workday risque de ne pas pouvoir traiter certaines transactions si elles ne trouvent pas de configuration correspondante. Workday vous recommande de créer votre configuration initiale avec une date antérieure à celle des transactions que vous prévoyez d'importer dans Accounting Center.
    Chaque fois que vous sélectionnez
    Modifier la configuration
    , vous pouvez :
    • Créer un nouvel instantané pour un groupe comptable existant en saisissant une nouvelle date d'effet.
      Pour les groupes comptables existants, Workday renseigne automatiquement la date d'effet de l'instantané actuel du groupe comptable sélectionné. Vous pouvez modifier la date d'effet.
    • Créer un instantané initial pour un nouveau groupe comptable.
    • Modifier l'instantané existant d'un groupe comptable en sélectionnant le groupe comptable et en saisissant la même date d'effet que celle de l'instantané à modifier.
    Recommandations de Workday avant de modifier votre configuration :
    1. Accédez au rapport
      Afficher une source comptable
      .
    2. Cliquez sur
      Instantanés par date d'entrée en vigueur
       pour vérifier si vous avez des instantanés plus anciens dans votre historique par date d'effet.
  10. Pour
    Groupe comptable
    , sélectionnez
    Créer
     et saisissez une date
    En vigueur à partir du
     afin de créer un instantané pour un nouveau groupe comptable.
  11. Cliquez sur
    OK
    .
  12. Lorsque vous créez un nouveau groupe comptable, tenez compte des éléments suivants :
    Champ
    Description
    Nom du groupe comptable
    Saisissez un nom unique pour le groupe comptable.
    Règle de condition
    Sélectionnez une règle de condition pour le groupe comptable.
    Workday applique la règle de condition du groupe comptable à une transaction si la règle de condition est satisfaite.
    Les règles de condition sont propres à une source comptable. Vous pouvez utiliser des règles de condition dans tous les groupes comptables et des règles de lignes d'écritures dans la même source comptable, mais vous ne pouvez pas utiliser les mêmes règles de condition dans une autre source comptable.
    Vous pouvez créer des règles de condition pour le groupe comptable dans la tâche
    Créer une règle de configuration de la source comptable
    , à laquelle vous pouvez également accéder à partir de ce champ.
    Si vous ne sélectionnez aucune règle de condition, Workday applique le groupe comptable à toutes les transactions du lot.
    Pour les transactions "plusieurs-à-un", toutes les lignes ayant le même identifiant de groupement doivent satisfaire à la règle de condition du groupe comptable pour générer une comptabilité détaillée.
  13. Cliquez sur l'onglet
    Règles des en-têtes d'écritures
    .
  14. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Champ
    Description
    Unité légale du livre
    Type de livre
    Source de l'écriture
    Mappez les données source au type de champ Workday correspondant. Le mappage vous permet de sélectionner une valeur dans la source de données lors de la configuration de la source comptable.
    Sinon, vous devrez procéder à une sélection dans une liste de valeurs d'instance dans votre environnement client, lors de la configuration de votre source comptable.
    Date comptable
    Mappez les données source au type de champ Workday correspondant. Le mappage vous permet de sélectionner une valeur dans la source de données lors de la configuration de la source comptable.
    Date à laquelle l'écriture est imputée au livre. Vous pouvez utiliser cette date pour déterminer la période à laquelle imputer l'écriture.
    Sélectionnez la date des transactions dans la source de données enrichies. Workday récupère la valeur du champ Date dans la source de données enrichies.
    La date comptable est généralement la même que la date d'effet, mais elle peut être différente. Cela vous permet d'avoir une date de configuration de la source comptable antérieure à la date d'imputation de l'écriture. Il en va de même pour la date de transaction et la date comptable dans Workday.
    Code norme
    (Facultatif) Sélectionnez un code norme pour le groupe comptable.
    Sélectionnez un champ dans vos données source ou sélectionnez une valeur d'instance.
