Créer des lignes de frais
- Créez des éléments de frais.
- Créez des notes de frais pour un employé, pour une personne non employée ou pour un candidat en cours d'embauche.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à la note de fraiset la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Expenses.
Lorsque vous créez des lignes de frais, vous pouvez en saisir le détail et joindre des fichiers et des images issues d'appareils mobiles comme justificatifs des transactions de frais.
- Accédez à la note de frais à laquelle vous voulez ajouter des lignes.
- Dans l'ongletLignes de frais, cliquez surAjouterpour sélectionner le type de frais à inclure dans la ligne de frais.
- (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes aux lignes de frais.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Taux de changeDisponible uniquement lorsque vous modifiez la devise.Workday utilise le taux de change le plus récent pour le type de taux de change. Vous pouvez remplacer le taux de change déjà renseigné manuellement.Si vous téléchargez le détail de la ligne depuis une transaction par carte de crédit électronique, Workday utilise le taux de change de la transaction pour la ligne de frais.Montant convertiDisponible uniquement lorsque vous modifiez la devise.LeMontant converticorrespond au montant remboursable dans la devise convertie. Workday multiplie leMontant totalpar leTaux de change.Workday utilise laDevise par défautconfigurée dans l'environnement client plutôt que leTaux de changepour calculer le montant remboursable si :- Vous remplacez le taux de change.
- Vous configurez unMontant maximumdans un barème de frais.
Unité légaleDisponible uniquement si votre unité légale active le traitement intercompagnies des notes de frais.Sélectionnez une unité légale différente de celle indiquée dans l'en-tête à laquelle imputer la ligne.Vous ne pouvez pas modifier l'Unité légalesi :- La ligne de frais correspond à des dépenses personnelles.
- La note de frais a une autorisation de dépense liée ou que la comptabilité des engagements est activée.
- L'Unité légaleest associée à un worktag de projet d'investissement.
WorktagsUtilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâcheMettre à jour l'utilisation des worktags. Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.S'ils sont activés pour l'élément de frais, vous pouvez remplacer manuellement les worktags associés et sélectionner une valeur dans la liste des valeurs configurées.Pour les dépenses facturables, vous pouvez sélectionner des worktags à associer à ces dépenses, comme un projet ou un client.Détail de l'élément de fraisLorsque vous saisissez plusieurs lignes dans un barème de frais avec calculs du cumul, Workday cumule les montants des lignes du barème de frais et les ajoute au total de l'élément de frais.Code de taxeDisponible uniquement lorsque vous cochez la caseActiver la fonction TVA.Workday s'appuie sur les règles de taxe que vous définissez pour un pays pour renseigner le code de taxe en fonction de laRégion de destinationou duPays. Au besoin, modifiez le code de taxe pour vous assurer que le bon montant de taxe est appliqué à la ligne et qu'il correspond au justificatif.Si l'élément sélectionné n'inclut pas l'attribut du pays ou de la région de destination, sélectionnez manuellement le code de la taxe.Montant de la taxeDisponible uniquement lorsque vous cochez la caseActiver la fonction TVA.Workday utilise leMontant totalpour calculer la taxe en fonction du code de taxe et de l'assujettissement aux taxes de l'élément de frais.LeMontant totalet leCode de taxedéterminent leMontant de la taxesur la ligne de frais.Si leMontant de la taxene correspond pas au justificatif, la personne qui valide la note de frais peut le corriger.FacturableSélectionnez cette option si la ligne de frais est facturable à un projet ou à un client.
Lorsque vous créez une nouvelle ligne de frais ou que vous cliquez en dehors de la ligne actuelle, Workday :
- Enregistre le détail de la ligne de frais actuelle.
- Met à jour le total de la note de frais et l'enregistre.
Détaillez les lignes de la note de frais.