Étapes : gérer des notes de frais
- Créez des éléments de frais.
- Définissez des notes de frais.
- Définissez les règles des options de paiement pour le paiement des remboursements de frais.
- Définissez le traitement intercompagnies des notes de frais pour modifier l'unité légale sur la ligne ou le détail de la note de frais.
Pour saisir et déclarer toutes les dépenses engagées, vous pouvez créer des notes de frais pour le compte des personnes suivantes :
- Candidats.
- Invités.
- Candidats en cours d'embauche.
- Étudiants.
- Visiteurs.
- Employés.
Pour les notes de frais multidevise, le total correspond à la somme de toutes les valeurs indiquées dans le champ
Montant converti
.Workday crée automatiquement des écritures opérationnelles dans la devise de l'unité légale pour les transactions approuvées. Lorsque les devises de la transaction et de l'unité légale sont différentes, Workday convertit les montants dans la devise de l'unité légale.
- Révisez les dates de budget des lignes de la note de frais lorsque vous configurez le contrôle budgétaire pour les notes de frais et les autorisations de dépense.
- Réglez les notes de frais approuvées.Le processus de règlement crée et règle les transactions de frais. Lorsque le processus est terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque transaction.
- Imprimez la note de frais au format PDF en sélectionnant l'optionImprimerdans le menu des actions associées de la note de frais.
- (Facultatif) Pour recouvrer les remboursements de l'employé, accédez à la tâcheCréer un remboursement à recevoir pour les frais. Lorsque vous recouvrez un remboursement, Workday génère la comptabilisation mais vous devez saisir manuellement les écritures comptables générées.
- (Facultatif) Joignez les documents à la note de frais approuvée.