Concept : expériences basées sur des voyages
Lorsque vous achetez Workday Expense Management, Workday crée automatiquement des voyages à partir des données de transaction par carte de crédit en tenant compte des billets d'avion et des dates de départ et d'arrivée pour renseigner les dates de début et de fin du voyage. Vous pouvez également configurer Workday pour qu'il affiche un associer vers le site de déplacement tiers que vous avez choisi.
Cette fonctionnalité :
- Simplifie votre génération de notes de frais en organiseant vos frais en fonction des dates de déplacement.
- Vous aide à respecter les politiques de unité légale .
- Permet d'afficher facilement les coûts totaux et le détail des déplacements.
- Donne un aperçu de vos dépenses de déplacement.
- Réduire les tâches manuelles grâce à la création d'un associer direct entre Workday et votre outil de réservation de voyage préféré.
Création automatique de voyage
Vous n'avez pas besoin d'alimenter les dossiers de réservation de voyage externes dans Workday pour générer les voyages et les données de carte de crédit de niveau 3 ne sont pas obligatoire pour la création des voyages. Workday crée automatiquement un voyage lorsqu'une transaction par carte de crédit contient :
- Une date de départ et d'arrivée.
- Un code commerçant Category Code) pour les billet d'avion.
- Un montant supérieur à 0.
Si une carte de crédit est configurée comme carte d'achat au lieu de carte de crédit professionnelle, Workday ne crée pas de voyage.
Le déplacement modifie les données du brouillon de frais associées, notamment les worktags et la destination. Workday affiche ensuite une vignette de voyage sous Voyages récents dans la section Aperçu du Hub Frais.
Cette vignette récapitule votre voyage et les dépenses associées, en affichant les éléments suivants :
- Nom du voyage. Exemple : Londres.
- plage de dates du voyage . Exemple : 26 octobre 2024 - 29 octobre 2024.
- Montant total.
- Nombre de transactions. Exemple : 6 transactions.
- Destination. Exemple : San Francisco.
- Worktags principaux. Exemple : Projet interne.
- Lien associer d'afficher une note de frais d'un déplacement.
- action associée qui vous permet de mettre à jour le détail du voyage.
Cette fonctionnalité permet d'afficher tous les frais d'un déplacement donné, quel que soit son statut, et de mettre à jour en masse les frais de déplacement. Workday affiche les worktags principaux et inclut un associer vers la note de frais de déplacement. Vous pouvez utiliser le menu des actions associées de la fiche du voyage pour afficher et mettre à jour le détail du voyage.
Vous pouvez configurer la page Aperçu du Hub Frais pour qu'elle affiche une section contenant des liens vers les outils de déplacement externes utilisés par votre organisation . Vous pouvez personnaliser le nom de la section.