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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-10-06
Étapes : utiliser des autorisations préalables

Étapes : utiliser des autorisations préalables

Définissez vos comptes bancaires pour les paiements électroniques.
Vous pouvez réduire le nombre de rejets de paiement ACH (Automated Clearing House) en envoyant des transactions d'autorisation préalable pour valider les informations des opérations bancaires électroniques.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
     .
    Indiquez un générateur d’identifiants pour le lot d'autorisations préalables.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    dans le domaine fonctionnel System.
  2. Ajoutez une étape
    Lot/tâche
     au processus de gestion
    Événement d'exécution d'autorisations préalables
     , indiquez
    Création d'autorisations préalables (tâche)
    et sélectionnez les utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés.
  3. (Facultatif) Configurez le processus de gestion
    Événement d'inscription aux options de paiement
     pour émettre des autorisations préalables lorsque des employés ou des étudiants ajoutent ou modifient des comptes bancaires sur des options de paiement.
    Ajoutez une étape
    Service
     avant l'étape de finalisation et spécifiez
    Autorisation préalable des comptes bancaires de l'employé si le statut est Nouveau ou Modifié
    . Pour émettre des autorisations préalables de manière Sélectionner, incluez une règle de condition d'entrée.
    Pour émettre des autorisations préalables pour les comptes bancaires d'un employé ou d'un étudiant, vous devez configurer cette étape.
    1. Ajoutez
      Virement test
       aux motifs principaux ou supplémentaires dans la section
      Utilisation du compte bancaire
       .
    2. Configurez le type de paiement et la catégorie de paiement pour vos autorisations préalables dans l'onglet
      Paramétrage des règlements
       pour automatiser les paiements d'autorisations préalables à partir du compte bancaire de votre unité légale. Si vous laissez le champ
      Catégorie de paiement
       vide, Workday applique les configurations à toutes les catégories de paiement pour le type de paiement sélectionné. Exemple : si vous définissez le paramétrage des règlements pour le type de paiement ACH et que vous laissez le champ
      Catégorie de paiement
       vide, Workday applique les configurations à tous les paiements ACH, y compris les paiements par virement test.
      Si vous ne configurez pas l'onglet
      Paramétrage des règlements
       pour les autorisations préalables, vous devrez envoyer manuellement les fichiers de paiement de l'autorisation préalable à votre banque.
  5. (Facultatif) Mettre à jour les règles d'option de paiement.
    Configurez des types de paiement de remplacement pour les comptes bancaires des employés ou des remboursements étudiants. Workday utilise le type de paiement de remplacement lorsque des autorisations préalables reviennent avec les statuts suivants :
    • Erreur
    • En cours
    • En attente
    Lorsque le statut d'autorisation préalable est renvoyé avec le statut
    Erreur
    , l'employé ou l'étudiant doit mettre à jour ses options de paiement. Si vous n'avez pas sélectionné de type de paiement de remplacement pour les erreurs, Workday refuse le paiement et vous oblige à le traiter manuellement.
  6. (Facultatif) Définissez les options de paiement en ligne pour les étudiants.
    Configurez le champ
    Statuts d'autorisation préalable bloqués
     dans l'onglet
    Paramètres de paiement étudiant
     .
  7. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Changer les coordonnées bancaires d'un client
     pour autoriser les autorisations préalables pour les règlements clients.
    Sélectionnez
    Autorisation préalable obligatoire
     pour le compte bancaire de règlement.
    Configurez le processus de gestion
    Événement de changement des coordonnées bancaires d'un client
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customers.
  8. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Changer le compte bancaire de règlement d'un fournisseur
     pour autoriser les autorisations préalables pour les paiements fournisseurs.
    Cochez la case Autorisation
    préalable obligatoire
     pour le compte bancaire de règlement.
    Configurez le processus de gestion
    Événement de changement de compte bancaire de règlement d'un fournisseur
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Suppliers.
  9. (Facultatif) Activez les autorisations préalables pour tous les types de bénéficiaire suivants :
    • Bénéficiaires ad hoc.
    • Bénéficiaires divers.
    • Organismes de financement.
    • Administrations fiscales.
    Cochez la case Autorisation
    préalable obligatoire
     pour le compte bancaire de règlement dans le groupe de profil
    Compte bancaire de règlement
     .
  10. Créez ou planifiez une exécution d'autorisations préalables.
    Vous pouvez :
    • Accédez à la tâche
      Planifier l'exécution des autorisations préalables
       .
      Sécurité :
      • Process: Customer Invoice Payment/Settlement
         dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
      • Process: Customer Refund Settlement
         dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
      • Process: Expense Report Payment/Settlement
         dans le domaine fonctionnel Expenses.
      • Process: Payroll Settlement
         dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
      • Process: Pending Student Refund/Settlement
        dans le domaine fonctionnel Student Financials.
      • Process: Settlement
        dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
      • Process: Student Payment/Settlement
         dans le domaine fonctionnel Student Financials.
      • Process: Student Sponsor Refund/Settlement
        dans le domaine fonctionnel Student Financials.
      • Process: Supplier Invoice Payment/Settlement
        dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  11. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour les autorisations préalables
     .
    Mettre à jour manuellement les statuts de paiement de l'autorisation préalable. Exemple : lorsque la banque bénéficiaire des exceptions de retour, vous pouvez marquer des paiements par virement test comme des erreurs et annuler ou contrepasser la comptabilisation.
Lorsque vous générez un lot d'autorisations préalables, Workday :
  • Génère les paiements par virement test comme fichiers de paiements, distincts du lot de règlements.
  • Envoie le virement test à votre banque en fonction du système d'intégration configuré dans la section
    Paramétrage des règlements
     du compte bancaire de l'unité légale.
Utilisez les rapports suivants pour suivre les informations sur vos lots d'autorisations préalables :
  • Rechercher des lots d'autorisations préalables
     : permet d'afficher les lots d'autorisations préalables créés manuellement.
  • Afficher les exécutions planifiées
     : afficher et modifier les instances d'exécution d'autorisations préalables planifiées.