Concept : comptabilité générale
La comptabilité générale Workday est la base de toutes les solutions Workday Financial Management. Elle vous permet de répondre aux besoins d'informations des investisseurs, des créanciers et des autorités de réglementation dans l'environnement d'entreprises post-Sarbanes-Oxley.
La comptabilité générale Workday associe une approche comptable unique axée sur les événements à une structure de contrôle intégrée. Elle vous permet d'utiliser un modèle multi-entités et multidevise pour produire des pièces comptables et des rapports financiers avec rapidité, précision et des possibilités d'audit complètes.
L'architecture vous permet également de vous adapter aux changements au sein de votre entreprise, ainsi qu'aux nouvelles règles et réglementations. Avec Workday Financial Accounting, vous pouvez gérer l'ensemble de vos activités comptables et générer des rapports sur ces activités à tout moment.
Le diagramme suivant illustre le flux des opérations de comptabilité générale dans Workday sur une période. Il montre les solutions courantes que vous pouvez utiliser tout au long de l'exercice pour faciliter votre travail.
Au cours d'une période donnée, vous pouvez utiliser Workday Financial Accounting pour traiter les éléments suivants :
- Écritures opérationnelles, pour fournir les résultats comptables de vos transactions opérationnelles approuvées.
- Écritures comptables manuelles,pour enregistrer les données comptables qui ne sont pas associées à des transactions opérationnelles.
- Écritures récurrentes, pour créer des écritures récurrentes afin d'automatiser la génération des écritures comptables créées de manière répétée.
- Répartitions pro forma,pour voir l'impact des répartitions lorsque vous consultez vos résultats financiers. Les écritures opérationnelles créées par le traitement des répartitions ont le statut pro forma (plutôt qu'imputées). Vous pouvez inclure les écritures opérationnelles pro forma dans le reporting tout au long de la période, afin de voir l'impact des répartitions.
Vous pouvez utiliser Workday Financial Accounting pour vérifier les éléments suivants :
- Les rapports d'activitéqui offrent une visibilité sur votre activité financière.
- Balancespour une unité légale individuelle ou des entités consolidées.
- Rapports de rapprochement, pour vous aider à rapprocher les transactions opérationnelles et les soldes de livre associés.Exemple : vous pouvez utiliser un rapport pour rapprocher les comptes fournisseurs et les comptes créditeurs.
- États financiers provisoires, que vous pouvez également définir pour répondre à vos besoins de reporting. Vous pouvez exécuter et consulter vos états financiers à tout moment. Les états financiers Workday vous permettent également d'effectuer des rapports comparatifs avec d'autres périodes ou plans financiers.
Lors de la clôture d'une période, vous pouvez :
- Enregistrer l'amortissement et décider de la fréquence à laquelle ces informations doivent être imputées. Lorsque vous enregistrez un amortissement, vous pouvez afficher tous les amortissements non imputés jusqu'à cette période et décider des éléments à imputer.
- Finalisez et imputez les répartitions que vous avez traitées au cours de la période. Vous pouvez inclure ou exclure les répartitions finalisées lorsque vous exécutez des états financiers.
- Exécuter la comptabilisation de la participation, afin de calculer les gains de capitaux propres d'une filiale consolidée détenue en partie ou en totalité dans les journaux de l'unité légale parent.
- Exécuter des réévaluations, afin de réévaluer les soldes en devises étrangères à la fin de la période et d'analyser leur impact. Vous pouvez créer l'écriture de réévaluation manuellement ou utiliser le rapport pour la créer automatiquement à l'aide de règles de réévaluation.
- Mettre à jour le statut de période du livre, afin de contrôler les activités pouvant être mises à jour.Exemple : lorsque vous faites passer le statut de période du livre d'OuvertàEn cours de clôturepour Comptabilité opérationnelle, vous ne pouvez pas imputer les écritures des activités opérationnelles. Vous pouvez toujours enregistrer des écritures comptables, des écritures récurrentes et des amortissements. Au fil du temps, vous pouvez continuer à verrouiller l'activité qui peut avoir lieu en progressant dans les différents statuts de période du livre.
- Créer des écritures d'ajustement pour marquer les écritures comme ajustements et les imputer à la période à laquelle elles s'appliquent. Vous pouvez inclure ou exclure des ajustements lorsque vous exécutez des états financiers.
- Clôturer la période du livre, afin de contrôler les écritures et leur imputation, et calculer les soldes des comptes réels et budgétaires. Après la clôture d'une période, vous ne pouvez plus rien lui imputer. Une fois que vous avez finalisé les transactions opérationnelles en attente, Workday les impute à la période ouverte suivante.
- Générer des états financiers consolidés, afin de présenter les informations financières consolidées des unités légales en utilisant les hiérarchies d'unités légales définies dans Workday. Vous pouvez effectuer un reporting consolidé tout au long de la période, et y inclure à tout moment des informations sur les éliminations.
Lors de la clôture de fin d'exercice, vous pouvez :
- Reporter à nouveau les soldes pour cumuler les soldes du bilan et les reporter au nouvel exercice. Workday vous permet de répéter cette tâche jusqu'à ce que vous soyez prêt à clôturer l'exercice.
- Reporter à nouveau les soldes d'ouverture convertis pour que Workday les reporte automatiquement. Vous pouvez explorer en détail les montants convertis pour afficher la ligne d'écriture dans la devise de l'unité légale et les devises de conversion.
- Clôturez l'exercice à tout moment après avoir clôturé toutes les périodes. Lorsque vous clôturez l'exercice, les soldes sont reportés une dernière fois. Vous pouvez rouvrir l'exercice si nécessaire.
En plus de ces activités de période, vous pouvez utiliser :
- Multidevisepour traiter les transactions effectuées dans une autre devise que la devise de base de l'unité légale d'enregistrement.
- Conversionspour définir différentes règles de conversion des comptes correspondant à différents besoins.
- Worktagspour marquer les transactions et les données de confirmation. Utilisez des worktags pour obtenir une vue multidimensionnelle de votre activité, afin de pouvoir facilement rechercher des informations et générer des rapports.
- Comptabilisation intercompagniespour gérer et générer des rapports sur les événements professionnels intervenus entre des unités légales associées.
- Intégrationspour télécharger des données financières tierces dans Workday et transmettre des données entre les systèmes.