    Vous pouvez sélectionner un code norme distinct pour chaque groupe comptable en fonction de vos besoins en matière de reporting. Exemple : pour la même source comptable, vous pouvez sélectionner un code norme GAAP pour un groupe comptable et un code norme Ajustements GAAP locaux pour un autre groupe comptable.
    Note explicative
    Facultatif
    Cette valeur sera reportée uniquement dans la comptabilité détaillée et ne sera pas renseignée dans les écritures récapitulatives.
    Code de référence externe
    Cette valeur sera uniquement reportée dans la comptabilité détaillée et ne sera pas renseignée dans les écritures récapitulatives.
    Créer une contrepassation
    Facultatif
    Sélectionnez cette option si vous souhaitez créer une contrepassation pour les transactions le premier jour de la période disponible suivante.
    Date de contrepassation alternative
    Facultatif
    Incluez ce champ si vous :
    • Créez des contrepassations.
    • Voulez utiliser une date différente de l'option par défaut, qui correspond au premier jour de la période suivante.
    La date de contrepassation alternative doit figurer dans vos données enrichies et avoir un format de date.
    Type de taux de change
    Disponible uniquement lorsque vous sélectionnez
    Activer la fonction multidevise
    .
    Sélectionnez des valeurs dans la source de données enrichies ou dans une liste de valeurs de votre environnement client. Si vous sélectionnez
    Aucune des options ci-dessus
    , Workday utilise le type de taux de change par défaut de l'unité légale. Si aucun type de taux d'unité légale n'est indiqué pour l'unité légale, Workday utilise le type de taux de change par défaut de votre environnement client.
  15. Cliquez sur l'onglet
    Règles des lignes d'écritures
    .
  16. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Champ
    Description
    Règle de condition
    Facultatif
    Workday évalue et impute les transactions sur des comptes spécifiques en fonction des règles que vous créez.
    Les règles de condition sont propres à une source comptable. Vous pouvez utiliser des règles de condition dans tous les groupes comptables et des règles de lignes d'écritures dans la même source comptable, mais vous ne pouvez pas utiliser les mêmes règles de condition dans une autre source comptable.
    Vous pouvez créer des règles de condition dans la tâche
    Créer une règle de configuration de la source comptable
    , à laquelle vous pouvez également accéder à partir de ce champ.
    Si vous ne créez pas de règle de condition, Workday traite cette ligne pour chaque ligne de données de votre fichier.
    Unité légale de la ligne
    Facultatif
    Conservez la valeur par défaut, sauf si vous configurez la comptabilisation intercompagnies. Workday renseigne automatiquement la valeur à partir de l'Unité légale du livre indiquée dans l'onglet
    Règles des en-têtes d'écritures
    .
    Pour les transactions intercompagnies, vous pouvez sélectionner des valeurs :
    • Soit dans la source de données enrichies.
    • Soit dans une liste de valeurs dans votre environnement client.
    Compte
    Mappez les données source au type de champ Workday correspondant si vous souhaitez sélectionner une valeur dans la source de données lors de la configuration de la source comptable.
    Sinon, vous devez sélectionner une valeur dans une liste de valeurs figurant dans votre environnement client ou sélectionner un type de règle d'imputation (y compris un type de règle d'imputation personnalisée).
    Dimensions de règle d'imputation supplémentaires
    Facultatif
    Vous devez saisir une valeur lorsque vous sélectionnez un type de règle d'imputation dans le champ
    Compte
    .
    Mappez votre colonne de données source à la liste personnalisée que vous avez créée pour une dimension de règle d'imputation comptable personnalisée. Voir Créer des dimensions personnalisées et des types de règle d'imputation comptable personnalisée.
    Lorsque vous utilisez une règle d'imputation, ce champ doit contenir des données de dimension de règle d'imputation valides pour le type de règle d'imputation indiqué.
    Ajoutez ici les dimensions de votre type de règle d'imputation, y compris les dimensions de règle d'imputation personnalisée configurées.
    N'ajoutez pas la dimension
    Unité légale
    , car Workday la détermine automatiquement.
