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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Modifier le statut des périodes du livre

Modifier le statut des périodes du livre

  • Configurez le processus de gestion
    Événement de clôture d'une période
     et la règle de sécurité associée.
  • Créez l'exercice et les périodes du livre.
  • Pour gérer les clôtures de période et de fin d'exercice via le workflow, définissez une liste de vérification de clôture qui inclut les étapes de mise à jour des statuts des périodes du livre.
Mettez à jour le statut des périodes du livre pour un ou plusieurs livres :
  • Ouvrez une période de livre.
  • Limitez les opérations des écritures au fur et à mesure de la clôture d'une période.
  • Clôturez la période du livre.
  • Rouvrez la période du livre.
Vous mettez à jour les statuts des périodes du livre pour les principaux calendriers comptables uniquement. Les calendriers comptables secondaires sont utilisés à des fins de reporting uniquement.
Si vous avez des écritures et des transactions en attente que vous n'avez pas traitées, déterminez l'impact sur votre compte avant de clôturer la période. Pour clôturer une période pour des groupes spécifiques de transactions opérationnelles, vous pouvez faire passer le statut à
En cours de clôture
 et sélectionner les groupes d'opérations à clôturer. Vous pouvez créer ou configurer vos propres groupes d'opérations pour
En cours de clôture
 dans la tâche
Mettre à jour les groupes d'opérations de clôture de période
 .
Lorsque vous affectez le statut En cours de
clôture
aux groupes d'opérations, vous pouvez toujours créer une écriture d'ajustement.
  • Option A : mettre à jour le statut d'une seule période du livre
    1. Accédez à la tâche
      Mettre à jour le statut d'une période du livre
       .
    2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Période du livre
    Sélectionnez par unité légale et exercice la période du livre que vous voulez mettre à jour.
    Tous les codes normes
    Code norme vide
    Sélectionner un code norme
    Workday sélectionne
    Tous les codes normes
     par défaut. Workday utilise le code norme pour filtrer les transactions, le statut du livre et les transactions en attente.
    Utilisez
    Sélectionner un code norme
     pour indiquer un ou plusieurs codes normes spécifiques.
    Les mises à jour du statut des périodes du livre ne s'appliquent qu'aux écritures comptables et transactions opérationnelles pour les codes normes que vous sélectionnez.
    Le statut
    Opération de clôture
    Sélectionnez le nouveau statut de la période du livre. La période du livre doit avoir le statut
    Ouvert
     pour que vous puissiez imputer des transactions au livre.
    Si vous choisissez
    En cours de clôture
    , sélectionnez une ou plusieurs opérations de clôture. Workday considère ces opérations comme
    clôturées
    . Vous ne pouvez pas modifier les opérations de clôture en cours d'utilisation.
  • Option B : mettre à jour le statut de plusieurs périodes du livre
    1. Accédez à la tâche
      Mettre à jour en masse le statut des périodes du livre
       .
    2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Année
    Sélectionnez l'exercice des périodes du livre que vous souhaitez mettre à jour.
    Unité légale
    Sélectionnez une ou plusieurs unités légales ou une hiérarchie d'unités légales. Seules sont disponibles à la sélection les unités légales appartenant à des hiérarchies où chaque unité légale est associée à l'exercice sélectionné.
    Tri par
    Sélectionnez
    Période
    ou
    Unité légale
     selon que vous voulez trier les résultats du traitement par période ou unité légale.
    Tous les codes normes
    Code norme vide
    Sélectionner un code norme
    Workday sélectionne
    Tous les codes normes
     par défaut. Workday utilise le code norme pour filtrer les transactions, le statut du livre et les transactions en attente.
    Utilisez
    Sélectionner un code norme
     pour indiquer un ou plusieurs codes normes spécifiques.
    Les mises à jour du statut des périodes du livre ne s'appliquent qu'aux écritures comptables et transactions opérationnelles pour les codes normes que vous sélectionnez.
    Sélectionner tout
    Nouveau statut
    Opération de clôture
    Sélectionnez le nouveau statut pour toutes les périodes ou pour les périodes sélectionnées. Si vous sélectionnez le statut
    En cours de clôture
     , sélectionnez au moins une
    Opération clôturée
    .
    Pour planifier des mises à jour pour plusieurs périodes de livre, utilisez la tâche
    Planifier la mise à jour en masse du livre
     .
    Vous ne pouvez pas clôturer un exercice du livre si la période d'un code norme a le statut
    Fermé
     .
  • Workday met à jour le statut des écritures.
  • Vous pouvez vérifier les statuts des écritures, les transactions en attente et l'historique des statuts des périodes du livre. Vous pouvez finaliser les tâches en cours avant de mettre à jour le statut des périodes du livre.
  • Après la clôture d'une période, vous ne pouvez plus rien lui imputer.
  • Si des transactions opérationnelles sont en attente, Workday les impute à la période ouverte suivante une fois que vous les avez finalisées.
  • Vous pouvez afficher la console des traitements dans l'onglet
    Mes rapports
     pour consulter le statut des périodes qui n'ont pas été mises à jour.
    Ces messages indiquent la raison pour laquelle Workday n'a pas mis à jour les statuts et fournissent des recommandations sur la façon de corriger ces périodes.
    Exemple :
    le statut des périodes suivantes n'a pas été mis à jour car des écritures comptables étaient en attente d'approbation.
  • Modifiez le statut de ces périodes et d'autres périodes du livre pour :
    • Les ouvrir.
    • Limiter les opérations des écritures.
    • Sélectionner les groupes d'opérations à clôturer.
    • Les clôturer.
    • Les rouvrir.
  • Clôturez un exercice.