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Dernière mise à jour : 2024-12-27
Approuver les écritures de lots Accounting Center

Approuver les écritures de lots Accounting Center

Si nécessaire, vous pouvez configurer une ou plusieurs étapes de révision dans le processus de gestion Événement de synthèse Accounting Center. La configuration d'une étape de révision vous permet d'approuver ou de refuser des écritures récapitulatives Accounting Center avant que Workday ne les impute dans le livre pour les types de lot Source principale.
Vous configurez les étapes de révision après le traitement de lot/tâche principal de synthèse Accounting Center et avant le lot/tâche de synthèse Accounting Center et la finalisation de synchronisation.
Vous n'avez pas besoin de configurer le lot ou la tâche Synthèse Accounting Center et finalisation de synchronisation si vous n'ajoutez pas d'étapes de révision.
  1. (Facultatif) Ajoutez le groupe de sécurité Rôles - système source à la règle de sécurité
    Événement de synthèse Accounting Center
    .
    Lorsque vous autorisez un utilisateur à accéder à un processus de gestion via un groupe de sécurité par rôle limité, Workday limite l'accès à chaque source comptable en fonction du rôle de l'utilisateur.
  2. Accédez au processus de gestion
    Événement de synthèse Accounting Center (définition par défaut)
     .
  3. Dans le menu des actions associées de la définition du processus de gestion, sélectionnez
    Processus
    de gestionModifier la définition
    .
  4. Pour
    la date d'effet
    , sélectionnez la date du jour.
  5. Cliquez sur
    OK
    .
  6. Cliquez sur
    Ajouter une ligne
    .
  7. Pour les Étapes du processus de gestion, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Champ
    Valeur
    Ordre
    Assurez-vous que l'ordre de la nouvelle ligne est postérieur à l'étape de lot/tâche Traitement principal de synthèse Accounting Center. Exemple : c.
    Type
    Action
    Spécifier
    Réviser l'exécution de la synthèse Accounting Center
    Groupe
    Sélectionnez un groupe de sécurité par utilisateur autorisé à réviser les exécutions de la synthèse Accounting Center conformément à la règle de sécurité du processus de gestion Événement de synthèse Accounting Center.
    Workday ajoute automatiquement une condition d'entrée prédéfinie (prédéfinie par Workday) à cette étape. Cette condition d'entrée n'exécutera l'étape Révision que si les conditions suivantes sont réunies :
    • Le type de lot Accounting Center est la Source principale.
    • Le lot est associé à des écritures récapitulatives Accounting Center avec le statut
      Créé
       .
    • L'option de traitement n'est pas définie sur Retour en arrière.
  8. Ajoutez d'autres étapes d'Évaluation selon vos besoins. Exemple : vous pouvez avoir besoin de différentes étapes de révision pour différentes sources comptables si différents groupes de sécurité doivent approuver ou refuser des sources comptables spécifiques.
  9. Après avoir ajouté toutes les étapes de révision, cliquez sur
    Ajouter une ligne
    .
  10. Pour les Étapes du processus de gestion, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Champ
    Valeur
    Ordre
    Assurez-vous que l'ordre de la nouvelle ligne est postérieur à :
    • Étape de traitement principal de synthèse Accounting Center.
    • Toutes les étapes d'évaluation.
    Type
    Lot/tâche
    Spécifier
    Synthèse Accounting Center et finalisation de la synchronisation.
    Cette tâche impute les écritures récapitulatives créées par l'exécution de la synthèse.
    Exécuter en tant qu'utilisateur
    Nom de l'utilisateur ou de l'utilisateur du système d'intégration qui exécute les lots Accounting Center.
    Workday vous recommande de sélectionner le même utilisateur que celui qui exécute l'étape initiale de la tâche Traitement principal de synthèse.
    Workday ajoute automatiquement une condition d'entrée prédéfinie (prédéfinie par Workday) à cette étape. Cette condition d'entrée n'exécutera l'étape Révision que si les conditions suivantes sont réunies :
    • Le type de lot Accounting Center est la Source principale.
    • L'option de traitement n'est pas définie sur Retour en arrière.
  11. Ajoutez des règles de condition aux étapes de révision et à toutes les étapes de post-traitement, le cas échéant.
  12. Cliquez sur
    OK
    .
Lorsque vous créez des écritures récapitulatives, Workday lance le processus de gestion
Événement de synthèse Accounting Center
 et envoie une notification Mes tâches aux approbateurs pour qu'ils exécutent les actions requises.
La notification Mes tâches contient une grille
Écriture récapitulative
 qui affiche un maximum de 100 écritures récapitulatives créées dans l'exécution du lot.
Les écritures de contrepassation et de devise du livre secondaire ne sont pas incluses dans les lignes de grille récapitulatives uniques, mais sont référencées dans leurs lignes d'écritures parents.
Le statut d'exécution de l'exécution de la synthèse dans l'onglet
Afficher pour toutes les exécutions
 du rapport
Afficher le lot Accounting Center
 affiche le statut
Traitement principal : En attente d'approbation
.
Les approbateurs peuvent :
  • Cliquer sur
    Approuver
     pour approuver l'exécution du lot.
    La tâche Synthèse et finalisation de la synchronisation Accounting Center impute les écritures récapitulatives dans le livre.
    Vous approuvez les écritures au niveau de l'exécution du lot pour toutes les écritures récapitulatives dans l'exécution d'un lot, et non par écriture récapitulative individuelle.
  • Cliquer
    sur Refuser
     pour refuser l'exécution du lot.
    Lorsque vous refusez l'exécution du lot :
    • La phase Synthèse reste en cours jusqu'à ce que vous annuliez ou restauriez le lot.
    • Le statut de l'exécution de la phase Synthèse indiqué dans l'onglet
      Afficher pour toutes les exécutions
       du rapport
      Afficher le lot Accounting Center
       affiche le statut
      Refusé
      .
    Pour les exécutions de lots refusées, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :
    • Annulez le lot dans le menu des actions associées du lot.
    • Cliquez sur le bouton
      Exécuter
       de l'
      onglet Vue en cours par phase
       du rapport
      Afficher le lot Accounting Center
       pour restaurer le lot à une phase antérieure.
      Workday effectue les actions suivantes :
      • Annule les écritures récapitulatives Accounting Center créées dans l'exécution du lot Refusé.
      • Démarre un nouvel événement d'exécution de la synthèse qui créera de nouvelles écritures récapitulatives.
      • Crée de nouvelles écritures récapitulatives lorsque les exécutions de synthèse suivantes sont exécutées.
Les approbateurs peuvent également :
  • Ajouter des pièces jointes pour étayer leurs actions.
  • Cliquez sur chaque écriture récapitulative pour afficher le détail de chaque écriture.
    • Cliquez sur l'onglet
      Historique du statut
       pour consulter l'historique du statut de l'écriture.
    • Cliquez sur l'onglet
      Historique du processus
       pour réviser toutes les étapes de processus de gestion exécutées pour toutes les exécutions de synthèse d'un lot, et pas uniquement l'exécution de synthèse à l'origine de la création de l'écriture.
      Toutes les écritures Accounting Center d'un lot auront le même historique de processus et toutes les étapes affichées dans l'historique du traitement des écritures récapitulatives Accounting Center pourront afficher les étapes de processus qui ne sont pas associées à l'écriture.