Étapes : définir les cartes de crédit professionnelles
Vous pouvez :
- Créer des comptes de facturation pour les cartes de crédit d'entreprise.
- Implémenter des systèmes d'intégration pour charger les fichiers de transaction pour les formats de carte de crédit pris en charge par Workday.
- Créez ou mettez à jour les informations de carte de crédit d'entreprise.
- Configurez une sécurité améliorée pour les domaines liés aux cartes de crédit afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux données associées aux comptes de facturation pour carte de crédit d'entreprise, aux cartes de crédit et aux fichiers.
- Mappez les codes MIS ou MCC de l'émetteur de la carte aux éléments de frais afin que Workday puisse renseigner leurs valeurs dans l'élément de frais lorsque les employés créent des notes de frais.
- Configurez les taux de change des devises et définissez les cours croisés pour une ou plusieurs paires de devises. Les dates des taux de change doivent tenir compte des taux historiques dont les dates sont antérieures à la première transaction que vous souhaitez charger.
- (Facultatif) Associez un compte de passif au type d'imputation comptableFrais liés aux cartes de crédit.Effectuez cette étape si vous :
- Sélectionnez la responsabilité de paiement Entreprise ou Partagée pour les comptes de facturation pour carte d'entreprise.
- Utilisez Workday Financial Management pour générer les écritures.
Compte par défautpour leType d'imputation comptableFrais liés aux cartes de crédit. - Chargez des transactions par carte de crédit et des fichiers de titulaires de cartes de crédit depuis le système de l'émetteur des cartes dans Workday.
- Demandez à l'émetteur de la carte ou à la banque de fournir des fichiers de transactions dans l'un des formats pris en charge par Workday.Workday rapproche les transactions par carte de crédit et les bénéficiaires des frais en fonction des identifiants des titulaires de carte dans les fichiers de transactions.
- (Facultatif) Configurez vos intégrations Visa ou Mastercard entrantes pour générer les données de versement.
- Lancez l'intégration et affichez son statut.
Les employés peuvent créer des notes de frais et inclure des transactions par carte de crédit. Si les employés créent leurs propres notes de frais, Workday affiche toutes les transactions par carte de crédit disponibles. Vous pouvez configurer la définition du compte de facturation pour carte d'entreprise pour permettre aux employés de saisir manuellement les transactions par carte de crédit dans leurs notes de frais.
Pour les cartes de crédit personnelles, les transactions sont remboursables. L'unité légale n'est pas responsable des transactions passées sur le compte de facturation pour carte d'entreprise.
Pour les cartes de crédit professionnelles, les transactions ne sont pas remboursables car cette responsabilité incombe à l'unité légale. Vous réglez directement les transactions à l'émetteur de votre carte.