Concept : rapprochement automatique des justificatifs et des cartes de crédit

Workday fournit un rapprochement en temps réel des justificatifs et des transactions par carte de crédit pour rationaliser le processus de création et de soumission des frais. En mettant en correspondance et en fusionnant automatiquement les données, Workday réduit les tâches manuelles des titulaires de carte et minimise le risque de en double de remboursements de frais.

Workday offre une expérience automatisée qui détecte les correspondances entre les transactions par carte de crédit, les frais express et les justificatifs téléchargés. Lorsque Workday détecte une correspondance, il fusionne les données et renseigne les informations dans les lignes de note de frais correspondantes.

Lorsque les utilisateurs sont initialement ajoutés à la nouvelle note

de frais

, leurs transactions par carte de crédit et leurs frais express sont automatiquement ajoutés à leur dernière note de frais créée dont le statut est

Brouillon

. Workday rapproche automatiquement les transactions tout en conservant les saisies utilisateur clés, notamment les éléments de frais et notes explicatives sélectionnés par l'utilisateur. S'il n'existe aucun brouillon de note de frais , Workday en crée un automatiquement en fonction des paramètres par défaut de création des notes de frais.

Le processus initial, après activation, peut prendre jusqu'à 2 heures. Une fois le processus initial terminé, toutes les nouvelles transactions suivent le même processus en temps réel.

Workday rapproche automatiquement les justificatifs téléchargés avec les transactions par carte de crédit entrantes et fusionne les données sur une seule ligne de note de frais . Lorsque vous accepter cette fonctionnalité pour la première fois, Workday crée automatiquement des lignes de note de frais pour les transactions par carte de crédit correspondantes et les frais express qui figurent déjà dans le backlog du bénéficiaire.

Le rapprochement permet des différences de montant total de +/-10 \n$ et des différences de date de transaction de $+/-1 $ entre la transaction par carte de crédit et le réception.

Exemple : une transaction par carte de crédit a un montant total de 110 USD et a donc une plage correspondante entre 99 USD et 121 USD. La ligne de la note de frais associée affiche un montant total de 100 USD. Comme le montant total de la ligne de la note de frais est compris dans la plage de +/- 10 %, un rapprochement et une fusionner automatiques ont toujours lieu.

Workday peut empêcher une correspondance dans les cas suivants :

La ligne de note de frais utilise un élément de frais soumis à restrictions . Exemples : l' élément de frais est inactif ou utilise la sécurité segmentée.
Vous n'avez pas coché la case à cocher
par carte de crédit d'entreprise
sur la ligne de la note de frais .
Vous avez sélectionné une carte de crédit spécifique sur la ligne de la note de frais mais payées les frais avec une autre carte de crédit.

Workday peut annuler le rapprochement et fusionner précédemment lorsque vous :

Annulez la note de frais.
Supprimez la transaction par carte de crédit de la ligne de la note de frais .
Supprimer la ligne de la note de frais .

Si Workday annule un rapprochement et une fusionner automatiques, la transaction par carte de crédit est déplacée vers votre backlog. Vous pouvez ensuite le rapprocher manuellement.

Statut	Description
Réviser la correspondance	Vous devez confirmer que le rapprochement automatique des réception est correct.
Informations requises	Il existe des critères de saisie supplémentaires pour ces frais.
Prêt à soumettre	L'utilisateur a fourni toutes les informations requises et peut soumettre les frais pour approbation.
En attente de transaction	Workday attend : transaction par carte de crédit associée au réception à venir. Données de compensation des transaction par carte de crédit associées à l'autorisation de carte de crédit à venir.

Workday ne prend actuellement en contribue à qu'une seule pièce jointe (réception) pour chaque frais. Pour garantir que Workday ne traite que les données pertinentes, recommandez aux bénéficiaires d'effacer les transactions et les justificatifs obsolètes de leur backlog avant de vous abonner à

Gestion des frais

. Actuellement,

la gestion des frais

ne prend pas en charge l'application des valeurs par frais journaliers ou les frais basés sur un barème.