Créer des comptes de facturation pour carte de crédit d'entreprise

Sécurité : domaine Set Up: Credit Card
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

Pour envoyer des fichiers de versement lors du règlement de paiements associés à des comptes de cartes de crédit d'entreprise, configurez l'intégration des versements.

Incluez l'étape de service Versement
dans le processus de gestion Événement d'émission de paiements
. Cette configuration génère des fichiers de versement pour des comptes de carte de crédit d'entreprise.

Vous pouvez définir la manière de traiter les éléments suivants :

Comptes de carte de crédit d'entreprise.

Transactions par carte de crédit pour les bénéficiaires des frais.

Transactions pour les cartes logées.

Configurez une sécurité améliorée pour les domaines liés aux cartes de crédit en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux données liées aux comptes de facturation pour carte de crédit d'entreprise, aux cartes de crédit et aux fichiers.

Voir : Étapes : définir la sécurité pour les comptes de carte de crédit, les fichiers et les transactions.

Vous pouvez configurer la sécurité pour que :

Garantit que seuls les utilisateurs ayant un rôle dans l'unité légale sur le compte de facturation ou des rôles non limités peuvent accéder au compte de facturation. Si un compte de facturation est vide, seuls les utilisateurs non limités peuvent y accéder.

Permet d'ajouter une unité légale à un compte de facturation, même si le compte contient déjà des transactions, à condition que le compte ne soit pas précédemment associé à une unité légale.

Permet aux utilisateurs limités d'ajouter des catégories de dépense lors de la création ou de la mise à jour des comptes de facturation.

Accédez à la tâche

Créer un compte de facturation pour carte de crédit d'entreprise

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
N° de compte	Saisissez le numéro tel qu'il apparaît dans le fichier externe envoyé par l'émetteur de la carte. Si le numéro de compte est masqué dans le fichier, masquez-le dans le champ N° de compte . Les seuls caractères acceptés sont X et des chiffres.
Utilisation	Sélectionnez Frais pour utiliser les transactions par carte de crédit pour les notes de frais.
Responsabilité du paiement	Définissez la partie qui va payer l'émetteur de la carte pour les transactions par carte de crédit des bénéficiaires des frais : Entreprise : l'unité légale paie toutes les transactions. Si les transactions correspondent à des dépenses personnelles, le bénéficiaire des frais est débiteur envers votre unité légale puisqu'aucun montant de remboursement n'est associé au bénéficiaire des frais. Employé : le bénéficiaire des frais règle toutes les transactions. Si une transaction correspond à des frais professionnels, l'unité légale rembourse le bénéficiaire des frais. Le montant du remboursement exclut les transactions correspondant à des dépenses personnelles. Partagé : le bénéficiaire des frais règle les transactions de dépenses personnelles et l'unité légale règle les transactions de frais professionnels.
Unité légale	Vous ne pouvez pas modifier l'unité légale sélectionnée lorsqu'il existe des transactions par carte de crédit. Lorsque vous activez la fonctionnalité Améliorer la sécurité des cartes de crédit professionnelles , vous pouvez ajouter une unité légale à un compte de facturation, même si le compte inclut déjà des transactions, à condition que le compte ne soit pas associé à une unité légale auparavant. Workday ne vous autorise à effectuer cette modification qu'une seule fois.
Chargement électronique uniquement	Workday vous recommande de cocher cette case pour empêcher les employés de saisir manuellement des transactions par carte de crédit. Si votre organisation utilise à la fois la saisie manuelle et le chargement électronique des transactions par carte de crédit, cela peut générer des erreurs de rapprochement. Prenez le temps de réfléchir au mode de gestion souhaité, manuel ou électronique, avant de sélectionner cette option.
Autoriser un total remboursable négatif	Cochez cette case pour que les transactions par carte de crédit marquées comme personnelles génèrent un total remboursable négatif pour la note de frais.
Payer l'employé avant l'émetteur de la carte de crédit professionnelle	Sélectionnez cette option pour rembourser aux employés les frais qu'ils ont réglés avant de payer l'émetteur de la carte de crédit.
Payer les transactions par carte de crédit professionnelle non approuvées	Sélectionnez cette option pour : Enregistrer la dette au moment du chargement. Permettre à votre unité légale de payer les transactions par carte de crédit avant qu'elles ne soient incluses dans une note de frais. Uniquement disponible pour les cartes de crédit d'entreprise avec la responsabilité du paiement Entreprise .
Utiliser l'unité légale du compte de carte de crédit pour la comptabilisation des frais	Sélectionnez cette option pour que l'unité légale du compte de la carte de crédit soit responsable du paiement des transactions par carte de crédit au lieu de l'unité légale indiquée dans la note de frais. Uniquement disponible pour les cartes de crédit d'entreprise avec la responsabilité du paiement : Entreprise Partagée
Les utilisateurs du libre-service ne peuvent pas clôturer les transactions	Sélectionnez cette option pour empêcher les employés de clôturer les transactions par carte de crédit qui leur ont été affectées à l'aide de la tâche Modifier mes transactions de frais .
Activer la modification du champ de date des lignes de note de frais avec des transactions par carte de crédit	Sélectionnez cette option pour éviter que les retards de traitement par le commerçant ne génèrent des incohérences de date dans les notes de frais.
Générer le fichier de versement	Sélectionnez cette option pour activer les versements pour le compte de facturation. Contactez votre établissement financier pour configurer les éléments suivants : Pays Devise Numéro de chargement Code de marché Identifiant du paiement Le fichier de versement généré à partir du système d'intégration fourni dans le Système d'intégration des versements inclut les valeurs configurées suivantes.
Numéro de chargement	Saisissez le numéro de chargement fourni par AMEX.
Compte bancaire de règlement	Si vous réglez les paiements directement à l'émetteur de la carte ou à la banque, fournissez le détail du paiement et les informations du compte bancaire de règlement.
Système d'intégration des versements	Sélectionnez le système d'intégration pour générer des fichiers de versement pour ce compte de facturation.
Identifiant du paiement	Indiquez le code du dépôt, l'identifiant de l'entreprise (CID), le numéro de chargement ou toute autre chaîne spécifique de votre établissement financier et obligatoire dans vos connecteurs de paiement Workday.

Créez des comptes de carte de crédit pour les bénéficiaires des frais.

Créez des cartes logées pour les programmes de carte de crédit d'entreprise avec un système de facturation centralisée.

Définissez la comptabilisation des notes de frais avec un montant remboursable négatif.

Créez des profils intercompagnies.

Étapes : définir la comptabilisation des notes de frais avec un montant remboursable négatif

Créer des notes de frais

Note de la version 2025R1 : sécurité améliorée pour les comptes de carte de crédit, les fichiers et les transactions