    Montant de la transaction
    Montant dans la devise de transaction.
    Sélectionnez une valeur dans la source de données enrichies. À moins que vous n'ayez activé la fonction multidevise pour la source comptable, vous devez saisir le montant de la transaction dans la devise du livre de l'unité légale.
    Devise de la transaction
    Sélectionnez une valeur dans la source de données enrichies ou dans une liste de valeurs de votre environnement client.
    Montant comptable
    Laissez ce champ vide si vous voulez que Workday convertisse les transactions source dans la devise du livre.
    Si vous avez déjà converti les transactions en montant comptable, sélectionnez la valeur dans la source de données enrichies.
    Worktags
    Facultatif, mais Workday vous recommande de mapper un ou plusieurs champs aux dimensions des worktags. Workday conserve les worktags de vos écritures récapitulatives dans le livre. Les worktags synthétisent les écritures comptables détaillées.
    Lorsque vous cochez la case
    Activer le détail des taxes
     , spécifiez les worktags suivants :
    • Worktags obligatoires :
      • Assujettissement aux taxes
      • Code de taxe
      • Taux de la taxe
    • Worktags facultatifs :
      • Récupération de taxes
      • Type de date d'exigibilité de la taxe
        : Workday inclut automatiquement une valeur
        de Type de date d'exigibilité de la taxe
        Date de la transaction
         sur toutes les lignes d'écritures détaillées résultant d'une règle des lignes d'écritures tenant compte des taxes. Pour configurer le worktag
        Type de date d'exigibilité de la taxe
         sur une règle de ligne d'écriture pour laquelle la taxe est activée, sélectionnez l'option
        Activer la configuration de la date d'exigibilité des taxes sur les transactions
         sous
        Options de taxe
         dans la tâche
        Modifier la définition de l'environnement client - Finances
         .
        La valeur
        Type de date d'exigibilité de la taxe
        que vous configurez via la règle des lignes d'écritures sera prioritaire sur la valeur par défaut.
      Workday vous empêche de configurer des worktags
      Administration fiscale
       ou
      Catégorie de taxe
       dans une règle de lignes d'écritures pour laquelle la taxe est activée. Workday déduit ces worktags du
      Taux de taxe
       et les renseigne automatiquement sur la ligne d'écriture détaillée qui en résulte.
    Les worktags que vous indiquez ici s'affichent à la fois dans la comptabilité détaillée et récapitulative.
    Unité légale affiliée interworktag
    Facultatif, indiquez une valeur de unité légale affiliée interworktag pour traiter les transactions avec cette valeur lorsque vous équilibrez les lignes d'écritures détaillées et récapitulatives avec le worktag de mise en équilibre obligatoire.
    Vous pouvez appliquer des valeurs de unité légale affiliée interworktags lorsque la mise en équilibre par worktag principal est activée dans votre environnement client.
    Activer les worktags associés par défaut
    Cochez cette case pour renseigner les valeurs de worktag associé par défaut qui sont dérivées des valeurs de worktag de vos transactions enrichies.
    Cela peut réduire le besoin de définir les valeurs de worktag à l'aide de tables de mappage, ce qui réduit la maintenance continue de vos tables de mappage.
    Workday affiche par défaut uniquement les types de worktag que vous sélectionnez dans l'invite
    Worktags
     pour chaque règle de ligne d'écriture.
    Une valeur de worktag issue de vos données enrichies est toujours prioritaire sur une valeur de worktag associé par défaut.
    Workday tient compte des valeurs de worktag associées ajoutées à vos lignes d'écritures détaillées :
    1. Lors de l'évaluation de la règle d'imputation comptable pour la règle des lignes d'écritures, le cas échéant.
    2. Lors de l'évaluation des validations personnalisées de comptabilité détaillée, le cas échéant.
    3. Dans le regroupement, et les inclut dans les lignes d'écritures récapitulatives Accounting Center obtenues.
    Vous pouvez uniquement sélectionner l'option Activer les worktags associés par défaut si vous activez la tâche
    Priorité des types de worktag
     .
