Exemple : définir et utiliser la comptabilisation de la trésorerie et les centralisations de trésorerie
Cet exemple décrit comment configurer une définition de la comptabilisation de la trésorerie et une centralisation de trésorerie pour les vérifications du solde de trésorerie.
Vous proposez un montant de 7 000 USD pour financer un projet de recherche et affectez 5 000 USD au Fonds A et 2 000 USD au Fonds B. Au cours de l'exercice suivant, vous prévoyez de recevoir une subvention fédérale correspondant au montant total provenant de votre fonds Treasury. Ce fonds intermédiaire affecté au compte bancaire Treasury paie et reçoit pour le compte des autres fonds. Par conséquent, les Fonds A et B ont une créance de trésorerie auprès du fonds Treasury.
Pour gérer plus facilement la sortie de trésorerie dans le cadre du projet, vous créez une définition de la comptabilisation de la trésorerie et une centralisation de trésorerie. Lorsque vous réglez des paiements à l'aide du fonds, Workday compare les activités du fonds aux soldes du journal de banque du fonds.
- Utilisez la tâcheCréer un compte bancairepour créer le compteCommunity Bank.
- Utiliser la tâche Mettre à jour la configuration de lamise en équilibre par worktagpour définir le type de worktag de mise en équilibre principalFonds,ainsi que les worktags de fonds suivants :
- Fonds A
- Fonds B
- Fonds Treasury
- Utilisez latâche Créer un ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktagpourou créer un ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktag.
- Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Cash Management :
- Reports: Accounting Cash and Accounting Cash Pool Reporting
- Set Up: Accounting Cash and Accounting Cash Pool
- Sécurité : domainePublic Reporting Itemsdans le domaine fonctionnel Tenant Non-Configurable.
- Sécurité : domaineView: Cash Balance Checkdans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
- Créez une règle de mise en équilibre de la trésorerie pour mapper le worktagTreasury Fundau compte bancaire Treasury.Workday utilise la règle de mise en équilibre de la trésorerie afin d'équilibrer les lignes d'écriture de trésorerie interworktags pour le compte bancaire Treasury.Ajoutez la règle de mise en équilibre de la trésorerie à votre ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktag.
- Définissez une hiérarchie de worktagsCentralisation de fondsqui inclut unFonds Aet unFonds B.Workday utilise une hiérarchie de worktags de premier niveau pour centraliser les soldes des fonds.
- Accédez à la tâcheMettre à jour la comptabilisation de la trésorerie et les centralisations de trésorerie.
- Dans les sectionsDéfinition de trésorerie par défautetOption d'excédent par défaut, spécifiez les éléments suivants :Plan de comptesLivre et regroupements de comptesOption d'excédent par défautÉducation et secteur public1000 : Trésorerie1001 : Fonds actuels1002 : Fonds du projetExcédent non autorisé
- Dans la sectionDéfinition de trésorerie par défaut et option d'excédent par défaut de remplacement, spécifiez les éléments suivants :Worktag de mise en équilibreOption d'excédent de remplacementPlan de comptesLivre et regroupements de comptesFonds AExcédent non autoriséÉducation et secteur public1000 : TrésorerieCréance de trésorerieFonds BExcédent autoriséÉducation et secteur public1000 : TrésorerieCréance de trésorerie
- Dans les sectionsHiérarchie de centralisation de premier niveauetOption d'excédent par défaut, spécifiez les éléments suivants :Hiérarchie de centralisation de premier niveauOption d'excédent par défautCentralisation de fondsExcédent non autoriséLa centralisation de trésorerie vous permet de conserver des liquidités et de répondre aux besoins de trésorerie prévus pour les fonds. Le solde de centralisation de trésorerie est de 7000 USD (les 5000 USD du Fonds A et les 2000 USD du Fonds B).
- Cliquez surOK.
- Configurez la vérification avancée du solde de trésorerie pour le règlement.
- Ajoutez l'étapeSupprimer les exceptions de vérification du solde de trésorerieau processus de gestionÉvénement de vérification du solde de trésorerie.
- SélectionnezSur plusieurs unités légalespour l'option d'évaluation.
- SélectionnezDécroissantpour l'option d'ordre de tri des paiements.
- Créez la facture client pour l'agence fédéral.Workday utilise la règle de mise en équilibre des transactions par worktag pour générer des écritures comptables de régularisation avec les worktagsFonds AetFonds Bhérités :CompteDébitCréditWorktagComptes clients5 000Fonds ARevenus5 000Fonds AComptes clients2 000Fonds BRevenus2 000Fonds B
- Lorsque vous recevez la subvention, enregistrez le règlement client et lettrez-le à la facture de l'agence.Workday génère l'encaissement avec le worktagFonds Treasurymappé au compte bancaire Treasury dans la règle de mise en équilibre de la trésorerie. Workday génère également des écritures de créances de trésorerie (interworktags) entre les worktagsFonds TreasuryetFonds:CompteDébitCréditWorktag1000 : Trésorerie7000Compte bancaire TreasuryFonds TreasuryComptes clients5 000Fonds AComptes clients2 000Fonds BCréance de trésorerie5 000Fonds TreasuryCréance de trésorerie5 000Fonds ACréance de trésorerie2 000Fonds TreasuryCréance de trésorerie2 000Fonds B
- Lors de l'achat de fournitures destinées à la recherche, enregistrez un montant de facture fournisseur de 5 300 USD pour le Fonds A et un autre montant de facture fournisseur de 3 500 USD pour le Fonds B.Workday utilise la règle de mise en équilibre des transactions par worktag pour générer des écritures comptables de régularisation avec les worktagsFonds AetFonds Bhérités :Facture fournisseur pour le Fonds ACompteDébitCréditWorktagDépenses5300Fonds AComptes fournisseurs5300Fonds AFacture fournisseur pour le Fonds BCompteDébitCréditWorktagDépenses3 500Fonds BComptes fournisseurs3 500Fonds B
- Réglez les factures fournisseurs.
Workday lance le processus de gestion
Événement de vérification du solde de trésorerie
lors du règlement afin de comparer les activités nettes aux soldes du livre et à l'option d'excédent pour chaque fonds :
- Fonds A : le montant du paiement fournisseur, soit 5 300 USD, dépasse le solde du journal de banque calculé de 5 000 USD. Workday supprime ce paiement du lot de règlements, car l'option d'excédent est définie surExcédent non autorisé.
- Fonds B : le montant du paiement fournisseur, soit 3500 USD, dépasse le solde du journal de banque calculé de 3000 USD. Workday règle ce paiement, car :
- L'option de dépassement est définie surExcédent autorisé.
- Le solde de centralisation de trésorerie correspond au montant initial, soit 7 000 USD.
Workday impute l'écriture des paiements sur le compte et génère des écritures interworktags pour assurer l'équilibre entre le Fonds Treasury et le Fonds B :CompteDébitCréditWorktagUnité légale affiliée interworktagComptes fournisseurs3 500Fonds B1000 : Trésorerie3 500Compte bancaire TreasuryFonds TreasuryCréance de trésorerie3 500Fonds BFonds TreasuryCréance de trésorerie3 500Fonds TreasuryFonds B