Concept : flux de processus des transactions par carte de crédit professionnelle

Votre unité légale charge le fichier des transactions par carte de crédit dans Workday à partir du système de l'émetteur de la carte de crédit. L'administrateur révise les transactions par carte de crédit à partir du fichier et corrige les erreurs. Si vous utilisez les formats de fichier American Express GL1205, les administrateurs révisent et corrigent également les données du bénéficiaire des frais directement dans les transactions du fichier des titulaires de carte de crédit.

Lorsqu'ils créent des notes de frais, les employés révisent les transactions chargées depuis leur compte de cartes de crédit d'entreprise et sélectionnent les transactions à inclure dans leurs notes de frais. Les employés peuvent également associer des worktags aux lignes de notes de frais, y compris les lignes de carte de crédit. Lors de la création des comptes de carte de crédit d'entreprise, vous pouvez autoriser les employés à ajouter manuellement des frais payés par carte de crédit à leurs notes de frais. Pour que les opérations comptables soient exactes, lorsque les employés ajoutent manuellement des frais payés par carte de crédit, Workday impose que la devise de facturation corresponde à la :

Devise de la transaction.
Devise de remboursement de la note de frais.

Une fois les notes de frais dûment saisies, les employés les soumettent pour approbation. Si un responsable renvoie une note de frais pour révision à l'employé, ce dernier doit la corriger puis la soumettre de nouveau pour approbation.

Une fois la note de frais approuvée, le spécialiste des règlements règle la note de frais, même si le montant du remboursement est égal à zéro. Ensuite, le compte des frais de mission règle au bénéficiaire des frais les transactions remboursables, conformément à la responsabilité du paiement configurée pour le compte de facturation lié à la carte de crédit d'entreprise.

Workday offre un contrôle détaillé sur les données relatives aux cartes de crédit, en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder à ces données :

Comptes de facturation pour carte de crédit d'entreprise.
Cartes de crédit.
Transactions par carte de crédit.
Fichiers.

Vous pouvez accéder aux transactions par carte de crédit de l'une des façons suivantes :

Sécurité non limitée.
Rôle dans une unité légale associé au compte de facturation pour carte de crédit.
Un rôle dans une unité légale associé à la note de frais contenant la transaction.
Un rôle dans une unité légale associé au bénéficiaire des frais propriétaire de la transaction.
Rôle dans une organisation associée aux transactions par carte logée.

Toutefois, vous ne pourrez pas afficher le détail des transactions par carte de crédit dans la tâche

Créer une note de frais pour l'employé

si vous ne disposez pas des autorisations appropriées. Vous pouvez toujours ajouter les transactions par carte de crédit et en consulter le détail dans une note de frais.