Concept : devises utilisées dans les notes de frais
La devise que Workday utilise dans les notes de frais dépend des éléments suivants :
- Devise de l'unité légale.
- Devise privilégiée de l'employé.
- Devise de saisie.
- Devise de facturation.
Devise de l'unité légale
Workday utilise la devise de l'unité légale qui est définie pour les notes de frais pour rembourser l'employé.
Devise privilégiée de l'employé
Lorsque la devise de l'unité légale est différente de la devise de l'option de paiement d'un employé, Workday rembourse l'employé en utilisant sa devise privilégiée.
Vous pouvez définir la devise de remboursement privilégiée d'un employé et les employés peuvent également modifier la devise de leur option de paiement à l'aide de transactions en libre-service.
Exemples :
- Une société américaine, qui a un bureau en Irlande, souhaite rembourser les frais de ses salariés irlandais en euros (EUR) plutôt qu'en dollars américains (USD).
- Des employés d'une unité légale européenne sont temporairement détachés au Japon. Pour la durée de leur détachement, les employés peuvent remplacer la devise de leur option de paiement par le yen (JPY).
Devise de saisie
La devise de saisie correspond à la devise dans laquelle les frais sont saisis et Workday en fait la devise de remboursement par défaut de la note de frais. Sur les notes de frais multidevise, vous pouvez remplacer cette devise sur chaque ligne de note de frais.
Lorsque la devise de saisie est différente de la devise de remboursement, Workday convertit le montant dans la devise de remboursement en utilisant le taux de change par défaut. Vous pouvez remplacer le taux et le montant du remboursement sur chaque ligne de note de frais.
Exemple : Suzanne est une employée basée aux États-Unis qui perçoit ses remboursements en USD. Elle est envoyée en déplacement professionnel en Australie, à Sydney et change des dollars américains en dollars australiens à l'aéroport de Sydney. Ensuite, elle règle l'hôtel en utilisant sa carte de crédit personnelle. Pour garantir l'exactitude du remboursement en USD, Suzanne peut :
- Saisir le montant d'une ligne de frais en AUD, que Workday convertit en USD.
- Saisir manuellement le montant en USD.
- Taux de change en vigueur au moment de l'opération de change.
- Montant en USD figurant dans le relevé de sa carte de crédit.
Devise de facturation
La devise de facturation désigne la devise que l'unité légale titulaire de la carte de crédit utilise pour facturer votre unité légale. Pour les transactions par carte de crédit que vous incluez à une note de frais, Workday convertit la devise de facturation dans la devise de remboursement, lorsque les devises sont différentes.
Si la devise de facturation est identique à la devise de remboursement, Workday utilise le montant facturé comme montant du remboursement sans que vous puissiez le modifier. Si les devises de facturation et de remboursement sont différentes, vous pouvez modifier le montant du remboursement.