Éléments de définition : contrôle budgétaire
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du contrôle budgétaire. Elle explique :
- Pourquoi la configurer ?
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Ce que c'est
La fonctionnalité de contrôle budgétaire de Workday compare automatiquement vos transactions à vos plans financiers et budgets de postes. Workday gère les transactions qui dépassent le budget en exécutant l'une des actions suivantes :
- Vous avertir que la transaction dépasse le budget disponible et qu'elle échouera lors du contrôle budgétaire.
- Sauter le contrôle budgétaire. La transaction affiche le statutNon obligatoirepour le contrôle budgétaire.
- Outrepasser automatiquement la transaction. La transaction affiche le statutSuccèspour le contrôle budgétaire.
Lorsqu'une transaction outrepasse le contrôle budgétaire, le statut du contrôle budgétaire affiche
Succès.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez aider votre organisation à :
- Utiliser ses fonds efficacement.
- S'assurer que le budget sera suffisant pendant la période comptable.
- Réduire les tâches manuelles de gestion des transactions qui dépassent le budget.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser le contrôle budgétaire pour :
- Contrôler les transactions par rapport aux budgets d'attribution afin de limiter les dépenses aux produits et services autorisés par vos organismes de financement.
- Décider d'embaucher en fonction de votre budget disponible après avoir vérifié les transactions d'affectation de personnel.
- Permettre aux évaluateurs du contrôle budgétaire de demander les dérogations et aux approbateurs de les accorder.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avec quelle rigueur voulez-vous appliquer le contrôle budgétaire ? | Pour les transactions en dépassement de budget, vous pouvez configurer le contrôle budgétaire de sorte qu'il :
|
Comment configurer le contrôle budgétaire pour des budgets dans une relation parent-enfant virtuelle ? | Vous pouvez configurer le contrôle budgétaire pour limiter les dépenses excessives de la part du parent, de l'enfant ou des deux. Exemple : vous configurez le contrôle budgétaire pour limiter les dépenses excessives au niveau parent tout en ayant une configuration plus souple au niveau enfant. Les transactions en dépassement de budget au niveau enfant sont validées tant qu'elles ne dépassent pas le total du budget du parent. |
Comment voulez-vous traiter les transactions de crédit ? | Vous pouvez configurer le contrôle budgétaire de sorte à valider la transaction automatiquement. Votre transaction échoue lors du contrôle budgétaire avec le statut Échec (budget insuffisant) lorsque :
|
Quand devez-vous inclure des écritures réservées dans le contrôle budgétaire ? | Vous pouvez inclure des écritures réservées dans le contrôle budgétaire afin de réserver des fonds pour des transactions ayant un impact sur le même budget. Workday réserve ces fonds une fois la transaction acceptée par le contrôle budgétaire mais avant que le processus de gestion ne se termine en imputant l'écriture. Workday n'inclut pas automatiquement les écritures réservées dans le contrôle budgétaire. |
Comment déterminer à quel moment une transaction est soumise au contrôle budgétaire ? | Lorsque votre budget comporte des dimensions de structure facultatives, Workday contrôle uniquement les membres de dimensions inclus et les autres membres de dimension de la transaction sont validés avec le statut Non obligatoire . Lorsque la dimension de structure facultative est définie sur Inclure tous les membres , chaque membre de la dimension dans la transaction est soumis au contrôle budgétaire. |
Recommandations
Voici les recommandations de Workday :
- Configurez la comptabilité des engagements afin de suivre les engagements, les obligations et les montants réels pour les transactions d'autorisations de dépenses, d'achats et de paie.
- Utilisez une configuration de contrôle budgétaire plus souple pour vos plans et budgets enfants et une configuration stricte pour votre plan parent. Vous pouvez configurer Workday afin d'être averti(e) lorsque votre transaction dépasse le budget enfant et de bloquer les dépenses excessives au niveau parent.
Conditions
Pour que Workday trouve la structure de plan et les lignes de plan adéquates pour contrôler votre transaction, vos worktags de transaction doivent :
- Inclure tous les membres des dimensions de structure obligatoires dans une structure de plan.
- Correspondre exactement aux worktags sur une ligne de plan dans la structure de plan.
Si vous configurez la comptabilité des engagements à une date ultérieure :
- Pour les transactions d'achats et de dépenses, vous devez d'abord clore tous les bons de commande ouverts.
- Pour les transactions de paie, vous devez créer des engagements de paie initiaux. Excluez les périodes de paie terminées afin que Workday crée uniquement des engagements pour les périodes de paie actuelles ou futures. Si vous n'excluez pas les périodes de paie terminées, Workday crée des engagements pour la totalité de l'exercice. Workday commence à liquider les engagements après la première paie de l'exercice.
Restrictions
Vous pouvez configurer jusqu'à 50 lignes d'options de contrôle budgétaire.
Workday n'utilise pas les dimensions de structure suivantes pour associer une transaction à une structure de plan et à des lignes de plan pour le contrôle budgétaire de l'affectation de personnel :
- Famille d'emplois
- Groupe de familles d'emplois
- Profil de l'emploi
Environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Les utilisateurs ayant accès au domaine
Set Up: Budget General
dans le domaine fonctionnel Budgets peuvent configurer le contrôle budgétaire pour les plans et les budgets.Lorsque vous utilisez des dérogations pour le contrôle budgétaire, configurez le groupe de sécurité Budget Check Exception Override Approver.
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter les processus de gestion suivants comme sous-processus à vos processus de gestion Finances et Affectation de personnel :
- Contrôler le budget (finances)
- Contrôler le budget (affectation de personnel)
Vous pouvez configurer le sous-processus
Contrôle budgétaire (affectation de personnel)
pour contrôler vos transactions d'affectation de personnel pour les postes de gestion par emploi et par poste par rapport à votre plan financier. Nous vous recommandons de configurer le processus de gestion
Contrôler le budget (finances)
avec une étape Exécuter le contrôle budgétaire
de type Lot/tâche
pour améliorer la performance. Créez un rôle spécifique pour exécuter cette étape Lot/tâche
avec :
- Un profil qui ne s'exécute pas sur un navigateur.
- Un mot de passe qui n'expire pas.
Reporting
Source des données du rapport | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Lignes du plan pour le reporting financier
| Permet de créer des rapports sur les lignes de plan pour vos plans et budgets. |
Lignes d'écriture pour le reporting financier
| Permet de créer des rapports personnalisés sur les engagements, les obligations et les montants réels lorsque vous utilisez la comptabilité des engagements. |
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Lorsque vous utilisez la comptabilité des engagements, Workday impute les écritures dans vos livres une fois que les types de transaction suivants ont été validés par le contrôle budgétaire :
- Charges
- Paie
- Achats
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.