Créer des notes de frais
Configurez le processus de gestion
Événement lié à la note de frais
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Expenses.Vous pouvez autoriser les employés à créer des notes de frais :
- Pour eux-mêmes, y compris des notes de frais pour des postes spécifiques s'ils occupent plusieurs postes.
- Pour le compte d'autres employés, y compris ceux occupant plusieurs postes.
- Accédez à l'une des tâches suivantes :
- Créer une note de frais.
- Créer une note de frais pour l'employé.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Bénéficiaire du remboursementDans la tâcheCréer une note de frais, vous ne pouvez modifier ce champ que si vous avez les droits nécessaires pour créer des notes de frais pour le compte d'un autre employé.Options de créationWorkday ne copie pas :- Pièces jointes
- Détail de la note de frais
- Frais express
- Dossiers de réservation de voyage
PosteS'affiche lorsque vous :- Activez la génération de notes de frais pour les employés occupant plusieurs postes.
- Sélectionnez un employé occupant plusieurs postes dans l'invite :
- Bénéficiaire(s) de la tâcheCréer une note de frais.
- Bénéficiaire(s) dela tâcheCréer une note de frais pour l'employé.
Unité légale indiquée sur la ligne de fraisDisponible uniquement si votre unité légale active le traitement intercompagnies des notes de frais.Workday renseigne le nom de l'unité légale que vous avez indiqué pour l'employé dans l'en-tête de la note de frais.Sélectionnez une unité légale différente à laquelle imputer chaque ligne et détail de frais.Vous pouvez uniquement sélectionner des unités légales ayant un profil intercompagnies avec l'unité légale indiquée dans l'en-tête. Vous ne pouvez pas sélectionner une unité légale différente si :- Une autorisation de dépense liée.
- La comptabilité des engagements.
WorktagsUtilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâcheMettre à jour l'utilisation des worktags. Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.Type de remboursementWorkday détermine le type de remboursement en fonction des options de paiement des frais d'un bénéficiaire des frais.Si le bénéficiaire des frais ne configure pas les options de paiement, Workday renseigne le type de remboursement en fonction des options de paiement définies par votre unité légale.Note de frais finale pour l'autorisation de dépenseCochez cette case pour fermer l'autorisation de dépense après avoir réglé toutes les notes de frais associées.Workday ne ferme pas l'autorisation de dépense lorsqu'une avance en cours est associée à celle‑ci.Vous pouvez uniquement associer les lignes de l'autorisation de dépense lorsque la note de frais n'est pas la note de frais finale pour l'autorisation de dépense.Lorsque vous activez la comptabilité des engagements, Workday liquide le solde restant des engagements dans l'autorisation de dépense. - (Facultatif) Dans l'ongletEn-tête, modifiez les informations d'en-tête de la note de frais.
- Créez et détaillez les lignes de la note de frais.
- Définissez vos rapports personnalisés pour afficher les postes de l'employé en configurant le champWorker Position on Expense Reportdans l'objet de gestion Note de frais (sécurisé via le domainePublic Reporting Items).