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Dernière mise à jour : 2026-03-13
Créer des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants

Créer des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants

Vous pouvez créer un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants pour les établissements d’enseignement, les sociétés, les organismes gouvernementaux ou les organisations tierces. L’organisme subventionnaire pour étudiants paie les frais d’études d’un ou de plusieurs étudiants dans le même établissement.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants
     .
  2. Pour la section
    Information générale
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Montant total du contrat
    Entrez le montant total disponible pour tous les étudiants admissibles.
  3. Pour la section
    Information supplémentaire
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Aucune incidence sur les FA
    Sélectionnez cette option pour exclure le contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants des calculs du besoin d’aide financière et des ensembles connexes. Workday inclut toujours le contrat dans le rapport
    Aide financière totale
     .
    1098-T Incidence
    Sélectionnez cette option pour inclure les décaissements pour les contrats d’organismes subventionnaires d’étudiants dans les déclarations 1098-T.
    Rembourser un trop-perçu d'organisme subventionnaire à un étudiant
    Sélectionnez cette option pour affecter les trop-perçus à l’étudiant. Par défaut, Workday rembourse les trop-perçus à l’organisme subventionnaire.
    Champ numérique d'en-tête 1
    Entrez des renseignements supplémentaires sur le contrat.
    Exemple : vous utilisez le contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants pour enregistrer un régime d’épargne formation . Vous entrez donc le type de régime.
  4. Pour la section
    Information sur le décaissement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Minimum d'étudiants
    Maximum d'étudiants
    Précisez les montants minimum et maximum que vous pouvez entrer ou calculer pour un étudiant sur une ligne de contrat.
    Calendrier de décaissement
    Sélectionnez un calendrier pour définir les dates de paiement prévues pour les contrats. Si vous ne sélectionnez pas de calendrier de décaissement, la date de décaissement prévue est la suivante :
    • La date de début de la période universitaire.
    • Aujourd’hui, si la période universitaire a déjà commencé.
    Vous pouvez décaisser manuellement des paiements à tout moment à compter de la date de décaissement prévue. Workday ne décaisse pas automatiquement les paiements pour les contrats d’organismes subventionnaires d’étudiants.
    Planifier un nouveau calcul
    Sélectionnez un calendrier pour le recalcul des contrats d’organismes subventionnaires.
    Calcul de l'admissibilité au décaissement
    Sélectionnez un calcul qui évalue l’admissibilité au décaissement des étudiants à partir du contrat de l’organisme subventionnaire.
    Calcul du montant du décaissement
    Sélectionnez un calcul qui calcule le montant du décaissement de l’étudiant. Le calcul utilise des attributs de ligne de contrat, tels que
    Line numérique Field 1
     .
    Lorsque vous n’avez pas besoin d’inclure les attributs de ligne dans les calculs des montants, vous pouvez utiliser
    les règles propres aux montants du contrat
     à la place.
    Montant payé de la facture de décaissement
    Sélectionnez cette option pour décaisser uniquement les montants payés par les organismes subventionnaires. Exemple : l’organisme subventionnaire paie 500,00 USD sur la facture de 700,00 USD. Workday ne décaisse que 500,00 USD à l’étudiant.
    Le décaissement est remboursable
    Sélectionnez cette option pour générer des remboursements lorsqu’il existe un solde de contrat d’organisme subventionnaire non imputé dans le compte de l’étudiant.
    Lorsque cette case à cocher est :
    • Sélectionnée, vous pouvez rembourser une partie du décaissement du compte d’étudiant à l’étudiant.
    • Désélectionnée, vous pouvez uniquement imputer le décaissement à des frais et vous ne pouvez pas le rembourser à l’étudiant.
    Cette case à cocher contrôle uniquement si vous pouvez rembourser les trop-perçus des décaissements aux comptes d’étudiants. Vous pouvez toujours rembourser les trop-perçus des organismes subventionnaires pour étudiants.
    Respecter le blocage des décaissements
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de décaisser des fonds pour des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants qui ont des blocages de décaissements.