    Attributs supplémentaires
    Facultatif, mais Workday vous recommande d'inclure un ou plusieurs champs d'attributs supplémentaires.
    Ajoutez tous les autres attributs que vous souhaitez inclure en plus des worktags. Exemple : numéro d'agent, numéro de police.
    Les attributs supplémentaires ne sont pas reportés dans les écritures récapitulatives du livre, mais ils sont disponibles pour le reporting dans vos résultats comptables détaillés.
    Rapprochement bancaire
    Cochez cette case si vous voulez rapprocher les lignes d'écritures récapitulatives de trésorerie.
    Les lignes d'écritures que vous sélectionnez sont disponibles pour le rapprochement et affichent la référence de la transaction, le cas échéant.
    Vous pouvez ensuite rapprocher les lignes d'écritures sélectionnées avec votre relevé bancaire. Voir Étapes : utiliser le rapprochement des comptes bancaires.
    Référence de la transaction
    Affectez une référence de transaction uniquement si vous avez activé l'option
    Rapprochement bancaire
    . Une référence de transaction vous aide à rapprocher les lignes d'écritures de trésorerie avec la ligne de votre relevé bancaire.
    Workday affiche la référence de la transaction sur la ligne d'écriture lors du regroupement.
    Activer le détail des taxes
    Cochez cette case pour générer un rapport sur les taxes sur les transactions dans les lignes d'écriture correspondantes.
    Si vous cochez cette case, vous devez définir les attributs de taxe dans le champ
    Détail de la taxe
     et indiquer les worktags obligatoires dans le champ
    Worktags
     .
    Détail de la taxe
    Lorsque vous sélectionnez l'option
    Activer le détail des taxes
     , vous devez définir les attributs de taxe obligatoires suivants :
    • Date de la transaction taxable
    • Type de taxe
      : lorsque vous indiquez
      Taxe payée
       ou
      Taxe auto-liquidée
      , vous devez indiquer une valeur de worktag
      de récupération de taxes
       sur la ligne d'écriture détaillée obtenue. Sinon, Workday déduit la
      récupération de taxes
       à partir de
      l'assujettissement aux taxes
      .
      Une valeur
      de Récupération de taxes
       que vous configurez via la règle des lignes d'écritures sera prioritaire sur la valeur par défaut de Workday dans le
      champ Assujettissement aux taxes
      .
    • Montant taxable
    • (
      Facultatif) Type de récupération de taxes
       : Workday utilise par défaut le
      Type de récupération de taxes
       du worktag
      Récupération de taxes
       pendant le traitement de la phase Comptabilité détaillée. Lorsque vous utilisez un worktag
      de récupération de taxes partiellement récupérable
      , vous devez définir une valeur de remplacement
      du type de récupération de taxes
       correspondant à
      Entièrement récupérable
       ou
      Non récupérable
       dans la règle des lignes d'écritures. Vous ne pouvez pas indiquer une valeur
      de type de récupération de taxes
      Partiellement récupérable
      .
    La valeur que vous saisissez dans le champ
    Type de récupération de taxes
     remplace la valeur qui provient par défaut du worktag
    Récupération de taxes
     .
  17. Cliquez sur l'onglet
    Règles de regroupement
     pour vérifier comment Workday regroupe et récapitule les écritures pour tous les groupes comptables dans la source comptable :
    1. Champs d'en-tête de l'écriture récapitulative : affiche la logique de regroupement des en-têtes d'écriture.
    2. Champs des lignes de l'écriture récapitulative : affiche les règles de regroupement des lignes d'écriture, y compris tous les worktags et attributs de déclaration fiscale.
    Workday exclut les attributs supplémentaires lors du regroupement, mais les rend disponibles pour le reporting dans votre comptabilité détaillée.
  18. Cliquez sur
    OK
    , puis sur
    Terminé
    .
Créez des lots Accounting Center.