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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Définir des règles de mise en équilibre de la trésorerie pour les transactions de trésorerie

Définir des règles de mise en équilibre de la trésorerie pour les transactions de trésorerie

  • Traitez toutes les transactions non soldées et tous les règlements impayés qui génèrent la comptabilisation de la trésorerie.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Worktag Balancing
    dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Vous pouvez créer une règle de mise en équilibre de la trésorerie pour associer un worktag de mise en équilibre principal à un compte bancaire. Exemple : un fonds spécifique ou des fonds regroupés utilisé(s) comme worktag principal de mise en équilibre. Lorsque vous ajoutez cette règle à votre ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktag, Workday :
  • Dérive le worktag de mise en équilibre défini dans la règle sur les écritures comptables de la trésorerie.
  • Génère des lignes d'écritures interworktags à payer et à recevoir à mettre en équilibre au niveau du compte bancaire.
Vous pouvez générer des écritures interworktags au moment du règlement pour utiliser des soldes exacts dans les vérifications du solde de trésorerie ou les rapports financiers. Lorsque vous utilisez cette règle, vous n'avez plus besoin de créer des écritures manuelles pour équilibrer les fonds à la clôture de la période.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une règle de mise en équilibre de la trésorerie
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de worktag
    Les types de worktag sont des regroupements de worktags par dimension de l'entreprise : centre de coûts, entité, région, fonds et organisation personnalisée. Sélectionnez le type à utiliser pour équilibrer les écritures des transactions soumises à cette règle.
    Votre choix détermine les worktags que vous pouvez sélectionner dans cette règle de mise en équilibre.
    Vous ne pouvez utiliser qu'un seul type de worktag de mise en équilibre pour toutes les unités légales.
    Notez que lorsque la règle de mise en équilibre de la trésorerie est
    En cours d'utilisation
     dans le cadre de la configuration de la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez pas modifier le type de worktag.
    Option par défaut
    Valeur par défaut
    L'
    Option par défaut
     s'applique à tous les comptes bancaires, à l'exception des comptes indiqués dans la grille
    Contrepartie par worktag de mise en équilibre
     . Sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Hériter
       du même worktag de mise en équilibre que le côté transaction opérationnelle (dépense ou recette). Les lignes d'écriture de contrepartie sont automatiquement équilibrées par la valeur du worktag de mise en équilibre de la transaction.
    • Spécifier
       la valeur de worktag de mise en équilibre par défaut à utiliser.
  3. (Facultatif) Dans la grille
    Contrepartie par worktag de mise en équilibre
     , mappez un compte bancaire spécifique à un worktag de mise en équilibre principal. Workday applique le worktag de mise en équilibre aux écritures de trésorerie avec le worktag de compte bancaire correspondant.
  4. Pour ajouter la règle de mise en équilibre de la trésorerie à votre ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktag, vous :
    1. Modifiez l'ensemble de règles de mise en équilibre des transactions par worktag.
    2. Cochez la case
      Toujours hériter
       de tous les types de transaction de mise en équilibre par worktag dans la grille
      Types de transaction financière
       .
      Les écritures comptables des transactions hériteront du worktag de mise en équilibre des lignes de contrepartie. Cela empêche Workday de générer les écritures de dette et de créance au moment du cumul.
    3. Désélectionnez
      Toujours hériter
       dans la grille
      Type de transaction d'encaissement
       .
    4. Sélectionnez la règle de mise en équilibre de la trésorerie pour l'appliquer à toutes les écritures de trésorerie associées à un compte bancaire.
Workday utilise le worktag de mise en équilibre principal pour créer des écritures de mise en équilibre interworktags lors de la génération de la comptabilité de trésorerie ou du règlement des transactions de trésorerie pour chaque compte bancaire. Tous les worktags de mise en équilibre facultatifs prédéfinis s'affichent également dans les écritures de mise en équilibre interworktags.
Workday remplace tous les worktags de mise en équilibre définis dans la règle de mise en équilibre financière par les valeurs par défaut des worktags de compte bancaire pour les éléments suivants :
  • Transactions bancaires ad hoc
  • Paiements ad hoc
  • Demandes de paiement divers (comptabilité de caisse)
  • Virements test
Pour les virements bancaires et les virements pour règlement, Workday déduit le worktag de mise en équilibre associé lors de la génération des transactions.
Le montant proposé de 100 000 USD pour votre projet qui utilise le fonds A est approuvé pour le budget. Vous recevez une subvention fédérale de 100 000 USD pour le budget approuvé dans votre fonds du Trésor. Ce fonds intermédiaire affecté au compte bancaire du Trésor paie et reçoit pour le compte des autres fonds. À son tour, le fonds A a une créance de trésorerie auprès du fonds du Trésor.
Lorsque vous créez la facture client pour l'organisme fédéral, Workday utilise la règle de mise en équilibre des transactions par worktag pour générer des écritures comptables de régularisation avec le worktag
Fonds A
 hérité :
Compte
Débit
Crédit
Worktag
Comptes clients
100 000
Fonds A
Produit
100 000
Fonds A
Lorsque vous recevez la subvention, vous enregistrez le règlement client et vous le lettrez à la facture de l'agence. Workday génère l'encaissement avec le worktag
Fonds du Trésor
 mappé au compte bancaire du Trésor défini dans la règle de mise en équilibre de la trésorerie. Workday génère également des écritures initiales de créances de trésorerie (interworktags) entre les worktags
Fonds du Trésor
 et
Fonds A
  :
Compte
Débit
Crédit
Worktag
Espèces
100 000
Compte bancaire du Trésor
Fonds Treasury
Comptes clients
100 000
Fonds A
Créance de trésorerie
100 000
Fonds Treasury
Créance de trésorerie
100 000
Fonds A
Vous dépensez le fonds de la subvention et enregistrez une facture fournisseur pour le fonds A. Workday utilise la règle de mise en équilibre des transactions par worktag pour générer des écritures comptables de régularisation avec le worktag
Fonds A
 hérité :
Compte
Débit
Crédit
Worktag
Dépenses
100 000
Fonds A
Comptes fournisseurs
100 000
Fonds A
Lorsque vous réglez la facture fournisseur, Workday génère l'encaissement avec le worktag
Fonds du Trésor
 mappé au compte bancaire du Trésor. Workday génère également des écritures de créance de trésorerie à équilibrer entre le fonds du Trésor et le fonds A :
Compte
Débit
Crédit
Worktag
Unité légale affiliée interworktag
Comptes fournisseurs
100 000
Fonds A
Espèces
100 000
Compte bancaire du Trésor
Fonds Treasury
Créance de trésorerie
100 000
Fonds Treasury
Fonds A
Créance de trésorerie
100 000
Fonds A
Fonds Treasury
Pour vous assurer que les écritures comptables de trésorerie manuelles sont imputées avec le worktag de mise en équilibre approprié, utilisez le champ de rapport
Worktag doesn't match Cash Balancing Rule
 pour créer :
  • Une validation personnalisée pour vous informer lorsqu'un worktag de mise en équilibre saisi manuellement sur une ligne d'écriture de trésorerie ne correspond pas à la définition de la règle.
  • Un rapport personnalisé pour identifier les lignes d'écritures de trésorerie manuelles avec un compte bancaire et un worktag de mise en équilibre qui ne correspond pas à la définition de la règle.