    Paiement prévu
    Sélectionnez cette option pour inclure les fonds du contrat d’organisme subventionnaire comme paiements prévus dans les calculs du montant dû.
    Règle d'affichage des paiements prévus
    Lorsque vous incluez le contrat d’organisme subventionnaire dans les paiements prévus, sélectionnez une règle d’affichage des paiements prévus pour contrôler le moment où les paiements prévus s’affichent.
    Lorsque vous ne sélectionnez pas de règle d’affichage des paiements prévus, Workday commence à afficher le paiement prévu immédiatement jusqu’à ce que vous le décaisserez.
    Groupe de priorités
    Sélectionnez les frais dans le compte de l’étudiant auxquels s’appliquent les paiements du contrat d’organisme subventionnaire.
    Catégorie de produits
    Sélectionnez les transactions de factures pour les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants.
    Worktags
    Sélectionnez des worktags définis dans la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags
     .
  5. (Facultatif) Dans la grille
    Règles propres aux montants de contrats
     , ajoutez des règles pour calculer de façon dynamique le montant du contrat d’étudiant.
    Utilisez les règles propres aux montants de contrats lorsque les conditions de calcul des montants de contrats postuler à tous les étudiants figurant sur le contrat. Pour calculer les montants en fonction de lignes de contrat individuelles, utilisez plutôt un
    calcul du montant du décaissement
     .
    Sélectionnez un type de frais ou un cours à inclure dans le contrat.
  6. Dans la grille
    Lignes de contrat
     , associez des étudiants au contrat.
    Lorsque vous entrez des montants de contrats pour des étudiants, Workday affiche la somme dans le champ
    Montant de ligne entré
     de la section
    Information générale
     . Vous pouvez entrer jusqu’à 9 999 lignes de contrat.
    Pour la grille, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Montant du contrat
    Calculer le montant
    Pour fonder le montant du contrat sur les règles propres aux montants de contrat ou au calcul du montant du décaissement, procédez comme suit :
    • Entrez un
      montant de contrat
       fixe : .
    • Cochez la case
      Calculer le montant
       .
    Valeur numérique du champ 1
    Champ numérique de ligne 2
    Ligne - Champ booléen 1
    Entrez de l’information supplémentaire sur la ligne de contrat.
    Exemple : vous utilisez le contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants pour un régime d’épargne formation . Vous enregistrez donc :
    • L’année du contrat.
    • Le nombre d’unités restantes du régime pour l’étudiant.
    • Si l’étudiant choisit d’utiliser le régime pour la période universitaire.
  7. Cliquez sur
    OK
     .
Workday :
  • Met à jour l'ensemble d'aide financière de chaque étudiant pour inclure le contrat de l'organisme subventionnaire.
  • Inclut le montant dans le calcul du récapitulatif des besoins de l’étudiant lorsque vous avez décoché la case
    Aucune incidence sur les FA
     .
  • Déclare le montant en tant que décaissement prévu dans le profil de l’étudiant. Ce montant est fondé sur les règles d'affichage de l'aide prévues.
Pour afficher l’information sur le contrat d’organisme subventionnaire, y compris le montant total attribué, accédez au rapport
Rechercher des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants
 .
  • Modifiez le contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants en sélectionnant l'une des valeurs suivantes :
    Contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants
    Modifier
     à partir du menu des actions connexes du contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants.
  • Si vous ajustez une ligne de contrat après qu'une facture est approuvée, vous devez sélectionner
    Contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants
    Synchroniser les factures aux montants des lignes de contrat
     à partir du menu des actions connexes d’un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants. afin de faire correspondre les factures approuvées aux montants des lignes de contrat ajustés. Cette action génère les ajustements à la hausse nécessaires ou les factures de crédit ou de refacturation pour faire correspondre la facture au nouveau montant du contrat.
  • Effectuez le décaissement des paiements pour le contrat de l’organisme subventionnaire.
  • Recalculer les montants des contrats après les changements de calendrier ou de frais des étudiants.